Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В неё вносятся записи о приёме на работу, переводах, увольнениях и иных изменениях трудовых отношений. Поэтому важно понимать, какой именно период работы считается записываемым и как он отражается в стаже, используемом для начисления пенсии и других социальных выплат.

Общие правила внесения записи о работе

Согласно законодательству РФ (Трудовой кодекс РФ, ст. 66) запись в трудовой книжке делается:

• при приёме на работу – указывается дата приёма, должность, структурное подразделение;
• при переводе на другую работу (внутри организации) – указывается дата перевода, новая должность и подразделение;
• при увольнении – указывается дата расторжения трудового договора и основание (по инициативе работника, работника, по соглашению сторон и т.д.).

Таким образом, срок работы, который фиксируется в трудовой книжке, – это период между датой приёма и датой увольнения (или перевода) у конкретного работодателя. Внутри этого интервала могут происходить отпуска, больничные, командировки и другие перерывы, но они не прерывают трудовой стаж, а запись в книжке остаётся непрерывной.

Что включается в период работы, отражаемый в трудовой книжке

Ниже перечислены основные ситуации, которые включаются в отрабатываемый период и поэтому не требуют дополнительных записей о прерывании стажа:

• Основная работа по трудовому договору (полная или неполная занятость).
• Испытательный срок – считается частью трудового отношения и отражается в той же записи о приёме.
• Временные переводы (например, на другую должность, в другое структурное подразделение, филиал) – оформляются отдельной записью о переводе, но общий стаж у работодателя не прерывается.
• Командировки – время нахождения в командировке включается в трудовой стаж.
• Отпуска (ежегодный оплачиваемый, дополнительный, учебный, без сохранения заработка при условии сохранения места работы) – не прерывают стаж.
• Больничные листы – период нетрудоспособности учитывается в страховом стаже, но в трудовой книжке не делается отдельная запись; стаж считается непрерывным.
• Декретный отпуск (по беременности и родам, по уходу за ребёнком) – также включается в страховой стаж, запись в трудовой книжке не прерывается.
• Обучение по направлению работодателя (курсы, повышение квалификации, переподготовка) – время обучения включается в стаж.
• Служба в вооружённых силах по призыву – если служба проходила по трудовому договору (например, контрактная служба), период включается; иначе запись в трудовой книжке не делается, но период может учитываться в страховом стаже при наличии соответствующего подтверждения.
• Работа на удалённом (дистанционном) месте – при условии оформления трудового договора период считается рабочим.

Что не включается в период работы, отражаемый в трудовой книжке

Следующие периоды не считаются трудовой деятельностью по конкретному работодателю и поэтому не вносятся в трудовую книжку (хотя могут учитываться в общем страховом стаже при наличии иных оснований):

• Периоды учёбы без направления работодателя (например, обучение в вузе на собственную инициативу).
• Периоды регистрации как безработного в службе занятости.
• Периоды службы в армии по призыву, если не было трудового договора с военной организацией.
• Периоды отпусков без сохранения места работы (например, отпуск за свой счёт, если работодатель не предоставил гарантии возврата на прежнюю должность).
• Периоды работы по гражданско-правовым договорам (ГПХ) – такие отношения не оформляются в трудовой книжке.
• Периоды работы в качестве индивидуального предпринимателя или самозанятого – трудовая книжка не ведётся.

Как правильно оформить запись о сроке работы

При приёме на работу в трудовой книжке делается запись следующего вида:

1. Дата приёма (число, месяц, год).
2. Наименование организации (или её структурного подразделения).
3. Должность, профессия или специальность.
4. При необходимости – номер и дата приказа о приёме.

При увольнении запись выглядит так:

1. Дата увольнения.
2. Основание расторжения трудового договора (например, «по инициативе работника», «по соглашению сторон», «в связи с выходом на пенсию» и т.д.).
3. Номер и дата приказа об увольнении.

Если сотрудник переводится внутри одной организации, делается запись о переводе, указывающая новую должность, подразделение и дату перехода. При этом общий период работы у данного работодателя не прерывается.

Влияние на пенсионный стаж

Трудовая книжка служит основанием для расчёта страхового стажа, который напрямую влияет на размер и право на получение пенсии. Важно помнить:

• Все периоды, указанные в трудовой книжке (приём – перевод – увольнение), считаются непрерывным стажем у данного работодателя.
• Перерывы в работе (отпуск, больничный, декрет, обучение по направлению) не уменьшают страховой стаж, если они подтверждены соответствующими документами.
• Ошибки или пропуски в записях (например, не внесён перевод, не указано основание увольнения) могут привести к недоучету периода работы и, как следствие, к снижению пенсии или задержке её назначения.
• Поэтому рекомендуется периодически проверять трудовую книжку на соответствие фактическим трудовым отношениям и своевременно вносить недостающие записи.

Практический пример

Гражданин Иванов И.И. принят в ООО «Ромашка» 15 марта 2020 г. на позицию инженера. Через год, 10 апреля 2021 г., он переведён на должность старшего инженера в другое подразделение той же компании. 20 июня 2023 г. Иванов увольняется по собственному желанию.

В трудовой книжке будут сделаны следующие записи:

• Приём: – ООО «Ромашка», инженер.
• Перевод: – ООО «Ромашка», старший инженер.
• Увольнение: – по инициативе работника.

Согласно этим записям, период работы у ООО «Ромашка» составляет с по  г. – более трёх лет. Все промежуточные периоды (отпуск, больничный, командировки) не прерывают этот стаж и полностью учитываются при расчёте пенсии.

Итак, в трудовую книжку вносится срок работы, представляющий собой непрерывный период трудового отношения с конкретным работодателем – от даты приёма до даты увольнения (или перехода к другому работодателю). В этот период включаются все виды оплачиваемой и неоплачиваемой работы, отпусков, больничных, декретных, учебных и иных предусмотренных законом перерывов, которые не прерывают трудовой стаж. Периоды, не связанные с трудовыми договорами (учёба без направления, безработность, служба в армии по призыву без контракта, работа по ГПХ и т.д.), в трудовую книжку не вносятся, хотя могут учитываться в страховом стаже при наличии иных подтверждающих документов.

Соблюдение правил ведения трудовой книжки и своевременное внесение всех необходимых записей помогут избежать ошибок в расчёте пенсионных прав и обеспечат защиту трудовых прав работника.