Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. На её основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера. Но что делать, если работник не может лично забрать документ при увольнении или оформить дубликат? В таких случаях на помощь приходит институт доверенности. В этой статье мы подробно разберем, как работает трудовая книжка по доверенности в современных реалиях.
Электронные и бумажные трудовые книжки: текущий статус
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам заполняют преимущественно электронные трудовые книжки (ЭТК). С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация фиксируется в их лицевом счете.
Однако бумажные трудовые книжки всё ещё остаются в обороте и имеют юридическую силу. С 2023 года их нужно оформлять на новых бланках. Важно помнить, что теперь они играют роль дополняющего документа к электронной базе. Кроме того, как в статье 66 Трудового кодекса РФ, так и в Правилах ведения трудовых книжек, однозначно сказано, что работодатель — физическое лицо (не индивидуальный предприниматель, а именно физлицо) не имеет права производить записи в трудовых книжках, а также оформлять их.
Можно ли получить трудовую книжку по доверенности?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, при увольнении работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Но на практике часто возникают ситуации, когда уволенный сотрудник не может прийти за документом лично (находится в другом городе, болеет и т.д.).
Законодательство не содержит прямого запрета на выдачу трудовой книжки доверенному лицу. Более того, Роструд в своих разъяснениях подтверждает: если работник в письменной форме уполномочил другое лицо получить его трудовую книжку, работодатель должен ее выдать. Для этого оформляется нотариальная доверенность.
Требования к доверенности
Чтобы кадровик имел законное право выдать бумажную трудовую книжку третьему лицу, доверенность должна содержать следующие обязательные элементы:
- Дата составления — доверенность, в которой не указана дата, ничтожна.
- Срок действия — если срок не указан, он признается равным одному году.
- Полномочия — в тексте должно быть четко прописано право на получение трудовой книжки, а также право на подписание всех необходимых документов (например, расписки о получении), связанных с этим действием.
- Данные доверителя и доверенного лица — ФИО, паспортные данные, адреса регистрации.
- Нотариальное удостоверение — простая письменная форма для получения трудовой книжки не подойдет, так как документ содержит персональные данные.
Оформление и восстановление трудовой книжки по доверенности
Доверенность может понадобиться не только при увольнении, но и в других жизненных ситуациях:
- Утрата или порча документа. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы и стаж для пенсии. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работник может поручить представителю по доверенности обратиться к бывшим работодателям для сбора справок и оформления дубликата.
- Оформление пенсии. Часто для назначения пенсии требуются архивные выписки или уточняющие справки от прошлых работодателей. Пенсионер может оформить доверенность на родственника или юриста, чтобы тот собирал необходимые документы.
- Прием на работу иностранных граждан. Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Бумажной трудовой книжки у гражданина нет; По просьбе работника или через доверенного представителя могут запрашиваться документы о стаже из других стран, однако стоит помнить, что российский работодатель все равно будет оформлять ему новую трудовую книжку или заводить электронную.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки (ЭТК)?
С переходом на ЭТК процедура получения сведений упростилась, но и здесь может потребоваться участие представителя. С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК? С 2021 года все впервые трудоустраивающиеся получают только электронный формат.
Подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки можно несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги»;
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России;
- Путем предоставления выписки из СФР (СЗИ-ТД).
Нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки? Нет, ЭТК не имеют физического носителя-бланка, поэтому они не подлежат регистрации в привычных книгах учета движения трудовых книжек. Работодатель лишь передает сведения в СФР.
Должен ли работник предъявить при приеме на работу выписку из ЭТК? Да, если он перешел на электронный формат, вместо бумажной трудовой он предоставляет данную выписку. Получить эту выписку по доверенности можно в МФЦ или отделении СФР, если в доверенности прямо указано право на получение сведений о трудовой деятельности.
Ответственность работодателя
Выдача трудовой книжки по доверенности снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи документа. Если работник лично не явился за книжкой, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать документ. Если же приходит доверенное лицо с правильно оформленной нотариальной доверенностью, кадровик обязан выдать трудовую книжку ему под роспись.
В случае незаконного отказа в выдаче документа представителю, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, а работник вправе требовать компенсации за лишение права трудиться.
Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки, бумажные бланки всё ещё остаются важным источником информации о стаже. Получение трудовой книжки по доверенности — абсолютно законная процедура, которая позволяет защитить права работника, находящегося далеко от места работы. Главное — убедиться, что доверенность составлена грамотно, заверена нотариусом и содержит исчерпывающий перечень полномочий для работы с кадровыми документами.