Трудовая книжка (или её электронный аналог) – важный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы. В некоторых ситуациях работник не может лично получить её у работодателя (например, из‑за болезни, отъезда или работы в другом городе). В этом случае закон позволяет оформить доверенность и забрать трудовую книжку через представителя.

Когда можно забрать трудовую книжку по доверенности

• При увольнении, если работник не смог явиться в последний рабочий день.
• При длительном отсутствии (командировка, лечение, переезд).
• Если работник находится за границей и нуждается в документе для оформления визы, пенсии или социальных выплат.
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) – представитель может получить выписку из ЭТК в Социальном фонде.

Как оформить доверенность на получение трудовой книжки

Доверенность должна соответствовать требованиям Гражданского кодекса РФ и содержать следующие реквизиты:

1. Название документа – «Доверенность».
2. Дата и место составления.
3. Полные данные доверителя (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации).
4. Полные данные представителя (ФИО, паспортные данные, адрес).
5. Перечень полномочий: право получения трудовой книжки (или выписки из электронной трудовой книжки) у конкретного работодателя, право подписи необходимых документов, право представления интересов в органах ПФР/Социального фонда.
6. Срок действия доверенности (можно указать «до момента получения документа» или конкретную дату).
7. Подпись доверителя и, при необходимости, нотариальное заверение.

Для большинства случаев достаточно простой письменной доверенности, подписанной доверителем. Однако если документ будет предъявляться в государственные органы (например, в Социальный фонд для получения выписки из ЭТК), рекомендуется нотариально заверить доверенность.

Порядок получения трудовой книжки у работодателя

1. Подготовка доверенности – оформить документ согласно пункту выше.
2. Передача доверенности представителю – лично или почтой с уведомлением о вручении.
3. Обращение к работодателю – представитель предъявляет доверенность и свой паспорт в отдел кадров или бухгалтерию.
4. Получение документа – работник кадров выдаёт трудовую книжку (или справку о её отсутствии) и делает отметку в журнале движения документов.
5. Подтверждение получения – представитель расписывается в приходно‑расходной книге или получает акт приёма‑передачи.

Если работодатель отказывается выдать трудовую книжку, ссылаясь на отсутствие доверенности или другие причины, представитель имеет право:

• Потребовать письменное объяснение отказа.
• Обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на нарушение ст. 62 ТК РФ (право на получение трудовой книжки).
• В случае необходимости – подать иск в суд о взыскании компенсации за задержку выдачи документа (см. пример из судебной практики, где гражданин взыскал неполученный заработок за период задержки выдачи трудовой книжки).

Особенности получения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Информация о трудовой деятельности хранится в Социальном фонде России (СФР). Для получения выписки из ЭТК представитель должен:

1. Предоставить нотариально заверенную доверенность на получение сведений из личного кабинета гражданина на портале «Госуслуги» или непосредственно в СФР.
2. Получить доступ к личному кабинету работника (через подтверждение личности по СНИЛС и паспорту).
3. Скачать и распечатать выписку из ЭТК, содержащую сведения о местах работы, периодах, должностях и начисленных страховых взносах.

Выписка из ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка, и может использоваться для подтверждения стажа при назначении пенсии, получения социальных выплат или при приёме на новую работу.

Полезные советы и рекомендации

• Всегда проверяйте срок действия доверенности – если он истёк, работодатель имеет право отказать в выдаче документа.
• Сохраняйте копию доверенности и всех полученных документов (трудовая книжка, выписка из ЭТК, акты приёма‑передачи).
• Если доверенность оформляется нотариально, уточните у нотариуса необходимость указания конкретного работодателя и точного перечня полномочий.
• При получении бумажной трудовой книжки проверьте, чтобы все записи были заверены подписью и печатью работодателя, а также датой выдачи.
• В случае утери или повреждения трудовой книжки после её получения, немедленно обратитесь к работодателю за выдачей дубликата или запросите справку из СФР о стаже.

Забрать трудовую книжку у работодателя по доверенности – законная и widely used процедура, которая позволяет работнику получить важный документ даже при личном отсутствии. Ключевые моменты:

• Правильно оформить доверенность (указать полные стороны, перечень полномочий, срок действия).
• При необходимости нотариально заверить документ, особенно если планируется работа с государственными органами (СФР, Пенсионный фонд).
• Следовать установленному порядку обращения к работодателю и фиксировать факт получения.
• При отказе работодателя – защищать свои права через трудовую инспекцию или суд.
• Учитывать особенности электронной трудовой книжки и порядок получения выписки из СФР.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете без проблем получить трудовую книжку (или её электронный аналог) и использовать её для подтверждения трудового стажа, оформления пенсии, социальных выплат или при трудоустройстве на новое место работы.