В России переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершился в 2026 году. Теперь каждый работник имеет возможность вести свой стаж в цифровой форме, а работодатели обязаны передавать сведения в Социальный фонд России (СФР). Важнейшим идентификатором сотрудника в системе является ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Ниже разберём, что такое трудовая книжка по ИНН, как её оформить и какие сведения в неё вносятся.

Что такое трудовая книжка по ИНН?

Трудовая книжка по ИНН – это электронный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника, который идентифицируется по ИНН. В отличие от бумажной трудовой книжки, электронная версия хранится в базе СФР и доступна работодателю и работнику в любой момент.

• ИНН служит уникальным ключом, по которому система связывает все записи о стаже.
• В электронном виде нет физического носителя, что снижает риск потери или повреждения.
• Сведения о приёме, переводе, увольнении, смене должности и т.д. автоматически обновляются в системе.

Когда необходимо открывать трудовую книжку по ИНН?

С 1 января 2021 года при приёме на работу впервые в России (т.е. если ранее не работал по трудовому договору) бумажная трудовая книжка не открывается. Весь стаж фиксируется в электронной форме.

С 1 января 2026 года завершился переходный период: теперь все трудовые книжки ведутся в электронном виде, даже если работник уже имел бумажную книгу. Открыть дубликат бумажной книги невозможно – система не позволит создать вторую запись для одного человека.

Как оформить трудовую книжку по ИНН?

Процесс оформления разделён на несколько этапов, которые выполняются работодателем в системе СФР.

1. Регистрация работодателя в СФР – необходимо иметь регистрационный номер работодателя, наименование организации, ИНН и КПП.
2. Подготовка данных сотрудника – ФИО, дата рождения, СНИЛС (или ИНН, если СНИЛС отсутствует), ИНН.
3. Заполнение формы ЕФС‑1 – это форма, в которой указываются сведения о трудовой деятельности. Форму заполняет работодатель и отправляет в СФР.
4. Проверка и подтверждение – после регистрации сотрудника в системе СФР, работодатель может проверить, что данные успешно зафиксированы.
5. Периодический отчёт – работодатели обязаны отчитываться по каждому 30 мая, но в 2026 году это правило было уточнено: отчётность ведётся ежеквартально.

Какие сведения содержатся в электронной трудовой книжке?

В ЕТК фиксируются следующие сведения:

• Дата приёма на работу.
• Дата увольнения (если применимо).
• Должность и место работы.
• Периоды работы в разных организациях.
• Сведения о переводе, смене должности, повышении квалификации.
• Стаж работы в разных регионах (для расчёта пенсионных и социальных льгот).
• Сведения о выборах формы трудовой книжки (электронная или бумажная).

Как проверить наличие трудовой книжки по ИНН?

Работник может самостоятельно проверить, что его данные зафиксированы в системе СФР, используя портал «Мой СФР» или мобильное приложение. Нужно ввести ИНН и получить доступ к личному кабинету.

Что делать, если нужно открыть новую трудовую книжку?

Если работник сменил работодателя, то новая трудовая книжка открывается автоматически при приёме на работу. Важно, чтобы работодатель заполнил форму ЕФС‑1 и отправил её в СФР. Если работник уже имеет электронную трудовую книжку, дубликат открыть нельзя – система не позволит создать вторую запись для одного ИНН.

Какую роль играет ИНН в системе трудовой книжки?

ИНН является уникальным идентификатором сотрудника в системе СФР. Он позволяет:

• Связывать все записи о стаже в разных организациях.
• Обеспечивать корректный расчёт пенсионных и социальных льгот.
• Упростить процедуру проверки стажа при переходе на новый трудовой договор.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли открыть бумажную трудовую книжку после 2026 года? – Нет, в 2026 году завершился переходный период, и все трудовые книжки ведутся в электронном виде.
2. Что делать, если у сотрудника нет ИНН? – В большинстве случаев ИНН выдается при регистрации в налоговой службе. Если сотрудник не имеет ИНН, работодателю необходимо помочь оформить его.
3. Как получить копию записей из ЕТК? – Работник может запросить копию через портал «Мой СФР» или обратиться в отдел кадров работодателя.

Трудовая книжка по ИНН – это современный, удобный и надёжный способ фиксировать стаж работы. Переход на электронный формат обеспечивает прозрачность, упрощает проверку данных и снижает риск потери документов. Работодатели и работники должны знать, как правильно оформить и вести трудовую книжку в системе СФР, чтобы избежать ошибок и проблем при расчёте пенсионных и социальных выплат.