Дата публикации: 22 мая 2026 года
⚠️ САМОЕ ГЛАВНОЕ:
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка, а с 2021 года для новых сотрудников ведется только в электронном формате.
Работодатель обязан: предоставить сведения о трудовой деятельности в СФР или выдать бумажную трудовую книжку (если сотрудник выбрал бумажный формат до 2020 года).
Работник должен: знать свои права и требовать выполнения обязанностей работодателем.
Почему не присылают трудовую книжку?
Ситуации, когда работодатель не предоставляет трудовую книжку, могут возникать по разным причинам:
- У сотрудника нет бумажной трудовой книжки: если он впервые устраивается на работу после 2021 года или является иностранным гражданином;
- Утеря или порча документа: сотрудник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность;
- Ошибка работодателя: недобросовестное отношение к обязанностям по ведению и хранению трудовых книжек;
- Отказ в выдаче: нежелание предоставлять документ при увольнении или после запроса;
- Переход на электронную форму: если работник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки.
Что делать, если не присылают трудовую книжку при приеме на работу?
Для соискателя (нового сотрудника)
Если вы устраиваетесь на работу впервые после 2021 года или не имеете бумажной трудовой книжки:
✅ Ваши действия:
- Проверьте, нужна ли вам бумажная трудовая книжка.
- Если вы впервые устраиваетесь на работу после 1 января 2021 года, у вас не будет бумажной трудовой книжки — она ведется только в электронном формате в базе СФР (Социального фонда России).
- Если вы хотите иметь бумажную версию (например, для предъявления при устройстве на работу за границей), вы должны были сделать выбор до 31 декабря 2020 года.
- Потребуйте от работодателя предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Работодатель обязан передавать информацию о вашей трудовой деятельности в СФР не позднее 3 рабочих дней после приема на работу.
- Вы можете запросить у работодателя выписку из электронной трудовой книжки (форма СФР).
- Если работодатель отказывается предоставить сведения:
- Напишите письменное заявление на имя руководителя организации с требованием предоставить сведения о трудовой деятельности.
- Обратитесь в трудовую инспекцию или прокуратуру с жалобой.
Для работодателя
Если к вам приходит сотрудник без трудовой книжки:
✅ Ваши действия:
- Уточните причину отсутствия трудовой книжки.
- Если сотрудник впервые устраивается на работу после 2021 года, у него нет бумажной трудовой книжки, ведется только электронная.
- Если трудовая книжка утеряна — попросите написать заявление с просьбой оформить дубликат.
- Оформите трудовую книжку в электронном формате (если сотрудник не выбрал бумажный формат).
- Сведения о трудовой деятельности должны быть переданы в СФР в течение 3 рабочих дней.
- Если сотрудник выбрал бумажный формат (до 2020 года):
- Внесите записи о приеме на работу в бумажную трудовую книжку.
- Если книжка утеряна — оформите дубликат на основании заявления сотрудника.
- Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя:
- Выдайте сотруднику дубликат трудовой книжки.
- Внесите корректные записи о его трудовой деятельности.
Что делать, если не отдают трудовую книжку при увольнении?
При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день. Если этого не происходит:
⚠️ Ваши действия:
- Напишите письменное заявление на имя руководителя с требованием выдать трудовую книжку.
- Если работодатель не реагирует — обратитесь в трудовую инспекцию или прокуратуру.
- Направьте работодателю уведомление о необходимости выдать документ (по почте с уведомлением о вручении).
- Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя — требуйте выдать дубликат.
Важно! Работодатель несет административную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ).
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Если трудовая книжка утеряна по вине работника
✅ Порядок действий:
- Обратитесь к последнему работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата.
- Работодатель на основании вашего заявления и других документов (трудовые договоры, приказы и т.д.) оформит дубликат.
- Если последнее место работы неизвестно — обратитесь в государственный архив по месту бывшей работы.
- Если архив не сохранил документы — обратитесь в суд с иском о восстановлении трудового стажа.
Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя
Работодатель обязан:
- Выдать дубликат трудовой книжки;
- Внести корректные записи о трудовой деятельности;
- Возместить ущерб, если это повлияло на пенсионные права.
Электронная трудовая книжка: что нужно знать?
С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года для новых сотрудников ведется только в электронном формате.
⚠️ Основные моменты:
- Сведения о трудовой деятельности хранятся в базе СФР.
- Работодатель обязан передавать данные в СФР не позднее 3 рабочих дней.
- Сотрудник может запросить выписку из ЭТК в личном кабинете на портале госуслуг.
- Если сотрудник выбрал бумажный формат до 2020 года — работодатель ведет обе формы.
Что грозит работодателю за невыдачу трудовой книжки?
За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности:
- Административная ответственность: штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Материальная ответственность: возмещение ущерба, причиненного сотруднику;
- Дисциплинарная ответственность: замечание, выговор или увольнение.
Практические советы: как избежать проблем?
Для работника
- Перед устройством на работу уточните, какую форму трудовой книжки (бумажную или электронную) ведет работодатель.
- Запрашивайте выписку из электронной трудовой книжки при необходимости.
- При увольнении требуйте трудовую книжку в последний рабочий день.
- Если трудовая книжка не выдана — пишите заявления и обращайтесь в инспекцию по труду.
- Соблюдайте сроки передачи сведений в СФР (не позднее 3 рабочих дней).
- Ведите учет движения трудовых книжек (книга учета).
- При утере или порче трудовой книжки по вашей вине — выдавайте дубликат.
- Обучайте сотрудников кадровой службы правилам ведения трудовых книжек.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?
Да, если:
- Вы устраиваетесь на работу впервые после 2021 года (ведется только электронная трудовая книжка);
- Вы иностранный гражданин и не имеете трудовой книжки РФ;
- Вы предоставили работодателю сведения о трудовой деятельности из предыдущих мест работы.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Вы можете запросить выписку:
- Через личный кабинет на портале Госуслуги;
- Через мобильное приложение СФР;
- Обратившись лично в отделение СФР.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат трудовой книжки?
Напишите письменное заявление с требованием выдать дубликат. Если не помогает, обратитесь в трудовую инспекцию или прокуратуру.
Можно ли восстановить трудовую книжку через госуслуги?
Нет, напрямую через госуслуги восстановить трудовую книжку нельзя. Но вы можете:
- Запросить выписку из электронной трудовой книжки;
- Получить справку о трудовом стаже в ПФР;
- Обратиться в государственный архив.
- Работник: знайте свои права, требуйте сведения о трудовой деятельности, не теряйте время — обращайтесь в инстанции при нарушениях.
- Работодатель: соблюдайте закон, ведите учет, передавайте данные в СФР, выдавайте дубликаты при необходимости.
- Государство: продолжает цифровизацию трудовых отношений, но бумажные трудовые книжки сохраняются для тех, кто выбрал этот формат до 2020 года.
Помните: трудовая книжка — это важный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж. Не допускайте нарушений своих прав и обязанностей работодателя!
Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ и разъяснений Минтруда, СФР, Роструда. Для получения юридической консультации обратитесь к специалисту.