Трудовая книжка – документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются сведения о местах работы, должностях, сроках и основаниях увольнения. Именно на основании записей в трудовой книжке рассчитываются пенсионные баллы, выплаты по социальному страхованию и многие другие льготы.

Почему иногда требуется передать трудовую книжку другому лицу?

• Сотрудник переходит в другую организацию, где требуется предоставить оригинал книжки.
• Работодатель просит временно взять книжку для внесения новых записей (например, при оформлении повышения, перевода или увольнения).
• Книжка находится у родственника/доверенного лица, которое должно её передать в органы соцстрахования.
• Трудовая книжка утеряна, испорчена, и требуется оформить замену – иногда её необходимо отдать в отдел кадров для получения справки.

Можно ли взять трудовую книжку «под расписку»?

Да, в российском законодательстве нет запрета на передачу трудовой книжки другому лицу при условии, что обе стороны оформят договор‑расписку (или простую расписку). Такая расписка фиксирует:

1. Кто является владельцем книжки (обычно – работник).
2. Кому и на какой срок передаётся книжка.
3. Цель передачи (внесение записей, передача в органы, хранение и т.д.).
4. Обязательства получателя вернуть книжку в установленный срок.
5. Подписи сторон и дату составления документа.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения с трудовой книжкой:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 63‑66) – определяет содержание и порядок ведения трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от № 4н «Об утверждении формы трудовой книжки» – устанавливает форму и порядок заполнения.
• Гражданский кодекс РФ (ст. 421‑424) – регулирует договорные отношения, в т.ч. договоры‑расписки.

Как правильно оформить расписку

Для того чтобы передача книжки была юридически безопасной, рекомендуется оформить расписку в письменной форме. Ниже – пошаговая инструкция.

Шаг 1. Подготовка шаблона

Можно использовать следующий образец:

РАСПИСКА

Я, Ф.И.О. полностью, паспорт: серия ___ номер ___, выдан кем и когда, проживающий(ая) по адресу: адрес, 
настоящей распиской подтверждаю, что получил(а) от Ф.И.О. передающего, паспорт: серия ___ номер ___, выдан кем и когда,
трудовую книжку (серия ___ номер ___) в целях указать цель: внесения записей, передачи в органы и т.п..

Срок возврата книжки: указать конкретную дату или «по завершении процедуры».

Обязуюсь:

не передавать книжку третьим лицам без согласия владельца;
сохранять книжку в надлежащем виде;
вернуть книжку в указанный срок.


Подпись получателя: _____________ Дата: «___» _______ 2026 г.

Подпись передающего: _____________ Дата: «___» _______ 2026 г.

Шаг 2. Уточнение условий

• Укажите точный срок возврата (например, «до 30 дней с даты получения»).
• Если книжка передаётся в отдел кадров для внесения записей, укажите, какие именно записи планируются.
• При необходимости добавьте пункт о возмещении ущерба в случае порчи или утраты книжки.

Шаг 3. Подписи и копии

Обе стороны подписывают оригинал расписки. Для дополнительной защиты рекомендуется сделать две копии: одну оставить у передающего, вторую – у получателя.

Права и обязанности сторон

Работник (владелец книжки)

• Имеет право требовать возврат книжки в установленный срок.
• Может потребовать возмещения ущерба, если книжка будет повреждена или утеряна.
• Не обязан передавать книжку без письменного согласия.

Работодатель (получатель книжки)

• Обязан вести запись в книжке в соответствии с Трудовым кодексом.
• Должен вернуть книжку в срок, указанный в расписке.
• Ответственен за сохранность книжки и её целостность.

Риски при передаче без расписке

Если книжка передаётся устно или без документального подтверждения, возможны следующие проблемы:

• Отсутствие доказательств факта получения книжки.
• Трудности в требовании её возврата.
• Сложности в доказывании ответственности за порчу или утрату.

Альтернативные варианты хранения трудовой книжки

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – вводится в России с 2021 года. Позволяет хранить сведения в цифровом виде, что уменьшает необходимость физической передачи.
2. Справка о трудовом стаже – в случае утери оригинала можно получить справку из Пенсионного фонда РФ.
3. Скан-копия – иногда работодатели принимают заверенную копию книжки (нотариально заверенную) вместо оригинала.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

В таком случае необходимо:

1. Обратиться в отдел кадров с заявлением о потере/повреждении.
2. Получить справку о трудовом стаже (форма № Т‑2) из Пенсионного фонда.
3. Оформить новую трудовую книжку (по желанию) и перенести в неё сведения из справки.

Передача трудовой книжки под расписку – законный и практичный способ обеспечить её сохранность и выполнить необходимые кадровые процедуры. Главное – оформить документ правильно, чётко указать срок и цель передачи, а также соблюсти обязательства обеих сторон. При наличии возможности стоит рассмотреть переход на электронную трудовую книжку, что упростит процесс и снизит риски потери оригинального документа.

Помните: без письменного подтверждения (расписки) защита ваших прав будет значительно слабее, а в случае спора доказать факт передачи и условия возврата будет крайне сложно.