Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника. При выдаче и возврате книжки обе стороны (работодатель и работник) обязаны поставить подписи, подтверждающие факт получения/возврата. В статье рассмотрим:
- Законодательную основу;
- Кому и где ставится подпись о получении;
- Образцы расписок и их заполнение;
- Отличия бумажной и электронной трудовой книжки;
- Типичные ошибки и рекомендации.
Правовая база
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка имеет установленную форму и является обязательным документом для всех работающих граждан. Положения о подписи на ьном листе и о расписке при выдаче/возврате прописаны в:
- Трудовом кодексе РФ (ТК РФ);
- Приказе Минтруда России от № 123н (регламент ведения журнала учёта движения трудовых книжек);
- Методических рекомендациях КонсультантПлюс «Доверенность от работника в трудовых отношениях» (Краецкая Е., Калитовская А., 2023).
Кто ставит подпись и где
При выдаче бумажной трудовой книжки
- Работодатель (или уполномоченное лицо) передаёт книжку работнику.
- Работник подписывает расписку о получении под основной частью документа (обычно под ьным листом).
- В журнале учёта движения книжек делается отметка «Расписка работника в получении».
При возврате книжки
- Работник возвращает книжку работодателю.
- Работодатель подписывает встречную расписку о получении.
- В журнале фиксируется «Расписка работодателя о возврате».
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК хранится в базе Социального фонда России (СФР). При «выдаче» электронного варианта подпись в традиционном виде не требуется, однако работник обязан подтвердить согласие на электронный формат в личном кабинете Госуслуг. При необходимости печатной копии работник получает расписку в электронном виде (PDF с цифровой подписью).
Образцы расписок о получении трудовой книжки
Бумажный вариант (классический)
Расписка о получении трудовой книжки Я, _______________________ (ФИО полностью), дата рождения __.__.____, паспорт: серия ___ номер ______, выдан __.__.____ (кем выдан), получил(а) трудовую книжку: серия ___ номер ______, выданную _______________________ (наименование организации), дата выдачи ___________. Подтверждаю, что ознакомлен(а) с содержимым трудовой книжки, согласен(на) с её хранением у работодателя и обязуюсь вернуть её в срок, установленный внутренними нормативными документами. ______________________ (Подпись работника) Дата: __.__.____
Встречная расписка работодателя
Встречная расписка о возврате трудовой книжки Настоящим подтверждаю получение от _______________________ (ФИО работника) трудовой книжки: серия ___ номер ___, выданной ____________ (наименование организации) в дату __.__.____. ______________________ (Подпись представителя работодателя) Дата: __.__.____
Электронный вариант (PDF с цифровой подписью)
В электронном виде расписка выглядит как документ, сформированный в системе Госуслуги → Справки и выписки → Выписка из ЭТК. Внизу документа размещается поле для цифровой подписи работника и датой подписи.
Пошаговая инструкция по заполнению расписки
- Подготовка данных: собрать паспортные данные, серию и номер книжки, реквизиты организации‑работодателя.
- Заполнение формы:
- Внести ФИО полностью.
- Указать дату рождения.
- Записать серию и номер трудовой книжки.
- Указать дату и причину выдачи (например, «при приёме на работу»).
- Подпись работника – ставится внизу листа, рядом с датой.
- Регистрация в журнале – в журнале учёта движения книжек делаем запись:
Дата | ФИО работника | Серия/номер | Примечание ------------------------------------------------- | Иванов И.И. | 01 1234567 | Расписка о получении
- Хранение оригинала – оригинал расписки хранится в отделе кадров, копия – в личном деле работника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ставить подпись на ьном листе трудовой книжки?
Да. По пункту 2.2 Приказа Минтруда РФ, работодатель ставит свою подпись (и печать) на ьном листе, подтверждая факт выдачи книжки.
Что делать, если работник отказывается подписать расписку?
Работодатель обязан объяснить, что подпись подтверждает факт получения книжки и её состояние. При отказе оформляется акт о передаче трудовой книжки без подписи, который подписывается обеими сторонами и фиксируется в журнале.
Как оформить возврат книжки, если работник уволен?
При увольнении работнику выдается встречная расписка работодателя, а в журнале делается запись о возврате. Если книжка не возвращена, работодатель может потребовать её через суд, ссылаясь на ст. 66 ТК РФ.
Можно ли использовать электронную подпись в бумажной расписке?
Да, если в организации внедрена система электронного документооборота (ЭДО). В этом случае распечатанный документ подписывается сканом электронной подписи, а оригинал хранится в электронном виде.
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие даты – без даты расписка считается недействительной.
- Неполные данные – пропуск серии/номера книжки или паспортных данных приводит к невозможности идентификации.
- Подпись в неправильном месте – подпись должна быть под основной частью расписки, а не в шапке.
- Неоформленная встречная расписка – при возврате книжки без неё работник может оспорить факт возврата.
- Отсутствие записи в журнале – без журналной фиксации документ считается утерянным.
Практический совет от специалистов по кадрам
«Внедрите единый шаблон расписки в формате DOCX и PDF», – советует ведущий HR‑консультант. Это ускорит процесс оформления, исключит ошибки и упростит последующий аудит.
Подпись о получении трудовой книжки – простой, но юридически значимый акт. Правильное оформление расписки защищает интересы как работника, так и работодателя, упрощает контроль за движением документа и предотвращает споры при увольнении или проверках инспекции труда.
Помните:
- Всегда фиксируйте дату и полные реквизиты.
- Сохраняйте оригиналы расписок в отделе кадров.
- Обновляйте журнал учёта при каждой выдаче и возврате.
- При переходе на электронную форму убедитесь в наличии цифровой подписи и согласия работника.
Соблюдая эти простые правила, вы избежите большинства проблем, связанных с трудовой книжкой.