Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её правильное ведение и хранение регламентируется Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О трудовой книжке» и внутренними нормативными актами организаций. Ниже представлена подробная инструкция, содержащая 69 правил, которые помогут избежать ошибок и обеспечить соблюдение законодательства.

Общие положения

• Пункт 1. Трудовая книжка выдаётся работнику при приёме на работу впервые или при отсутствии у него ранее выданной книжки.
• Пункт 2. Ведение трудовой книжки осуществляется кадровой службой (или уполномоченным лицом) организации.
• Пункт 3. Все записи в трудовой книжке делаются только от руки чернилами синего или чёрного цвета; использование карандаша, гелевых ручек или печати запрещено.
• Пункт 4. Запрещено вносить в трудовую книжку сведения, не относящиеся к трудовой деятельности (например, данные о семейном положении, образовании, судимости).
• Пункт 5. Каждая запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать имеется).

Заполнение трудовой книжки при приёме на работу

1. Пункт 6. В разделе «Сведения о работнике» указываются фамилия, имя, отчество, дата и место рождения.
2. Пункт 7. В графе «Образование» указывается уровень образования и наименование учебного заведения.
3. Пункт 8. В разделе «Сведения о работе» делается первая запись о приёме на работу: дата приёма, наименование организации, должность, подразделение, основание приёма (трудовой договор, приказ и т.д.).
4. Пункт 9. Запись оформляется в виде: «Принят на работу в организацию «Название» с «дата» по должности «наименование должности» в соответствии с приказом № … от «дата».»
5. Пункт 10. После записи ставится подпись уполномоченного лица и печать организации.

Внесение изменений в трудовую книжку

• Пункт 11. При переводе на другую должность внутри организации делается запись о переводе с указанием даты, новой должности, подразделения и основания (приказ о переводе).
• Пункт 12. При увольнении делается запись об увольнении: дата увольнения, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.), номер и дата приказа об увольнении.
• Пункт 13. При прекращении трудового договора по окончании срочного контракта указывается, что договор завершён по истечении срока.
• Пункт 14. При восстановлении на работу после увольнения делается новая запись о приёме, а предыдущая запись об увольнении остаётся без изменений.
• Пункт 15. Исправления в трудовой книжке допускаются только путём зачёркивания ошибочной записи одной тонкой линией, написания правильного варианта сверху и заверения исправления подписью и печатью.
• Пункт 16. Запрещено использовать корректирующие жидкости, скотч или иные способы сокрытия ошибок.

Хранение трудовых книжек

1. Пункт 17. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров (или у уполномоченного лица) в условиях, исключающих повреждение, утрату и несанкционированный доступ.
2. Пункт 18. Оптимальная температура хранения – от +15 °C до +25 °C, относительная влажность – не более 60 %.
3. Пункт 19. Книжки следует размещать в вертикальном положении в специальных шкафах или ящиках с разделителями, чтобы избежать деформации обложки.
4. Пункт 20. Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные сотрудники кадровой службы и, по требованию, сам работник либо его законный представитель.
5. Пункт 21. При выдаче трудовой книжки работнику на руки делается отметка в журнале учёта выдачи и возврата (дата, ФИО работника, цель выдачи, подпись получателя).
6. Пункт 22. После возврата книжки в отдел кадров проводится проверка её состояния и целостности записей.
7. Пункт 23. При утрате или порче трудовой книжки работник обязан немедленно сообщить об этом в отдел кадров; выдаётся дубликат согласно установленной процедуре.
8. Пункт 24. Дубликат трудовой книжки оформляется на основании справки о стазе и должности, заверенной печатью организации.
9. Пункт 25. Хранение дубликатов осуществляется отдельно от оригиналов, с пометкой «Дубликат».

Электронные трудовые книжки

• Пункт 26. С 2021 года допускается ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) в рамках системы ПФР.
• Пункт 27. При переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка больше не ведётся, но сохраняется в архиве организации на срок, установленный законодательством.
• Пункт 28. Работник даёт письменное согласие на ведение ЭТК; согласие оформляется отдельным документом.
• Пункт 29. Все изменения в трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение) отражаются в ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО кадровой службы.
• Пункт 30. Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК в виде PDF‑документа, заверенной электронной подписью ПФР.
• Пункт 31. Хранение электронных данных обеспечивается в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных» (шифрование, резервное копирование, ограничение доступа).

Конфиденциальность и защита информации

1. Пункт 32. Сведения, содержащиеся в трудовой книжке, относятся к персональным данным работника.
2. Пункт 33. Не допускается разглашение информации из трудовой книжки третьим лицам без письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законом (запросы судов, следственных органов, ПФР и т.д.).
3. Пункт 34. При передаче трудовой книжки в другие организации (например, при приёме на новое место работы) сопроводительное письмо должно содержать только реквизиты организации‑отправителя и получателя, а не содержание записей.
4. Пункт 35. Сотрудники кадровой службы обязаны пройти обучение по защите персональных данных и подписать соответствующее соглашение о неразглашении.

Контроль и аудит

• Пункт 36. Руководитель организации не реже одного раза в год проводит проверку правильности ведения трудовых книжек.
• Пункт 37. При проверке обращают внимание на: наличие всех обязательных записей, правильность оформления, отсутствие неразрешённых исправлений, наличие подписей и печатей.
• Пункт 38. Выявленные нарушения оформляются актом, в котором указываются конкретные пункты инструкции, требующие исправления.
• Пункт 39. Исправления нарушений должны быть выполнены в течение 10 рабочих дней с момента составления акта.
• Пункт 40. Результаты проверки доводятся до сведения руководства и кадровой службы для принятия корректирующих мер.

Ответственность за нарушения

1. Пункт 41. Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц).
2. Пункт 42. Умышленное внесение ложных сведений в трудовую книжку квалифицируется как мошенничество (ст. 159 УК РФ) и может повлечь уголовное преследование.
3. Пункт 43. Несвоевременная выдача дубликата при утрате оригинала может привести к штрафу за нарушение прав работника (ст. 5.27 КоАП РФ).
4. Пункт 44. Нарушение конфиденциальности данных трудовой книжки влечёт ответственность по ст; 13.11 КоАП РФ (штраф от 300 до 500 тыс. руб. в зависимости от тяжести нарушения).

Особенности ведения трудовых книжек для отдельных категорий работников

• Пункт 45. Для работников, занятых на вредных и/или опасных производствах, в трудовой книжке делаются дополнительные отметки о прохождении обязательных медицинских осмотров и инструктажей по технике безопасности.
• Пункт 46. Для сотрудников, работающих по совместительству, каждая работа оформляется отдельной записью с указанием места работы и должности.
• Пункт 47. При работе вахтовым методом в трудовой книжке указывается период вахты и место её проведения.
• Пункт 48. Для иностранных граждан в трудовой книжке делается отметка о разрешении на работу и сроке его действия.
• Пункт 49. При переходе работника на дистанционную (удаленную) работу в трудовой книжке указывается режим работы и место выполнения трудовых функций (адрес удалённого рабочего места).

Порядок выдачи справок и выписок из трудовой книжки

1. Пункт 50. По требованию работника отдел кадров выдаёт справку о стазе и должности, заверенную печатью и подписью.
2. Пункт 51. Справка содержит: ФИО работника, периоды работы, занимаемые должности, основания приёма и увольнения, реквизиты организации.
3. Пункт 52. Выписка из трудовой книжки (полная или частичная) выдаётся в виде копии всех страниц, заверенной подписью и печатью.
4. Пункт 53. При выдаче справки или выписки делается отметка в журнале учёта выдачи документов.
5. Пункт 54. Срок выдачи справки – не более трёх рабочих дней с момента подачи заявления.

Архивирование и уничтожение трудовых книжек

• Пункт 55. Трудовые книжки уволенных работников хранятся в архиве организации не менее 50 лет после даты увольнения (в соответствии с Федеральным законом «О трудовых книжках»).
• Пункт 56. По истечении срока хранения трудовые книжки подлежат уничтожению способом, исключающим восстановление информации (шредер, сжигание).
• Пункт 57. Акт об уничтожении трудовой книжки подписывается уполномоченным лицом и хранится в отделе кадров вместе с описью уничтоженных документов.
• Пункт 58. При переходе организации в другую форму собственности или реорганизации трудовые книжки передаются преемнику вместе с описью и актом приёма‑передачи.

Практические рекомендации

1. Пункт 59. Вести журнал учёта приёма и выдачи трудовых книжек, где фиксируются даты, ФИО работника, цель операции и ответственное лицо.
2. Пункт 60. Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить инвентаризацию трудовых книжек, сверяя их с данными кадрового учёта.
3. Пункт 61. Обеспечить доступ к нормативным документам (ТК РФ, ФЗ «О трудовой книжке», локальные акты) для всех сотрудников кадровой службы.
4. Пункт 62. Использовать шаблоны записей в трудовой книжке, утверждённые приказом организации, чтобы минимизировать риски ошибок.
5. Пункт 63. При переходе на электронную трудовую книжку проводить обучение работников работе с личным кабинетом ПФР.
6. Пункт 64. Хранить резервные копии электронных трудовых книжек на защищённом сервере с регулярным резервным копированием.
7. Пункт 65. В случае обнаружения подделки трудовой книжки немедленно информировать службу безопасности и органы внутренних дел.
8. Пункт 66. Приём на работу иностранных работников сопровождать проверкой подлинности разрешений на работу и их сроков.
9. Пункт 67. Вести отдельный журнал учёта выдачи дубликатов трудовых книжек, указывая причину выдачи (утеря, порча).
10. Пункт 68. При проведении проверок государственными органами предоставить им доступ к трудовым книжкам в присутствии представителя кадровой службы и руководителя.
11. Пункт 69. После каждого изменения в трудовой книжке делать фото или скан страницы для электронного архива (при условии соблюдения конфиденциальности).

---

Соблюдение всех перечисленных правил обеспечит корректное ведение трудовых книжек, защитит права работников и organisation от возможных штрафов и санкций. Надеемся, что данная инструкция станет полезным справочником для кадровых специалистов и руководителей организаций.