Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Для тех, кто впервые получает работу, важно знать, как правильно оформить и заполнить этот документ. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных правилах 2026 года и практических рекомендациях экспертов.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Официальный документ, подтверждающий наличие трудового стажа.
- Обязателен для большинства работодателей и государственных органов.
- Содержит сведения о трудовых договорах, должностях, заработной плате, отчислениях в пенсионный фонд и т.д.
Когда начинается оформление?
Трудовая книжка оформляется в момент заключения первого трудового договора. Если вы уже работали в другой компании, но у вас не было официальной трудовой книжки, то при первой работе в новом месте она будет оформлена впервые.
Кому и как выдается?
Оформление выполняет сотрудник отдела кадров (или лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек) предприятия. В 2026 г. в большинстве организаций применяются как бумажные, так и электронные трудовые книжки.
Пошаговый процесс заполнения
Подготовка документов
- Трудовой договор (первый)
- Свидетельство о рождении или паспорт
- СНИЛС (если есть)
- Справка о предыдущем месте работы (если применимо)
Заполнение ьного листа (первой страницы)
ьный лист – это «обложка» трудовой книжки, где фиксируются основные сведения о сотруднике и работодателе.
| Поле | Что писать |
|---|---|
| ФИО работника | Полное имя, фамилия, отчество |
| Дата рождения | ДД.ММ.ГГГГ |
| Серия и номер паспорта | Серия (2 буквы) + номер (6 цифр) |
| Место работы (работодатель) | Полное название организации, ИНН, КПП, адрес |
| Должность | Точная должность, как указано в договоре |
| Дата выдачи трудовой книжки | Текущая дата (ДД.ММ.ГГГГ) |
| Серия и номер трудовой книжки | Серия (2 буквы) + номер (6 цифр) |
| Подпись работника | Подпись внизу страницы |
| Подпись и печать работодателя | Подпись лица, выдающего книжку + печать организации |
После заполнения ьного листа работник подписывает его, подтверждая правильность внесенных сведений. Затем сотрудник отдела кадров ставит печать предприятия.
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Этот раздел содержит подробную информацию о каждом месте работы. Для первого места работы он выглядит так:
| № | Дата начала работы | Дата окончания работы | Должность | Обязанности (необязательно) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | – (пока не заканчивается) | Менеджер по продажам | Работа с клиентами, ведение продаж |
Если вы работаете по совместительству, вахтовым методом или в режиме «периодической работы», в этом разделе указываются соответствующие даты и режим работы.
Запись о стаже
После окончания работы в компании в разделе «Сведения о стаже» фиксируется общее количество лет и месяцев работы. Для первой работы запись будет выглядеть так:
«Стаж работы: 0 лет 0 месяцев» (пока не закончится первый год).
Подпись и печать после заполнения
После того как все страницы заполнены, работник подписывает последнюю страницу, подтверждая правильность всей информации. Затем отдел кадров ставит печать и подпись.
Электронная трудовая книжка (ЭФК)
В 2026 г. электронная трудовая книжка становится обязательной для большинства организаций. Процесс оформления аналогичен бумажному, но с использованием специального портала «Госуслуги» или корпоративной системы.
- Войдите в портал «Госуслуги».
- Выберите раздел «Трудовая книжка».
- Заполните форму, указав все данные, аналогичные бумажной версии.
- Подтвердите данные через электронную подпись.
- Получите электронный сертификат, который можно распечатать или хранить в электронном виде.
Важно: если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, при переходе на электронную версию необходимо оформить переход, подав заявление в отдел кадров.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить новую трудовую книжку через Госуслуги? – Да, если вы потеряли оригинал, можно оформить дубликат через портал.
- Нужна ли справка о предыдущем месте работы? – Если вы уже работали, но у вас не было официальной трудовой книжки, справка не обязательна, но может понадобиться для подтверждения стажа.
- Что делать, если в ьном листе допущена ошибка? – Попросите отдел кадров внести исправление в виде дополнительной страницы с указанием «Исправление» и подписью.
- Можно ли оформить трудовую книжку, если у меня нет СНИЛС? – СНИЛС не обязателен для первой работы, но его наличие ускоряет процесс оформления.
Сводный чек‑лист
- Получить трудовой договор.
- Подготовить паспорт, СНИЛС (если есть).
- Заполнить ьный лист.
- Подписать ьный лист и поставить печать.
- Заполнить раздел «Сведения о работе».
- Подписать последнюю страницу и поставить печать.
- Получить электронный сертификат (если применимо).
Оформление трудовой книжки – важный шаг в карьере любого специалиста. В 2026 г. правила остаются стабильными, но добавлены требования к электронному формату. Следуя приведенной инструкции, вы сможете без ошибок оформить свой первый документ, подтверждающий трудовой стаж.
Если возникнут вопросы, всегда можно обратиться в отдел кадров вашего предприятия или в службу поддержки «Госуслуг».