Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина․ Её правильное оформление имеет большое значение как для работника (при расчёте пенсии, пособий, при трудоустройстве), так и для работодателя (для соблюдения трудового законодательства)․ Ниже представлен подробный пошаговый гид, включающий основные правила, необходимые реквизиты и образцы записей по трудовому договору․
Основные требования к заполнению трудовой книжки
- Язык заполнения – исключительно русский․
- Чернила – синие или чёрные, не стирающиеся․
- Отступы и поля – соблюдайте поля, указанные в образце книжки (обычно левое поле ≈ 2 см, правое ≈ 1 см)․
- Подписи – ставит работник (в графе «Подпись работника») и ответственное лицо от работодателя (в графе «Подпись уполномоченного лица»)․
- Даты – указываются в формате ДД․ММ․ГГГГ․
- Исправления – не допускаются․ При ошибке строка зачёркивается одной линией, рядом пишется «Исправлено верить», ставится дата и подпись уполномоченного лица․
Структура трудовой книжки
- ьный лист (личные данные владельца)․
- Сведения о работе (основной раздел)․
- Сведения о наградах и поощрениях (при наличии)․
- Сведения о профессиональном обучении (при наличии)․
- Фамилия, имя, отчество (полностью);
- Дата рождения (ДД․ММ․ГГГГ)․
- Место рождения (город, область/край, страна)․
- Образование (уровень, специальность, учебное заведение, год окончания)․
- Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан)․
- ИНН и СНИЛС (при наличии)․
- Дата поступления на работу․
- Наименование организации (полное, согласно учредительным документам)․
- Должность, которую занимает работник․
- Основание приказа (номер и дата приказа о приёме)․
- Подпись работника и уполномоченного лица․
- г․ – принят на работу в ООО «ТехноСервис» согласно приказу № 45 от г․ на должность инженера-программиста․
- Подпись работника: ______________________ Подпись уполномоченного лица: ______________________
- Дата перевода․
- Новое наименование должности․
- Основание (номер и дата приказа о переводе)․
- Подписи․
- г; – переведён на должность старшего инженера-программиста согласно приказу № 12 от г․
- Подпись работника: ______________________ Подпись уполномоченного лица: ______________________
- Дата увольнения (день, следующий за последним рабочим днём)․
- Основание (номер и дата приказа об увольнении, формулировка – например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя» и т․д․)․
- Подписи․
- г․ – уволен с работы в ООО «ТехноСервис» по собственному желанию согласно приказу № 78 от г․
- Подпись работника: ______________________ Подпись уполномоченного лица: ______________________
- Дата начала совмещения․
- Наименование организации и обе должности (через запятую или с пометкой «внутреннее совмещение»)․
- Основание (приказ о совмещении)․
- Не пытайтесь стирать или использовать корректор․
- Ошибочную строку аккуратно зачёркните одной горизонтальной линией․
- Справа от зачёркнутого текста напишите: «Исправлено верить»․
- Укажите дату исправления и подпись уполномоченного лица (кадровик, бухгалтер или руководитель)․
- Если ошибка критична (например, неверная дата приёма), лучше оформить новую трудовую книжку и сделать запись о выдаче дубликата, указав номер и дату дубликата․
- Храните шаблоны приказов о приёме, переводе и увольнении в электронном виде – это ускорит оформление записей․
- Перед внесением записи сверяйте данные с трудовой книжкой сотрудника и с личной карточкой (форма Т‑2)․
- Регулярно проводите инструктаж ответственных лиц по правилам заполнения трудовой книжки․
- При переходе на электронные трудовые книжки (ЕТК) сохраняйте бумажный экземпляр до момента полного перехода в соответствии с законодательством․
Заполнение ьного листа
На ьном листе указываются:
Пример заполнения:
Фамилия: Иванов Имя: Петр Отчество: Сергеевич Дата рождения: Место рождения: г․ Москва, Россия Образование: высшее, специальность «Информационные системы», МГТУ им․ Н․Э․ Баумана, 2007 Паспорт: 45 12 № 345678, выдан ОВД Центрального округа г․ Москвы, ИНН: 770123456789 СНИЛС: 123-456-789 00
Запись о приёме на работу (по трудовому договору)
Каждая новая запись о трудовой деятельности оформляется отдельной строкой в разделе «Сведения о работе»․ Обязательные элементы:
Пример записи:
Запись о переводе на другую должность
Если сотрудник переводится внутри одной организации, делается запись следующего вида:
Пример:
Запись об увольнении
При расторжении трудового договора делается запись об увольнении:
Пример:
Особенности заполнения при совмещении должностей
Если работник одновременно занимает две должности (внутреннее совмещение), каждая должность оформляется отдельной записью с указанием: