Вопрос о том, нужно ли работнику покупать трудовую книжку или её выдаёт работодатель, часто вызывает путаницу. Давайте разберёмся, как это регулируется Трудовым кодексом РФ, какие есть особенности оформления бумажной и электронной форм, а также какие изменения произошли в последние годы.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: места работы, периоды, должности, стаж и др. Она является основанием для расчёта пенсии, выплаты по случаю потери трудоспособности и иных соцвыплат.
Бумажная форма
До 2021 года в организации оформлялась бумажная версия. Её выдавал работодатель, а сотрудник получал её в руки сразу после трудоустройства.
Электронная форма
С 2021 года в России вводится электронная трудовая книжка. Она хранится в личном кабинете на портале ФНС или в системе Электронный трудовой договор. При этом:
- Работодатель вводит сведения в электронный реестр;
- Работник может просматривать и подтверждать данные;
- Все изменения автоматически передаются в Социальный фонд России (ФСС).
Покупка или выдача?
Согласно действующему законодательству, трудовую книжку не покупает сотрудник. Её выдаёт работодатель в рамках оформления новых отношений. При этом:
- Для бумажной формы работодатель обязан предоставить оригинал в установленном образце.
- Для электронной формы работодатель вносит данные в систему, а сотрудник получает уведомление о готовности.
Исключение составляют случаи, когда работник самостоятельно хочет иметь дополнительную копию (например, для личного архива). В таком случае он может заказать печать в частной типографии, но официальных расходов на покупку у него не требуется.
Как оформить трудвую книжку при приёме на работу?
С 2021 года при приёме на работу впервые оформляется электронная трудовая книжка. Последовательность действий:
- Сотрудник предоставляет паспорт и ИНН (если требуется).
- Работодатель вносит сведения в электронный реестр в течение 3 рабочих дней.
- Система генерирует уникальный номер книжки и привязывает её к личному кабинету работника.
После этого сотрудник получает ссылку на доступ к своей электронной книжке и может проверять, какие сведения внесены работодателем.
Что делать, если книжка потеряна, испортилась или украдена?
Потеря или порча бумажной версии:
- Обратиться в отдел кадров с заявлением.
- Получить справку о потерянной книжке.
- Работодатель оформляет дубликат в установленном порядке.
Для электронной версии:
- Восстановление происходит через личный кабинет – достаточно подтвердить личность (СМЭВ‑подпись или код из СМС).
- Если доступ в кабинет потерян, необходимо подать запрос в Минтруд с приложением копий паспорта и заявления.
Новые изменения в законодательстве
В 2024 году Министерство труда объявило о планах исключить из электронной формы избыточные требования и упростить процесс ведения реестров. Планируется:
- Отказ от обязательного заполнения бумажных полей в книжке.
- Упрощение процедуры подтверждения стажа для пенсионных выплат.
- Внедрение автоматической проверки ввода данных работодателем.
Эти изменения должны облегчить жизнь как работодателей, так и работников, устранив дублирование и снизив административную нагрузку.
Часто задаваемые вопросы
- Кто платит за оформление бумажной трудовой книжки? – Работодатель полностью покрывает расходы.
- Можно ли вести две книжки одновременно? – Нет, в системе фиксируется только одна запись. Дублирование считается ошибкой.
- С какого года впервые оформляется электронная книжка? – С 2021 года. Все новые контракты должны использовать электронный формат.
- Можно ли перенести данные из бумажной в электронную форму? – Да, при переходе на электронный формат данные переносятся автоматически, но требуется подтверждение работодателем.
- Как проверить, что работодатель правильно внес сведения? – Через личный кабинет на портале ФНС или через сервис «Проверка трудовых книжек» на официальном сайте Минтруда.
Итак, трудовую книжку не покупают – её выдаёт работодатель, будь то бумажный экземпляр или электронный документ. С 2021 года основной формой становится электронная версия, которая simplifies процесс учёта и повышает прозрачность. При потере или порче документа следует обращаться в кадровый отдел или восстанавливать данные через личный кабинет.
Следуя рекомендациям Минтруда и учитывая новые изменения, работники могут быть уверены, что их стаж и опыт будут зафиксированы корректно и в полном соответствии с законом.