Статья 38 Трудового кодекса Российской Федерации регулирует порядок ведения, хранения и использования трудовой книжки – основного документа, подтверждающего трудовую деятельность и стаж работника. Ниже представлено подробное руководство по всем аспектам, связанным с трудовой книжкой в 2026 году.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ установленной формы, в котором фиксируются все значимые события в трудовой жизни гражданина:

• приём на работу;
• переводы на другую должность или в другое структурное подразделение;
• изменения условий труда (например, изменение режима работы);
• увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и др.);
• награждения, поощрения и дисциплинарные взыскания, связанные с трудовой деятельностью.

Согласно ст. 38 ТК РФ, трудовая книжка является обязательным документом для всех работающих граждан, независимо от формы собственности организации и вида трудового договора.

Кто выдаёт и ведёт трудовую книжку?

Выдача при приёме на работу

При первом трудоустройстве работодатель обязан завести трудовую книжку сотруднику в течение пяти рабочих дней с момента заключения трудового договора. Если у сотрудника уже есть книжка, её передают новому работодателю.

Ведение книжки

Ведением трудовой книжки занимается отдел кадров (или уполномоченное лицо) организации. Записи делаются только на основании документов, подтверждающих факт трудового отношения (трудовой договор, приказы о приёме, переводе, увольнении и т.д.).

Хранение

Трудовая книжка хранится у работника. При увольнении работодатель выдаёт её на руки под расписку. В случае утраты книжки работник может запросить дубликат у последнего работодателя, который обязан его выдать в течение трёх рабочих дней.

Сведения, вносимые в трудовую книжку

Форма трудовой книжки утверждена постановлением Минтруда России и включает следующие разделы:

1. ьный лист – ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность.
2. Сведения о работе – последовательная запись каждого места работы с указанием:
   • наименования организации;
   • структурного подразделения (если есть);
   • даты приёма и увольнения;
   • должности;
   • основания записи (приказ № и дата).
3. Сведения о награждениях и поощрениях (по желанию работодателя).
4. Сведения о дисциплинарных взысканиях (только при наличии оснований).

Все записи должны быть сделаны чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений и помарок. При необходимости исправления делаются согласно инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России действует электронная форма трудовой книжки. Сведения о трудовой деятельности хранятся в единой информационной системе Социального фонда России (СФР).

Преимущества ЭТК

• Исключение риска потери или повреждения бумажного носителя.
• Быстрый доступ к сведениям через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.
• Снижение административной нагрузки на кадровые службы.
• Возможность автоматической передачи данных в ПФР/СФР для расчёта страхового стажа и пенсии.

Как оформить ЭТК в 2026 году?

1. Работодатель регистрирует сотрудника в системе СФР и подаёт Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1).
2. Сотрудник получает доступ к своей электронной книжке через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись).
3. При каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение) работодатель направляет обновлённые сведения в СФР не позднее следующего рабочего дня.
4. Сотрудник может в любой момент выписать справку из ЭТК или запросить бумажный дубликат (при необходимости).

С 1 января 2023 года трудовые книжки нового образца (оба формата – бумажный и электронный) используются повсеместно. Работник имеет право выбрать, в каком виде вести свою трудовую книжку (ст. 66 и 66.1 ТК РФ).

Особенности для впервые принятых на работу в 2026 году

Если сотрудник ранее не имел трудовой книжки (например, первый job после учёбы или после длительного перерыва), работодатель:

• Заводит новую трудовую книжку (бумажную) или оформляет электронную трудовую книжку в СФР;
• Вносит первую запись о приёме на работу на основании трудового договора и приказа о приёме;
• Обеспечивает сотруднику доступ к личному кабинету СФР (если выбран электронный формат).

Важно: при выборе бумажного варианта работник получает физический документ на руки; при электронном – все сведения доступны онлайн, а бумажный дубликат выдаётся только по запросу.

---

Образец записи в трудовой книжке

Ниже приведён пример оформления записи о приёме на работу (бумажная форма).

№ п/п Дата Наименование организации, её структурное подразделение (если есть) Должность Приказ (№, дата) Запись сделанa
1 ООО «ТехноСервис», отдел разработки Инженер-программист Приказ № 45 от принят на работу

При увольнении запись выглядит так:

№ п/п Дата Наименование организации Должность Приказ (№, дата) Запись сделанa

2 ООО «ТехноСервис» Инженер-программист Приказ № 12 от уволен по собственному желанию


Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки
Нарушение ст. 38 ТК РФ (несвоевременное ведение, внесение заведомо ложных сведений, отказ в выдаче книжки и т.д.) влечёт:

административный штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей;
штраф для организации от 30 000 до 50 000 рублей;
возможное возложение обязанности возместить ущерб работнику (например, при утрате книжки по вине работодателя).

Поэтому соблюдение порядка ведения трудовой книжки является обязательным условием законной кадровой политики любой организации.

Трудовая книжка – это не просто формальность, а важный инструмент подтверждения трудового стажа и прав работника на социальные гарантии (пенсию, пособия, льготы). Статья 38 ТК РФ чётко регламентирует её ведение, хранение и использование, а переход на электронный формат делает процесс более прозрачным и удобным для обеих сторон трудовых отношений.
Соблюдая требования законодательства и используя современные возможности электронного документооборота, работодатели обеспечивают законность своих кадровых процессов, а работники получают надёжный документ, подтверждающий их профессиональный путь.