Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажный вариант остаётся актуальным в ряде случаев․ Ниже вы найдёте подробный разбор всех этапов оформления трудовой книжки, сроки и нюансы, которые важно знать как работодателю, так и сотруднику․
Зачем нужна трудовая книжка?
Трудовая книжка хранится на месте работы и выдаеться работнику только при увольнении․ В ней фиксируются:
- Дата начала работы и место трудоустройства;
- Должность, квалификация и стаж;
- Причина увольнения и дата его окончания;
- Переходы между работодателями и изменения в должности․
Эти сведения необходимы при поиске новой работы, оформлении пенсионных выплат, получении пособий и др․
Когда и как оформляется первая трудовая книжка?
При первом трудоустройстве
Если работник впервые трудоустроился после 1 января 2021 года, он может:
- Выбрать бумажную трудовую книжку;
- Выбрать электронную трудовую книжку (ЭТК);
- Продолжить вести бумажную и одновременно получать ЭТК․
Для выбора варианта работник подаёт работодателю письменное заявление в свободной форме․ Если он отказывается от бумажной, в книжке фиксируется запись об отказе, а документ выдаётся на руки под подпись․ После отказа изменить решение невозможно․
Пошаговый порядок оформления
- Трудоустройство сотрудника (подписание Трудового договора)․
Важно: в договоре указывается, что работник будет получать трудовую книжку․ - Подготовка заявления о выборе варианта (бумажный или электронный)․
Срок: до 31 декабря 2020 года работники уже могли выбирать, но с 1 января 2021 года выбор фиксируется в заявлении․ - Подача сведений в Федеральный социальный фонд (ФСФ) через портал «Госуслуги» или через электронный кабинет работодателя․
Срок: не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, когда сотрудник подал заявление․ - Выдача бумажной трудовой книжки работнику․
Срок: в день увольнения или в последний рабочий день перед отпуском, если работник планирует уйти․
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Когда можно перейти на ЭТК?
С 1 января 2026 года работодатель обязан вести только электронную трудовую книжку, если работник не отказался от бумажной․ Однако в некоторых ситуациях допускается одновременное ведение обоих вариантов (если работник не подал заявление об отказе)․
Как оформить переход?
- Работник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК․
Срок: не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, когда заявление подано․ - Работодатель закрывает бумажную запись (если она была) и выдает работнику бумажную трудовую книжку с отметкой об отказе от бумажного варианта․
- В электронном реестре ФСФ фиксируется переход и обновляется информация о стаже․
Что делать, если работник не подал заявление?
Если работник не оформил отказ от бумажной книжки, работодатель может вести обе версии․ При этом:
- Бумажная книжка хранится на предприятии и выдаётся при увольнении;
- ЭТК обновляется автоматически через портал «Госуслуги»․
Выдача трудовой книжки при увольнении
Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (последний день работы) с внесённой в неё записью об увольнении․ Если работник обращается за выдачей ранее, работодатель должен предоставить документ не позднее 3 рабочих дней со дня обращения․
Сроки и порядок выдачи
- В день увольнения: выдать книжку с записью об увольнении․
- Если работник не присутствует в день увольнения: выдать в последний рабочий день перед отпуском․
- При обращении работника: выдать в течение 3 рабочих дней․
Что включается в запись об увольнении?
- Дата увольнения;
- Причина увольнения (соглашение, сокращение, выход на пенсию и т․д․);
- Подпись работодателя и печать․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить новую трудовую книжку через «Госуслуги»?
Да, если у сотрудника ещё нет книжки, он может оформить её через портал, подав заявление и оплатив государственную пошлину․ - Что если работник не получил бумажную книжку?
В таком случае работодатель освобожден от ответственности, если не было доказательства того, что работник не получил её по своей вине․ - Можно ли вести только бумажную книжку после 1 января 2026 года?
Да, если работник не оформил переход на ЭТК и не отказался от бумажной, он может продолжать вести бумажную․
В 2026 году оформление трудовой книжки стало более гибким благодаря переходу на электронный формат, но бумажный вариант остаётся актуальным․ Главное помнить о следующих моментах:
- Выбор варианта (бумажный/электронный) фиксируется письменным заявлением․
- Сроки подачи заявлений и оформления: до 25‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи․
- Выдача книжки при увольнении: в день увольнения или в течение 3 рабочих дней после обращения․
- При отсутствии бумажной книжки работодатель не несёт ответственности, если работник не получил её по своей вине․
Следуя этим рекомендациям, вы избежите ошибок и обеспечите корректное ведение трудовой истории как для работодателя, так и для сотрудника․