Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника․ Несмотря на развитие электронного формата, бумажная трудовая книжка по‑прежнему имеет равную юридическую силу и требует точного оформления записей․ Ниже представлено подробное руководство, которое поможет кадровикам, бухгалтерам и руководителям избежать ошибок и соблюсти все требования законодательства․

Содержание

1. Нормативная база
2. Общие правила заполнения
3. Запись о приёме на работу
4. Запись о переводе (внутри организации и между организациями)
5. Запись об увольнении
6. Запись о награждении и поощрении
7. Запись о совместительстве и вахтовом методе работы
8. Переход на электронную трудовую книжку
9. Как исправить ошибку в трудовой книжке
10. Полезные советы и типичные ошибки

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66, 65․1)․
• Постановление Минтруда России № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с , с учётом изменений 2024‑2026 гг․)․
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (с поправками 2025 г․)․
• Письма Роструда и КонсультантПлюс (2024‑2026 гг․) – разъяснения по заполнению отдельных разделов․

Общие правила заполнения

1. Заполнять только черной или синей пастой (цвет не имеет значения, главное – читаемость)․
2. Записи делаются без сокращений, кроме общепринятых (например, «г․» – год, «№» – номер)․
3. Каждая запись начинается с новой строки; после неё ставится точка․
4. В графе «Дата» указывается день, месяц и год в формате ДД․ММ․ГГГГ․
5. Подпись ставит уполномоченное лицо (директор, зам․ директора по кадрам, уполномоченный специалист отдела кадров) и рядом – расшифровка подписи (ФИО)․
6. Печать организации ставится только в случае внесения изменений в персональные данные (ФИО, дата рождения) – иначе печать не требуется․
7. Все записи должны быть внесены в течение трех рабочих дней с момента события (приёма, перевода, увольнения и т․д․)․

Запись о приёме на работу

Что нужно указать

• Год и номер записи (в журнале движения трудовых книжек)․
• Дата приёма․
• Полное наименование организации (как в учредительных документах)․
• Должность, на которую принят работник (согласно штатному расписанию)․
• Основание приёма (приказ № …, дата)․

Пример записи

2026 г; № 12
 г․ принят на работу в ООО «ТехноСервис» на должность инженера‑программиста согласно приказу № 45 от г․

Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» (графы 3‑4)․ В графе 3 указывается должность, в графе 4 – основание (приказ)․

Запись о переводе

Виды переводов

1. Перевод внутри одной организации (изменение должности, структурного подразделения)․
2. Перевод в другую организацию (с сохранением непрерывного стажа)․

Что указываем

• Дата перевода․
• Новое структурное подразделение и/или должность․
• Основание (приказ о переводе)․
• При переводе в другую организацию – также указываем наименование нового работодателя и его реквизиты․

Пример (внутри организации)

2026 г․ № 15
 г․ переведён в отдел разработки на должность старшего инженера‑программиста согласно приказу № 78 от г․

Пример (в другую организацию)

2026 г․ № 18
 г․ уволен по собственному желанию из ООО «ТехноСервис» и принят на работу в АО «Инноватика» на должность ведущего инженера согласно приказу № 102 от г․ (продолжительность стажа не прерывается)․

Запись об увольнении

Основания увольнения

• по собственному желанию;
• по соглашению сторон;
• по инициативе работодателя (сокращение штата, нарушение трудовой дисциплины и т․д․);
• по истечению срока трудового договора;
• другие основания, предусмотренные ТК РФ․

• Дата увольнения (день, следующий за последним рабочим днём)․
• Формулировка основания увольнения в точном соответствии с ТК РФ (например, «уволен по собственному желанию» – ст․ 80 ТК РФ)․
• Номер и дата приказа об увольнении․

2026 г․ № 22
 г․ уволен по собственному желанию согласно приказу № 110 от г․

Запись помещается в том же разделе «Сведения о работе», после последней записи о работе․

Запись о награждении и поощрении

Запись о награждении вносится в отдельный раздел «Сведения о награждении» (если такой раздел предусмотрен в книжке) либо в раздел «Сведения о работе» с пометкой «Награждён»․

• Дата награждения․
• Наименование награды (orden, медаль, благодарность, грамота и т․д․)․
• Основание (приказ, распоряжение)․

Пример

2026 г․ № 5
 г․ награждён благодарностью Ministerства труда и социальной защиты РФ за высокие показатели в реализации проекта «Цифровая трансформация» согласно приказу № 200 от г․

Запись о совместительстве и вахтовом методе работы

Совместительство

Если работник принимается на работу по совместительству, в трудовой книжке делается отдельная запись, помеченная как «совместительство»․

Вахтовый метод

При работе вахтовым способом указывается период вахты и место её проведения․

Пример совместительства

2026 г․ № 9
 г․ принят на работу по совместительству в ООО «Консалт» на должность консультанта по налогообложению согласно приказу № 12 от г․

Пример вахтового метода

2026 г․ № 13
 г․ – г․ работа вахтовым методом на объекте «Северный газопровод» (Республика Саха) согласно приказу № 55 от г․

Переход на электронную трудовую книжку

С г․ работник имеет право выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде․ При переходе необходимо:

1. Получить от работника заявление о выборе электронной формы․
2. Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе (см․ пример ниже)․
3. Выдать работнику бумажную книжку на руки (она остаётся у него как подтверждение факта перехода)․
4. Обеспечить передачу сведений в электронный реестр трудовой деятельности (через личный кабинет на портале «Работа в России»)․

Пример записи о переходе

2026 г․ № 20
 г․ выбран электронный формат ведения трудовой книжки согласно заявлению работника от г․ и приказу № 5 от г․

После этой записи в бумажной книжке дальнейшие записи не вносятся (кроме случаев, когда работник вновь выбирает бумажный формат)․

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Ошибки допускаются редко, но их необходимо исправлять строго по установленной процедуре, чтобы не нарушить юридическую силу документа․

Основные правила исправления

• Не допускается замазывать, стирать или использовать корректирующую жидкость․
• Ошибка исправляется путём зачёркивания одной тонкой линией ошибочного текста, сверху пишется правильная информация․
• Рядом с исправлением ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления․
• В случае исправления персональных данных (ФИО, дата рождения) ставится печать организации․

Пример исправления даты приёма

2026 г․ № 12
 г․ принят на работу в ООО «ТехноСервис» на должность инженера‑программиста согласно приказу № 45 от г․
~~ г․~~ (исправлено) г․
Подпись: __________________ Иванов И․И․ г․

Если ошибка касается наименования организации или должности, процедура аналогична․

Полезные советы и типичные ошибки

• Проверяйте соответствие приказа и записи․ Номер и дата приказа должны точно совпадать с теми, что указаны в трудовой книжке․
• Не используйте аббревиатуры без расшифровки․ Например, «Минтруд» – допустимо только если в организации принято такое сокращение и оно расшифровано в локальном нормативном акте․
• Соблюдайте хронологичность․ Записи должны идти строго по датам; нельзя вставить запись о событии, произошедшем ранее, между более поздними записями․
• Обращайте внимание на пробелы․ Между днём, месяцем и годом ставится точка, а не пробел (, а не 01 ․ 09 ; 2026)․
• При переходе на электронную форму сохраняйте бумажную книжку․ Она может понадобиться при спорах, подтверждении стажа или при возврате к бумажному варианту․
• Ведите журнал движения трудовых книжек․ Это обязательное приложение к приказу о ведении трудовых книжек и помогает избежать дублирования номеров записей․

Правильное оформление записей в трудовой книжке – это не только формальность, но и гарантия защиты прав работника и работодателя․ Соблюдение установленного порядка, внимательность к деталям и своевременное внесение изменений позволяют избежать споров, штрафов и сложностей при подтверждении трудового стажа․

Надеемся, что представленное руководство станет полезным практическим пособием для всех, кто сталкивается с ведением трудовых книжек в 2026 году․ Если остались вопросы – обращайтесь к нормативным актам, письмам Роструда или консультируйтесь с юристом по трудовому праву․