Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность граждан в России. С 2003 года её заполняется согласно Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Ниже – полное руководство, как правильно оформить каждую графу, какие формы использовать и какие особенности следует учитывать.

Нормативная база

В основе процесса стоит несколько документов:

• Постановление Совета Министров СССР № 656 от 6 сентября 1973 г. «О трудовых книжках рабочих и служащих»;
• Постановление Правительства РФ № 69 от 10 октября 2003 г. (ред. от 31 октября 2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Приказ 588н от 30 апреля 2021 г. «Об внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек»;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1250).

Структура и содержание Инструкции

Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых регулирует отдельный аспект оформления:

Общие положения (п. 1‑3)

Здесь указаны цели и область применения Инструкции, а также перечень обязательных реквизитов:

1. Фамилия, имя, отчество владельца;
2. Дата рождения;
3. Серия и номер книжки;
4. Дата приема на работу;
5. Должность, профессия, специальность;
6. Сведения о местах работы и периоды;
7. Сведения о полученных образованиях и квалификации;
8. Сведения о воинском учете (при наличии);
9. Сведения о стихийных бедствиях, болезнях, инвалидности и т.п.

Заполнение ьного листа

ьный лист оформляется в строгом порядке:

• Надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА» – крупными буквами в верхней части;
• В правом верхнем углу – «Дубликат», если выдается дубликат;
• Подпись ответственного лица, уполномоченного вести учет;
• Можно добавить дата выдачи и номер приказа о приёме на работу.

Заполнение разделов «Сведения о работе»

Раздел делится на несколько подпунктов, каждый из которых отвечает за определённый тип сведений.

Сведения о приёме на работу

В графу «Дата приема на работу» вносится точная дата (дд.мм.гггг).

В графу «Место работы (наименование организации)»* указывается полное официальное название организации, а также её адрес.

В графу «Должность, профессия, специальность»* указывается полное наименование должности, а при необходимости – квалификация (например, «инженер‑механик, 3‑й разряда»).

Сведения о местах работы и периодах

Для каждой организации в отдельной строке указываются:

• Наименование организации;
• Дата начала работы;
• Дата окончания работы (если работа завершена);
• Причина увольнения (по желанию работника, по сокращению, по статье и т.д.).

Сведения о воинском учете

Если у работника есть воинской служба, в соответствующую графу вносится номер воинского учёта, дата приказа о зачислении и отводе.

Сведения о образовании и квалификации

Указываются:

• Учебное заведение, степень, специальность;
• Год окончания обучения;
• Наличие профессиональных прав (например, лицензия на практику).

Заполнение вкладышей и дубликатов

В случае утраты оригинала или необходимости оформить дубликат, используется Приложение 3 к Постановлению № 69 – «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей».

1. В графе «Серия и номер» вносится номер дубликата (например, «Д‑001»).
2. В правом верхнем углу ьного листа ставится надпись «Дубликат»;
3. Заполняются те же графы, что и в оригинальном экземпляре, но с пометкой «выдано в замену утраченного».

Формы и формы заполнения

Для удобства заполнения используются готовые бланки, утвержденные в приложении к Инструкции. Основные формы:

• Форма № 1 – «Трудовая книжка» (бумажный вариант);
• Форма № 2 – «Вкладыш к трудовой книжке»;
• Форма № 3 – «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей»;
• Электронный вариант – доступен в системе Электронная трудовая книжка (ЭТК), где все записи вводятся через веб‑интерфейс.

Правила оформления записи

Записи в книжке делаются только чернилами (перьевой, гелевой или шариковой ручкой). Карандаш и фломастеры не допускаются.

Записи должны быть чёткими, без стираний и зачёркиваний. При необходимости исправления используется отдельный лист‑приложение, который подписывается ответственным лицом.

Особенности заполнения в 2025‑2026 гг.

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом:

• Бумажные формы сохраняются для организаций, которые не перешли на электронный формат;
• Электронные записи должны соответствовать тем же полям, что и в бумажном виде;
• Для дубликата в ЭТК указывается статус «Дубликат», а в графе «Примечание» ставится дата выдачи.

Часто задаваемые вопросы

1. Нужна ли подпись руководителя при заполнении ьного листа? – Да, подпись ответственного лица, уполномоченного вести учет, обязательна.
2. Можно ли вносить изменения в уже заполненные графы? – Да, но только через отдельный лист‑приложение, который подписывается и ставится в архив.
3. Как правильно оформить страницу с датой увольнения? – Указывается полная дата (дд.мм.гггг), а в графе «Причина увольнения» указываеться код причины согласно Трудовому кодексу.
4. Какие данные вносятся в графе «Сведения о стихийных бедствиях, болезнях, инвалидности»? – Даты и виды событий, а также сведения о предоставленных льготах.

Пример заполнения (образец)

ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия, Имя, Отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Серия и номер: 12 345678
Дата приема на работу: 
Место работы: ООО «ТехноСервис», г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Должность, профессия: Инженер‑механик, 3‑й разряд
Воинский учет: № 123456, зачислен 
Образование: МИТХ, инженер‑механик, 2008 г.
Сведения о работе:
ООО «ТехноСервис» – – по наст. время; 
 Причина: – 
ЗАО «Инновации» – – ; 
 Причина: сокращение.

Соблюдение требований Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 гарантирует:

• Единообразие и достоверность данных;
• Соответствие законодательству РФ;
• Упрощение контроля со стороны Государственной инспекции труда;
• Прозрачность при оформлении дубликатов и электронных записей.

При правильном заполнении каждая запись в трудовой книжке будет легко проверяться, а работодатель избежит штрафов и проблем при государственном аудите.

Источник: Постановление Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., редакция от 31 октября 2016 г., а также актуальные разъяснения КонсультантПлюс и ЕИСОТ.