Трудовая книжка (в т.ч. в форме электронного документа) является основным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность гражданина. Порядок её ведения, хранения и выдачи строго регламентирован. Ниже представлен подробный и актуальный на 2026 год гайд по всем ключевым вопросам.

Нормативно-правовая база

Основными документами, регулирующими все процессы, связанные с трудовыми книжками, являются:

• Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждает формы бланков, инструкцию по заполнению и основные правила ведения.
• Приказ Минтруда России от № 320н – устанавливает современный Порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая правила работы с электронными книжками. Именно этот документ действует в 2026 году.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 85 и др.) – определяет обязанности работодателя и права работника.

Когда и кому выдается трудовая книжка?

Выдача трудовой книжки происходит в трёх основных случаях:

При приеме на работу впервые (первичное оформление)

• Работодатель обязан в течение недели со дня приема на работу выдать работнику трудовую книжку (если у него её нет) или внести в неё первую запись.
• Если у гражданина уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная), он обязан предъявить её новому работодателю.
• Если у работника отсутствует трудовая книжка, работодатель обязан оформить и выдать её.

При увольнении и переходе к другому работодателю

• В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку.
• В книжке должна быть сделана последняя запись об увольнении с указанием причины и даты.
• При этом работник должен подписать её, подтверждая получение. Если он отказывается, об этом составляется акт.

При восстановлении на работе

• Если работник был восстановлен судом, работодатель обязан в день вступления решения суда в законную силу выдать ему трудовую книжку (или внести в неё запись о восстановлении).

Порядок получения (оформления) новой трудовой книжки

Процесс involves внутренний учёт и документальное оформление со стороны работодателя.

Приобретение бланков

• Работодатель (юридическое лицо или ИП) приобретает бланки трудовых книжек и вкладышей у официальных поставщиков, уполномоченных Минтрудом.
• Каждый бланк имеет уникальные серию и номер.

Ведение журналов учёта (обязательно!)

Работодатель должен вести два обязательных журнала:

1. Приходно-расходную книгу по учёту бланков – отражает получение и выдачу каждого бланка (серия, номер, кому выдан).
2. Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей – регистрирует все принятые от сотрудников книжки, а также вновь оформленные и выданные вкладыши.

Оформление новой книжки

Заполнение производится согласно Инструкции, утверждённой Постановлением Правительства № 225:

• На первом развороте (страницах 1-2) проставляются серия и номер, ФИО работника, дата рождения.
• Запись о приеме на работу делается на третьем развороте (страницах 3-4). Указываются: наименование организации, дата приема, название должности, подпись работника и руководителя, печать.
• Все последующие записи (переводы, увольнения, поощрения) вносятся в хронологическом порядке без пропусков и исправлений.
• При увольнении обязательно указывается точная формулировка основания (например, «по соглашению сторон», «в связи с истечением срока договора»).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года ведётся формирование ЭТК в Системе электронных трудовых книжек (СЭТК), управляемой Пенсионным фондом России (ПФР).

Ключевые принципы

• Добровольность. Переход на ЭТК происходит только с письменного согласия работника (заявление).
• Параллельное существование. У гражданина может быть как бумажная, так и электронная книжка. Но если он дал согласие на ЭТК, все новые записи работодатель вносит только в неё. Бумажная книжка «замораживается» на последней записи до момента выдачи.

Порядок перехода на ЭТК

1. Работник подаёт работодателю письменное заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде.
2. Работодатель в течение 5 рабочих дней:
   • Вносит в бумажную книжку запись: «Сведения о трудовой деятельности данного работника подлежат внесению в электронную трудовую книжку. [Дата]. Подпись руководителя/кадровика, печать.»
   • Передаёт информацию о работнике и его согласии в ПФР через СЭТК.
3. ПФР создаёт ЭТК и уведомляет об этом работника и работодателя.
4. Далее все сведения о трудовой деятельности (приёмы, увольнения, вводные данные) работодатель вносит только в ЭТК через СЭТК.

Как получить выписку из ЭТК?

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (необходима подтверждённая учётная запись).
• Через личный кабинет на сайте ПФР.
• Через работодателя (по заявлению работника).

Восстановление трудовой книжки (утрата, порча, утеря)

Если бумажная трудовая книжка утеряна, испорчена или уничтожена, она подлежит восстановлению. Существует два основных пути:

Восстановление через последнего или прежнего работодателя

• Работник обращается с заявлением к последнему работодателю (или к тому, у которого есть вкладыш с последней записью).
• Работодатель, имеющий в своём распоряжении приходно-расходную книгу и книгу учёта движения, может восстановить данные о последних местах работы.
• На основании этих записей и заявления работника работодатель оформляет новую трудовую книжку (или вкладыш) с пометкой «Восстановлена».
• Это самый быстрый способ, если история занятости сохранилась у одного работодателя.

Восстановление через Пенсионный фонд России (ПФР)

• Если предыдущие работодатели ликвидированы, или нет доступа к их архивам, работник обращается в территориальное отделение ПФР.
• Необходимо подать заявление и документы, удостоверяющие личность.
• ПФР обязан в течение 10 дней со дня получения заявления предоставить справку о трудовом стаже, периодах и местах работы на основании имеющихся у него сведений (в т.ч. из СЭТК и архивных данных).
• На основании этой справки и заявления работник может обратиться в орган, выдавший первоначальную книжку (часто это последний работодатель или архив), для её восстановления. Если и это невозможно, ПФР может выдать справку, которая будет иметь силу трудовой книжки для подтверждения стажа.

Ключевые изменения и актуальные требования на 2026 год

• Обязательное ведение двух журналов учёта (бланков и движения) для всех работодателей.
• Строгое соблюдение формулировок оснований увольнения в соответствии с ТК РФ.
• Добровольный, но фиксируемый переход на электронную трудовую книжку. Работодатель обязан отразить согласие/отказ работника в бумажной книжке (если она есть) и в СЭТК.
• При увольнении работника, имеющего ЭТК, работодатель обязан внести запись об увольнении в электронную книжку. Бумажная книжка (если она была) выдается с последней записью до перехода на ЭТК.
• Упрощённый порядок получения выписок из ЭТК через Госуслуги и сайт ПФР.

Порядок работы с трудовыми книжками, хоть и кажется устоявшимся, постоянно совершенствуется с внедрением цифровых технологий. Основное, что должен помнить каждый работник и работодатель:

1. Трудовая книжка – это государственный документ, её ведение регулируется строгими правилами.
2. Работодатель обязан обеспечить безупречное ведение как бумажных, так и электронных книжек, с отражением всех этапов трудовой деятельности.
3. При утере или порче бумажной книжки восстановление возможно через работодателя или ПФР.
4. Переход на ЭТК – это право, а не обязанность работника, но после согласия все новые записи идут только в электронный формат.

Соблюдение этих правил гарантирует точное отражение трудового стажа и защищает права как работника, так и работодателя.

Приложения (образцы документов)

(Примечание: для актуальных бланков и форм следует обращаться к официальным источникам: сайтам Минтруда, ПФР, Госуслуг).

Приложение 1. Заявление работника о ведении электронной трудовой книжки (образец)

В [Название организации]

От [ФИО полностью]

Заявление

Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в форме электронной трудовой книжки в соответствии с законодательством РФ. Бумажная трудовая книжка № [номер] серия [серия] выдается мне для хранения. Сведения о последней записи в ней будут перенесены в электронную трудовую книжку.

«___» __________ 20__ г.

_________________ / [ФИО] /

Приложение 2. Запись в бумажной трудовой книжке о переходе на ЭТК (образец)

(Делается на свободном месте, обычно после последней записи)

«Сведения о трудовой деятельности [ФИО] подлежат внесению в электронную трудовую книжку.

«___» __________ 20__ г.

Подпись руководителя/ответственного лица: _______________

Печать организации