Трудовая книжка — один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. После увольнения или завершения трудовой деятельности возникает вопрос: что делать с трудовой книжкой и как правильно её архивировать? В статье рассмотрим порядок хранения, нормативные требования и практические рекомендации по архивированию трудовых книжек.

—

Нормативная база: что говорит закон?

Основные правила ведения, хранения и архивирования трудовых книжек регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66.1) — определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 — устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — регулирует процедуры архивирования документов.
• ГОСТ Р 7.0.97-2025 — определяет требования к хранению документов.

Самое главное: архивирование трудовых книжек должно соответствовать федеральным и локальным нормам, иначе работодатель рискует получить штрафы за нарушение порядка хранения.

—

Кто отвечает за хранение и архивирование?

Ответственность за ведение, учёт и хранение трудовых книжек возлагается на:

• Специально назначенного сотрудника (как правило, инспектора по кадрам или HR-специалиста).
• Работодателя, он должен обеспечить надлежащие условия хранения.
• Руководителя организации, в случае отсутствия ответственного лица.

Очень важно: назначение ответственного лица должно быть оформлено приказом (распоряжением) работодателя.

—

Сроки хранения трудовых книжек

Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ и Приказу Минтруда № 320н, трудовые книжки хранятся:

Важно: после истечения срока хранения документы подлежат передаче в государственный архив или утилизации по установленной процедуре.

—

Порядок архивирования трудовых книжек

Подготовка документов к архивированию

Перед передачей в архив необходимо:

1. Проверить комплектность документов:
   • Трудовая книжка должна быть заполнена без исправлений и помарок.
   • Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).
2. Оформить опись документов:
   • В описи указываются Ф.И.О. работника, номер трудовой книжки, дата приёма/увольнения.
   • Опись подписывается ответственным лицом и утверждается руководителем.
3. Сформировать дела:
   • Трудовые книжки уволенных работников формируются в отдельные дела по годам или структурным подразделениям.
   • Невостребованные книжки хранятся отдельно.

Условия хранения в архиве

Архив должен соответствовать следующим требованиям:

• Температурный режим: 17–20 °C.
• Влажность: 40–60%.
• Защита от света и пыли: документы должны храниться в закрытых шкафах или сейфах.
• Защита от несанкционированного доступа: архив должен быть закрыт на ключ, доступ имеют только уполномоченные лица.

Совет: для надёжного хранения используйте металлические шкафы или специализированные архивные стеллажи.

—

Передача документов в государственный архив

Если срок хранения превышает 10 лет, документы подлежат передаче в государственный архив. Для этого необходимо:

1. Подготовить пакет документов:
   • Опись дел.
   • Акт приёма-передачи документов.
   • Сопроводительное письмо.
2. Подать документы в архив по месту регистрации организации.
3. Получить подтверждение о приёме (реестр или акт).

Важно: передача документов в архив должна быть оформлена документально, иначе работодатель не сможет подтвердить факт передачи.

—

Что делать с утраченными трудовыми книжками?

Если трудовая книжка утеряна, работник должен:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении.
2. Получить дубликат (если записи сохранились в базе организации).
3. Обратиться в государственный архив (если предыдущий работодатель ликвидирован).
4. Подать заявление в Пенсионный фонд для подтверждения стажа.

Обратите внимание: восстановление трудовой книжки может занять от нескольких дней до нескольких месяцев.

—

Электронный документооборот: как хранить трудовые книжки в цифре?

С 2021 года работодатели могут вести трудовые книжки в электронном виде. Для этого необходимо:

• Использовать сертифицированные программы (например, «СБИС Архив», «1С:Зарплата и управление персоналом»).
• Соблюдать требования к защите данных (ГОСТ Р 57580.1-2017).
• Обеспечить резервное копирование (ежедневно).
• Передавать данные в Пенсионный фонд в установленные сроки.

Преимущества электронного архива:

• Быстрый доступ к документам.
• Защита от потери или порчи.
• Возможность удалённого запроса копий.

—

Частые ошибки при архивировании трудовых книжек

Работодатели часто допускают следующие нарушения:

—

Архивирование трудовых книжек — это не просто формальность, а обязанность работодателя, за нарушение которой предусмотрены штрафы. Основные моменты:

• Сроки хранения: 50 лет для уволенных работников, 75 лет для невостребованных книжек.
• Ответственное лицо: должен быть назначен сотрудник, отвечающий за учёт и хранение.
• Условия хранения: температура, влажность, защита от света и пыли.
• Передача в архив: документы с истёкшим сроком должны быть переданы в государственный архив.
• Электронный архив: допустим, но требует соблюдения норм защиты данных.

Не забывайте: правильное архивирование трудовых книжек защищает работодателя от штрафов и обеспечивает сохранность важных документов для работников.

—

Полезные ссылки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1)
• Федеральная служба по труду и занятости
• Росархив