Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую историю работника․ Ошибки в ней могут возникнуть как по вине работодателя, так и по вине самого сотрудника․ Неправильные сведения могут негативно сказаться на выплате пенсии, получении социальных льгот и при трудоустройстве в новую компанию․ В статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок исправления записей, а также образцы записей, которые можно использовать без риска․

Правовые основы

Регулирование вопросов ведения и исправления трудовых книжек содержится в следующих нормативных актах:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 71, 73, 78, 79);
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв․ приказом Минтруда России от  № 338н);
• Инструкция № 69 (п․ 1․2) – порядок признания записи недействующей;
• Приказ Минтруда России № 125н от  г․ – порядок выдачи дубликата трудовой книжки․

Согласно п․ 30 указанного Положения, работодатель имеет право вносить исправления в трудовую книжку, если они необходимы для устранения ошибок, допущенных в разделе «Сведения о работе»․ При этом запись, признанная недействующей, должна быть отмечена в отдельной строке․

Когда возможно исправление записи

1. Ошибка обнаружена до внесения записи о приёме на работу․ В этом случае исправление производится в том же разделе, где была допущена ошибка․
2. Ошибка обнаружена после внесения записи о приёме․ Необходимо признать прежнюю запись недействующей и оформить новую запись․
3. Запись о совместительстве․ С сентября 2021 г․ совместители могут вносить записи как в основной, так и в дополнительный журнал (ЭТК)․ Ошибки исправляются тем же способом – через признание недействующей․
4. Запись об увольнении, переводе, награждении․ Если такие записи оказались ошибочными, их также признают недействующими и вносят корректные сведения․

Пошаговый алгоритм исправления записи

Если ошибка обнаружена до внесения записи о приёме

1. Сотрудник или работодатель заполняет письменное заявление работника о необходимости исправления (по желанию работника)․
2. Работодатель подготавливает внутренний акт (приказ, служебную записку), подтверждающий ошибку․
3. На следующей свободной строке в разделе «Сведения о работе» вносится новая запись:
   • Графа 1 – следующий порядковый номер записи;
   • Графа 2 – дата внесения записи;
   • Графа 3 – Запись за номером X недействительна (где X – номер ошибочной записи);
   • Графа 4 – реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (например, приказ № 12 от  г․)․
4. Подписывается работодатель (должностное лицо, ответственный за кадровый учет) и работник (при желании)․

Если ошибка обнаружена после внесения записи о приёме

1. Работник подаёт заявление о признании записи недействующей (по образцу, приведённому ниже)․
2. Работодатель готовит приказ о признании записи недействующей и указывает:
   • номер ошибочной записи;
   • основание (например, неверное наименование организации, неправильная дата начала работы);
   • реквизиты исправляющего документа․
3. На следующей свободной строке вносятся исправления в том же порядке, что и в пункте 3․1․
4. Если в книжке уже есть запись об увольнении, признанная недействительной, работнику по его заявлению выдается дубликат трудовой книжки (см․ пункт 4)․

Общие правила оформления исправлений

• Записи в трудовой книжке не зачеркиваются и не исправляются штрихом․
• Все исправления делаются чёрными чернилами (ручкой) или печатаются в электронном виде (ЭТК)․
• Для каждой исправленной записи необходимо указать дату внесения и основание (приказ, заявление)․
• Если исправление вносится в нескольких разделах (например, в «Сведения о работе» и «Сведения об образовании»), в каждом разделе делается отдельная запись․

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в случаях, когда:

• Трудовая книжка полностью или частично утрачена, повреждена, исписана․
• В книжке есть запись, признанная недействующей, и работник требует чистый документ․

Процедура получения дубликата:

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата (по образцу ниже)․
2. Работодатель заполняет приказ о выдаче дубликата и указывает причину (утрата, ошибка, признание записи недействующей)․
3. Работодатель заполняет чистый бланк трудовой книжки (все записи, которые остаются действительными, вносятся заново)․
4. Работнику выдаётся дубликат, а оригинальная книжка (если она сохранилась) передаётся в архив или уничтожается в соответствии с инструкцией․

Образцы документов

Заявление работника о признании записи недействующей

Заявление
Я, _______________ (ФИО), паспорт: _______________, 
прошу признать недействующей запись № ___ в трудовой книжке,
внесённую _______________ (дата) в графе 3 «Сведения о работе»,
на основании ______________________ (указать документ, подтверждающий ошибку)․

Приказ работодателя о признании записи недействующей

Приказ № ___
от «___» ___________ 2026 г․

О признании недействующей записи в трудовой книжке

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Положением о порядке ведения и хранения трудовых книжек
приказываю:

Признать недействующей запись № ___ в трудовой книжке сотрудника
 _______________________ (ФИО), внесённую «___» ___________ 20__ г․
На следующей свободной строке внести запись:
 1) графа 1 – ___ (следующий порядковый номер);
 2) графа 2 – «___» ___________ 20__ г․;
 3) графа 3 – «Запись за номером ___ недействительна»;
 4) графа 4 – «На основании приказа № ___ от «___» ___________ 20__ г․»․
Довести до сведения сотрудника․

Глава отдела кадров ______________________ Подпись: ___________

Пример записи‑исправления в трудовой книжке

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто зачернить ошибку и написать правильные данные?

Нет․ Трудовая книжка считается официальным документом, и зачеркивание записей запрещено․ Ошибку необходимо признать недействующей и оформить новую запись․

Нужно ли согласие работника на исправление записи?

Согласие не является обязательным, если исправление делается по инициативе работодателя в интересах достоверности данных; Однако, если работник подаёт заявление, его просьба должна быть удовлетворена․

Как быстро можно получить дубликат трудовой книжки?

Согласно Приказу Минтруда № 125н, дубликат выдается в течение 5 рабочих дней после подачи заявления и предоставления всех необходимых документов․

Что делать, если ошибка относится к разделу «Сведения о награждениях»?

Порядок тот же: в графе 3 указывается «Запись за номером X недействительна», в графе 4 – документ, подтверждающий ошибку (например, приказ о награждении)․ Затем вносятся корректные сведения․

Можно ли исправлять записи в электронных трудовых книжках (ЭТК)?

Да․ В ЭТК исправления вносятся через специализированную информационную систему с указанием причины и ссылки на документ․ При этом сохраняется история изменений․

Правильное ведение трудовой книжки – важный элемент трудовых отношений․ Ошибки в ней могут возникнуть, но законодательство предоставляет чёткий порядок их исправления․ Главное помнить:

• Записи не зачеркиваются, а признаются недействующими;
• Для каждой исправленной записи необходимо указать номер, дату, основание и реквизиты документа;
• При необходимости выдаётся дубликат трудовой книжки, который заполняется чистым бланком;
• Все действия фиксируются в письменных приказах и заявлениях․

Соблюдая указанные правила, работодатель и сотрудник смогут быстро и без конфликтов исправить любые неточности, сохранив законность и достоверность трудового стажа․

Дата публикации:  г․