Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, она является официальным источником сведений о приеме на работу, переводах, увольнении и других значимых событиях трудовой биографии сотрудника. С 1 января 2020 года в России параллельно с бумажной трудовой книжкой введена электронная трудовая книжка (ЭТК), что изменило порядок ведения и ознакомления сотрудников с документами.

Зачем нужна трудовая книжка?

Подтверждение трудового стажа для назначения пенсии;
Оформление социальных выплат, пособий, включая больничные;
Подтверждение опыта работы при устройстве на новое место;
Разрешение спорных ситуаций между работодателем и работником;
Оформление дубликата при утрате или повреждении документа.

С 2025 года все больше работников выбирают электронный формат трудовой книжки, особенно те, кто устраивается на работу впервые после 2020 года. Однако бумажная трудовая книжка по-прежнему актуальна для тех, кто не подал заявление о переходе на электронный формат.

Порядок оформления трудовой книжки при приеме на работу

Согласно пункту 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225:

Трудовая книжка оформляется работнику, принятому на работу впервые, в присутствии самого работника.
Оформление должно быть завершено не позднее одной недели со дня фактического выхода на работу.
Если у работника уже есть трудовая книжка, она сохраняется у него, и работодатель вносит в нее новые сведения.
В случае утраты или повреждения трудовой книжки работодатель обязан оформить дубликат на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки и т.д.).

Порядок ознакомления сотрудника с трудовой книжкой

Ознакомление сотрудника с записями в трудовой книжке — это не просто формальность, а обязанность работодателя, закрепленная законом. Процедура включает несколько этапов:

Внесение записи

После оформления приёма на работу, перевода, увольнения или иного изменения в трудовой деятельности, работодатель вносит соответствующую запись в трудовую книжку. Запись должна быть:

Чёткой и понятной;
Соответствовать законодательству;
Подписана ответственным лицом (кадровиком или руководителем);
Скреплена печатью организации (если она используется).

Ознакомление работника под подпись

Обязательное условие: работник должен быть ознакомлен с внесённой записью в день её оформления или в ближайший рабочий день. Это делается следующим образом:

Работник приглашается в кадровый отдел или к ответственному лицу.
Ему показывается трудовая книжка, и ему зачитывается или объясняется содержание новой записи.
Работник ставит свою подпись в специальном журнале ознакомления (или на самом экземпляре трудовой книжки, если такая форма предусмотрена внутренними документами организации).
В журнале указываются: дата ознакомления, ФИО работника, подпись, номер записи в трудовой книжке.

Важно! Отказ работника от ознакомления не освобождает работодателя от ответственности. Если работник отказывается подписываться, составляется акт об отказе с участием двух свидетелей (например, представителей профсоюза или других сотрудников).

Выдача трудовой книжки работнику

Трудовая книжка выдаётся работнику только при увольнении. В течение всего периода работы она хранится у работодателя. Исключение — если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и запросил выдачу бумажного экземпляра для личного хранения (в этом случае выдача возможна по его письменному заявлению).

Электронная трудовая книжка: особенности ознакомления

С 2020 года работники могут выбрать формат ведения трудовой книжки, бумажный или электронный. Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в базе данных Социального фонда России (СФР).

Как происходит ознакомление с ЭТК?

Работник подаёт заявление в кадровую службу о переходе на электронный формат.
Работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в СФР в форме ЕФС-1 (форма сведений о трудовой деятельности).
Работник может самостоятельно получить доступ к своим данным через:

Личный кабинет на сайте www.pfrf.ru;
Портал Госуслуги (gosuslugi.ru);
Приложение «Социальный фонд России»;
МФЦ (многофункциональные центры).

Работодатель не обязан лично ознакомлять работника с записями в ЭТК — это делает СФР, предоставляя доступ к данным.
Однако работодатель обязан сообщить работнику о факте передачи данных в СФР и предоставить информацию о том, как получить доступ к ЭТК.

Что делать, если работник не знает, как проверить ЭТК?

Работодатель должен:

Ознакомить сотрудника с правилами доступа к ЭТК при оформлении заявления;
Предоставить памятку или инструкцию (можно в электронном виде);
Ответить на вопросы по доступу к личному кабинету СФР.

Ответственность работодателя

Нарушение порядка ведения и ознакомления с трудовой книжкой влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

Штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 рублей;
Повторное нарушение — дисквалификация руководителя на срок до 3 лет.

Кроме того, отсутствие ознакомления под подпись может стать основанием для признания увольнения незаконным, если работник оспорит запись в суде.

Трудовая книжка: порядок оформления, хранения и ознакомления