Дата публикации: 22 мая 2026 года

Нормативная база

Основные нормативные акты

• Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от № 656 — основной документ, регулирующий порядок ведения трудовых книжек в бывшем СССР, который продолжает действовать в Республике Беларусь в части, не противоречащей современному законодательству․
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена в соответствии с Постановлением № 656)․
• Указ Президента Республики Беларусь от 14 апреля 2014 г․ № 165 «О некоторых вопросах оформления и ведения трудовых книжек» — современный нормативный акт, регулирующий особенности ведения трудовых книжек в Беларуси․
• Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г․ № 40 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек» — детализирует процедуры ведения, хранения и выдачи трудовых книжек․

Последние изменения (2024-2025 годы)

В 2024-2025 годах Минтруд Республики Беларусь:

• утвердил новые бланки трудовых книжек и вкладышей;
• обновил правила их ведения и хранения;
• конкретизировал перечень работников, на которых заполняются трудовые книжки․

Кто должен иметь трудовую книжку?

Обязательный перечень работников

Согласно действующему законодательству Республики Беларусь, трудовая книжка оформляется на следующих работников:

1. Все работники, работающие по трудовому договору (контракту) на территории Республики Беларусь, независимо от формы собственности организации (государственные, частные, иностранные компании)․
2. Работники, работающие по совместительству — если основное место работы находится в Беларуси․
3. Работники, принятые на работу на срок более 5 дней (ранее порог составлял 1 день, но с 2025 года увеличен)․
4. Работники, работающие у физических лиц (например, домашние работники, няни) — если они работают по трудовому договору․
5. Сезонные и временные работники — если они работают более 5 дней․

Кто НЕ должен иметь трудовую книжку?

• Физические лица, работающие по гражданско-правовым договорам (например, подрядчики, фрилансеры)․
• Члены крестьянско-фермерских хозяйств․
• Работники, работающие по договорам, заключенным за пределами Республики Беларусь (если трудовые отношения регулируются иностранным законодательством)․
• Лица, работающие по контракту с иностранными дипломатическими представительствами․

Порядок оформления трудовой книжки

При приеме на работу

При приеме на работу работодатель обязан:

1. Оформить трудовую книжку в случае, если она не была заведена ранее (например, у впервые трудоустраивающихся лиц)․
2. Внести запись о приеме на работу не позднее недельного срока с даты заключения трудового договора․
3. Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (если организация использует печати)․
4. Выдать трудовую книжку работнику под роспись в день оформления записи․

Заполнение трудовой книжки

Записи в трудовой книжке должны быть:

• Четкими, разборчивыми, без помарок и исправлений (исправления вносятся только в установленном порядке)․
• На русском или белорусском языке (по согласованию с работником)․
• С указанием полного наименования должности (согласно штатному расписанию)․
• С указанием даты приема и даты увольнения (в формате ДД․ММ․ГГГГ)․

Пример правильной записи

Принят на должность "Инженер-технолог" в отдел главного технолога
Приказ № 45-к от 
Основание: трудовой договор от № 25

Порядок внесения изменений и исправлений

Исправление ошибок

Если в трудовой книжке допущена ошибка:

1. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальный текст․
2. На полях делается отметка «Исправленному верить» с указанием должности, фамилии, инициалов и подписи ответственного лица, а также даты исправления․
3. Вносится правильная запись в следующей строке․

Внесение изменений в связи с переименованием должности

Если должность работника была переименована, но характер работы остался прежним:

1. Вносится новая запись с указанием новой должности․
2. Указывается основание (например, приказ о переименовании должности)․
3. Предыдущая запись не зачеркивается, а остается для истории․

Порядок хранения трудовых книжек

Ответственность за хранение

Ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек несет:

• Работодатель (руководитель организации или уполномоченное лицо)․
• Специалист кадровой службы (если такая должность предусмотрена)․

Условия хранения

• Трудовые книжки хранятся в сейфе или металлическом шкафу в отделе кадров или бухгалтерии․
• Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные лица (руководитель, кадровик, бухгалтер)․
• Запрещается передача трудовых книжек третьим лицам (в т․ч․ родственникам работника)․
• При увольнении работника трудовая книжка выдается ему лично под роспись․

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Сроки выдачи

Трудовая книжка должна быть выдана работнику:

• В последний день работы (если работник отработал положенный срок)․
• Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (если работник отсутствовал в последний день)․

Порядок выдачи

При выдаче трудовой книжки:

1. Работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек․
2. В трудовой книжке делается запись об увольнении с указанием даты и основания (например, по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе нанимателя)․
3. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации․
4. Работнику выдается трудовая книжка лично в руки (не через посредников)․

Пример записи об увольнении

Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 42 Трудового кодекса Республики Беларусь
Приказ № 78-к от 
Основание: заявление от 

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Административная ответственность

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Для должностных лиц (руководителей, кадровиков):
  • Штраф от 4 до 20 базовых величин (от 160 до 800 белорусских рублей)․
  • При повторном нарушении — штраф от 20 до 50 базовых величин․
• Для юридических лиц (организаций):
  • Штраф от 20 до 100 базовых величин (от 800 до 4000 белорусских рублей)․

Иные последствия

• Отказ в выдаче трудовой книжки может быть обжалован в суде, что грозит организации дополнительными расходами на компенсации․
• Неправильные записи могут привести к проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве работника․

Новые бланки трудовых книжек (с 2025 года)

Основные изменения

С 1 января 2025 года введены новые бланки трудовых книжек, которые содержат:

• Усиленную защиту от подделок (водяные знаки, микротекст, голограммы)․
• Дополнительные поля для указания ИНН работника, номера СНИЛС (при наличии)․
• Упрощенную структуру записей для удобства заполнения․
• Вкладыши нового образца для внесения дополнительных записей․

Порядок перехода на новые бланки

Организации обязаны:

1. Заказать новые бланки у уполномоченных поставщиков (например, через Министерство финансов Республики Беларусь)․
2. Списать старые бланки в установленном порядке (с составлением акта)․
3. Начать использовать новые бланки с 1 января 2025 года․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

Нет․ В Республике Беларусь трудовая книжка должна вестись только на бумажном носителе․ Электронные аналоги не признаются․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна:

1. Работник пишет заявление об оформлении дубликата․
2. Работодатель проверяет записи в архиве или у предыдущих работодателей․
3. Оформляется дубликат трудовой книжки с указанием «Дубликат» и всех имеющихся записей․
4. В дубликат вносятся все записи с предыдущей трудовой книжки․

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом?

Нет․ Все записи должны вноситься в день события (например, приема или увольнения)․ Записи задним числом не допускаются․

Рекомендации для кадровиков и бухгалтеров

Чек-лист для проверки

• ✅ Все ли работники имеют трудовые книжки (если положено)?
• ✅ Записи в трудовых книжках соответствуют приказам?
• ✅ Нет ли исправлений без надлежащего оформления?
• ✅ Трудовые книжки хранятся в сейфе?
• ✅ Есть ли журнал учета движения трудовых книжек?
• ✅ Используются ли новые бланки (с 2025 года)?

Полезные ресурсы

• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь
• Эталон — база нормативных актов Республики Беларусь
• БЕЛТА — официальное информационное агентство

Ведение трудовых книжек в Республике Беларусь — это ответственная задача, которая требует знания нормативной базы и внимательного подхода․ С 2025 года введены новые бланки и обновленные правила, которые необходимо строго соблюдать․

Помните, что неправильное ведение трудовой книжки может привести к административной ответственности и создать проблемы как для работодателя, так и для работника․ Следите за изменениями в законодательстве и своевременно обновляйте внутренние документы своей организации․

Если у вас остались вопросы — обратитесь к специалистам отдела кадров или к юристу!