Дата актуализации: г․
Общие положения
Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ Согласно Кодексу законов о труде (КЗоТ) и Инструкции по ведению трудовых книжек, запись в ТК вносится только работодателем, уполномоченным на это лице и заверяется печатью организации․
Кто имеет право вносить записи в трудовую книжку?
- Должностное лицо, ответственное за выдачу и оформление ТК (начальник отдела кадров, руководитель организации, уполномоченный сотрудник)․
- Индивидуальный предприниматель (ИП), если он выступает в роли работодателя․
- Представительство иностранной организации, если оно зарегистрировано в РФ․
Запись в ТК должна сопровождаться подписью уполномоченного лица и печатью работодателя․ Печать не должна закрывать подписи․
Ведение трудовых книжек у индивидуального предпринимателя
С 1 января 2015 г․ статья 241 КЗоТ была исключена, и ИП получил право самостоятельно оформлять работников без привлечения центров занятости․ При этом:
- ИП обязан вести трудовые книжки всех работников, отработавших у него более пяти дней, если работа является их основной․
- Записи в ТК ИП вносит либо сам (если он имеет статус работодателя), либо уполномоченный сотрудник (бухгалтер, кадровик)․
- У ИП может быть печать (штамп) – в этом случае она используется для заверения записей․
Какие записи вносятся в трудовую книжку?
Согласно пунктам 9 и 10 Инструкции, в ТК вносятся следующие сведения:
- Приём на работу (дата, должность, основание, номер приказа)․
- Перевод на другую постоянную работу (дата, новая должность, основание)․
- Увольнение (дата, причина, номер приказа)․
- Награждения и поощрения (дата, вид награды, основание)․
- Изменения в условиях труда (например, сокращение рабочего времени)․
Предприниматель и запись в собственную трудовую книжку
Существует два распространённых вопроса:
Может ли ИП оформить трудовой договор с собой?
Нет․ ИП не имеет права заключать трудовой договор с самим собой․ Трудовой договор подразумевает наличие работодателя и работника, а в случае ИП он одновременно и тот, и другой․ Поэтому запись в ТК «о приёме на работу» самого ИП не имеет юридических оснований и не признаётся Пенсионным фондом․
Что делать, если ИП хочет оформить свою трудовую историю?
Для фиксирования трудового стажа ИП может использовать альтернативные документы:
- Свидетельство о регистрации ИП (для подтверждения периода самостоятельной деятельности)․
- Договоры подряда, аренды и другие гражданско‑правовые соглашения, подтверждающие доходы․
- Платёжные документы (квитанции, выписки из банковского счёта) для подтверждения уплаты страховых взносов․
Эти документы могут быть предоставлены в ПФР при расчёте пенсионных прав, но они не заменяют трудовую книжку․
Порядок оформления записи в трудовую книжку у ИП
Для каждого работника ИП следует выполнить следующие шаги:
- Подготовка приказа о приёме, переводе или увольнении (шапка приказа: «ИП Иванов И․И;, ОГРНИП 123456789012345, ИНН 1234567890»)․
- Подписание приказа руководителем ИП (или уполномоченным лицом)․
- Печать (если есть) ставится в правом нижнем углу приказа, не закрывая подписи․
- Заполнение соответствующей графы в ТК:
- Графа 1 – порядковый номер записи․
- Графа 2 – дата приёма/перевода/увольнения․
- Графа 3 – должность, основание, номер приказа․
- Графа 4 – подпись работодателя (ИП) и печать․
- Выдача ТК работнику (если он её ещё не имеет) и внесение первой записи (приём на работу)․
Последствия ошибок при внесении записей
- Запись без подписи или печати считается недействительной и может быть отклонена ПФР․
- Неправильные даты (например, будущая дата) могут привести к штрафу за нарушение трудового законодательства․
- Отсутствие записи о приёме/увольнении усложняет подтверждение стажа при расчёте пенсии․
- Если ИП вносит запись о себе, ПФР не признаёт её, и такой стаж не учитывается․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ИП вести трудовую книжку у себя?
Трудовую книжку ведут только работники, нанятые ИП․ Сам ИП трудовую книжку вести не обязан․
Можно ли использовать электронную форму трудовой книжки?
С 2022 г; в РФ введена электронная трудовая книжка (ЭТК)․ ИП может оформить ЭТК для своих работников через портал Госуслуг, при условии наличия электронной подписи․
Что делать, если у ИП нет печати?
Отсутствие печати не является препятствием: запись может быть заверена только подписью уполномоченного лица․ Однако наличие печати упрощает процесс и устраняет сомнения у проверяющих органов․
Как оформить запись о награждении работника?
Необходимо оформить приказ «О награждении», указать дату, вид награды, основание, подписать и заверить печатью․ Затем в ТК в графе 3 указывается «Награждение», в графе 4 – подпись и печать․
Внесение записей в трудовую книжку – важный элемент трудовых отношений, регулируемый чётким набором правил․ Для индивидуального предпринимателя ключевые моменты таковы:
- ИП может вести трудовые книжки только своих работников, а не себя․
- Записи в ТК оформляются приказом, подписью уполномоченного лица и печатью (если она есть)․
- Ошибки в оформлении могут привести к отказу ПФР в признании стажа․
- Для собственного трудового стажа ИП использует альтернативные документы, а не трудовую книжку․
Соблюдение всех требований законодательства позволяет избежать проблем при проверках и гарантировать правильный учёт трудового стажа как работников, так и самого предпринимателя․
Статья подготовлена на основе актуальной информации из официальных нормативных актов и практических рекомендаций, действующих на момент ;