Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), которая постепенно заменяет бумажный аналог. Однако работник вправе выбрать формат ведения. В этой статье подробно разберем, какие документы нужны для оформления трудовой книжки, порядок действий для работодателя и ключевые нюансы на 2026 год.
Что такое трудовая книжка и какие виды бывают?
Трудовая книжка (ТК) — это документ, в котором фиксируются все этапы трудовой деятельности: прием, переводы, увольнение, награждения. Существует два вида:
- Бумажная трудовая книжка, традиционный формат в обложке с вкладышами.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровая версия, ведущаяся в информационной системе Пенсионного фонда (СФР).
С 1 января 2024 года ЭТК стала основным форматом, но работник может письменно заявить о желании получить бумажный вариант. При этом работодатель обязан вести запись в электронном реестре в любом случае.
Какие документы нужны для оформления трудовой книжки?
Для оформления трудовой книжки (как бумажной, так и электронной) работодателю необходимо собрать следующий пакет документов от нового сотрудника:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
- Документы об образовании (диплом, аттестат, сертификаты) — если они требуются для занимаемой должности.
- Трудовой договор (в письменной форме).
Важно: Если вы принимаете на работу студента или человека без официального опыта, бумажную книжку заводить не нужно. Достаточно оформить электронную запись через СФР. Однако если у работника уже есть бумажная книжка (например, от предыдущего места работы), ее необходимо принять и продолжить заполнение.
Порядок оформления трудовой книжки для работодателя
Оформление трудовой книжки, обязанность работодателя. Процесс включает несколько этапов:
Оформление приема на работу
- Подписание трудового договора с сотрудником.
- Издание приказа о приеме на работу (форма Т-1 или локальный аналогичный документ).
- Внесение записи в трудовую книжку (если выбрана бумажная версия).
Заполнение трудовой книжки (для бумажного варианта)
Запись должна быть сделана черными, синими или фиолетовыми чернилами, без исправлений, помарок и сокращений. Указываются:
- Дата приема.
- Наименование организации и ОКПО (если требуется).
- Должность, специальность, профессия.
- Основание приема (номер и дата приказа).
- Подписи: работника и представителя работодателя (с расшифровкой).
- Печать организации.
Срок оформления: не более 5 рабочих дней со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ).
Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК)
При выборе электронного формата работодатель обязан:
- Передать сведения о приеме, переводе, увольнении в СФР (Социальный фонд России) в электронном виде.
- Уведомить работника о внесении записи (обычно через личный кабинет на Госуслугах или СФР).
- При получении заявления от работника о выдаче бумажной книжки, оформить ее в течение 5 рабочих дней.
Примечание: Даже при ведении ЭТК работник может запросить выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде. Выдать ее можно через МФЦ, СФР или Госуслуги.
Особенности заполнения и хранения
- Вкладыши: Если все страницы одного раздела (например, записей об увольнении) заполнены, необходимо оформить дополнительный вкладыш. Он является неотъемлемой частью книжки.
- Графа 13: При выдаче бумажной книжки на руки в графе 13 делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Подпись сотрудника ставится при получении.
- Хранение: Бумажную книжку хранит работник. Работодатель ведет архив копий приказов и документов.
Как посмотреть электронную трудовую книжку?
Работник может ознакомиться со своей ЭТК через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая книжка»).
- Личный кабинет на сайте СФР (требуется регистрация).
- МФЦ — по запросу выдается бумажная выписка.
Все записи в ЭТК вносятся в течение 1 месяца с даты события (прием, увольнение и т.д.).
Что нужно помнить: ключевые правила
- Сроки: Оформление — до 5 рабочих дней. Передача данных в СФР — в месячный срок.
- Документы: Паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом (если требуется), трудовой договор.
- Формат: По умолчанию — электронный. Бумажный, только по письменному заявлению работника.
- Заполнение: Чернила черного/синего/фиолетового цвета, без исправлений.
- Ответственность: Неправильное оформление или несвоевременная передача данных в СФР влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Оформление трудовой книжки — обязательная процедура при приеме на работу. В 2026 году приоритет отдается электронному формату, но работник сохраняет право на бумажный носитель. Работодателю важно собрать полный пакет документов, соблюсти сроки и корректно заполнить записи. При сомнениях рекомендуется консультироваться с актуальными версиями Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Минтрудом) и законодательством РФ.
Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением проверяйте изменения в нормативных актах.