Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ Приём на работу — первый момент, когда работодатель обязан оформить запись в этом документе․ Ниже подробно рассмотрены правовые основы, необходимые документы, порядок заполнения и типичные ошибки․

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66‑71) запись о приёме на работу вносится в течение пяти рабочих дней после издания приказа (или иного распоряжения) о приёме․ При этом:

• Если сотрудник отработал ≤ 5 календарных дней и сразу уходит, трудовую книжку возвращают без записей․
• Для работников, отработавших более 5 дней, запись обязательна․
• Записи о приёме, переводе, совместительстве и увольнении могут вноситься как последовательно, так и блоками (одновременно о приёме и увольнении) – главное, чтобы они отражали реальную хронологию․

Какие документы нужны при приёме на работу

Для корректного заполнения трудовой книжки работодатель запрашивает у соискателя следующие документы:

1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)․
2. СНИЛС․
3. Трудовая книжка (бумажная) или справка о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) – СТД‑Р/СТД‑СФР․
4. Документы, подтверждающие образование (диплом, сертификат) – при необходимости․
5. Свидетельство о браке (если требуется для расчёта надбавок)․
6. Заявление работника о приёме на работу (подписанное обеими сторонами)․

При работе с ЭТК дополнительно требуется:

• Согласие работника на ведение электронной книги․
• Код доступа к личному кабинету в системе «Электронная трудовая книжка»․

Порядок заполнения бумажной трудовой книжки

ьный лист

ьную страницу заполняет ответственный специалист работодателя, используя данные из паспорта, СНИЛС и, при наличии, справки о переходе на ЭТК․

Запись о приёме на работу

Запись вносится в раздел «Записи о приёме на работу» (страница 2‑3)․ Образец записи:

Дата приёма – 
ФИО работника – Иванов Иван Иванович
Должность – инженер‑технолог
Наименование организации – ООО «Технопром»
Основание – приказ № 45 от 
Срок договора – бессрочный
Условия – полная занятость, испытательный срок 3 месяца

Сроки внесения записи

Запись в бумажную книгу обязана быть внесена в течение пяти рабочих дней после издания приказа о приёме․ Если работник уходит до истечения пяти дней, запись не делается, а книга возвращается без отметок․

Что делать при ошибке

• Если запись сделана неверно, её исправляют штампом «Исправление» и подписью ответственного лица․
• При необходимости добавить запись о расторжении договора (если увольнение произошло до внесения первой записи) – делается в отдельной строке с указанием даты увольнения и основания․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Особенности заполнения

ЭТК заполняется в системе «Электронная трудовая книжка» тем же специалистом, что и бумажную книгу, но:

• Данные берутся из электронных документов (паспорт, СНИЛС, СТД‑Р/СТД‑СФР)․
• Запись вносится автоматически после подтверждения приказа в системе․
• Работник получает уведомление в личный кабинет и может просмотреть запись онлайн․

Переход с бумажной книги на ЭТК

Если в трудовой книжке уже есть закрывающая запись о переходе на ЭТК, работодатель обязан вести только электронный вариант․ При отсутствии такой записи необходимо оформить переход (приказ № … от …) и закрыть бумажную книгу․

Специальные случаи

Приём на работу по совместительству

Запись вносится в отдельный блок «Совместительство», указывается количество часов в неделю и срок действия договора․

Приём на работу с испытательным сроком

В записи указывается «испытательный срок – 3 месяца»․ По окончании испытания делается отдельная запись о подтверждении (или о прекращении) трудового договора․

Приём на работу в рамках перевода из другой организации

Если работник переводится внутри одной группы компаний, в запись указывается «перевод» и указывается прежнее место работы․

Примеры записей в трудовой книжке

Пример для бумажной книги

 Иванов Иван Иванович инженер‑технолог ООО «Технопром» приказ № 45 от бессрочный полная занятость, испытательный срок 3 месяца

Пример для ЭТК (скриншот условный)

В системе отображается следующая строка:

• Дата:
• Организация: ООО «Технопром»
• Должность: инженер‑технолог
• Основание: приказ № 45 от
• Тип договора: бессрочный

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли сразу оформить ЭТК, если у работника есть бумажная книжка?
   Да, при условии, что в бумажной книге отсутствует закрывающая запись о переходе на ЭТК․ Переход оформляется приказом работодателя․
2. Что делать, если работник отработал 4 дня и уходит?
   Трудовую книжку возвращают без записей, так как срок работы ≤ 5 дней․
3. Кому в организации отвечать за заполнение трудовой книжки?
   За ведение трудовых книжек отвечает специалист отдела кадров (или уполномоченный руководитель)․
4. Можно ли вносить запись о приёме и увольнении в один день?
   Да, если работник сразу же уходит (например, отказался от работы)․ Запись делается блоком: сначала «приём», затем «увольнение» с указанием соответствующих дат и оснований․
5. Какие штрафы предусмотрены за несвоевременное ведение трудовой книжки?
   Работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф от 2 000 до 5 000 рублей) за нарушение сроков внесения записей․

Ведение трудовой книжки при приёме на работу впервые – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения сроков․ Ключевые моменты:

• Проверить наличие необходимых документов (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка/ЭТК)․
• Сформировать приказ о приёме и оформить заявление работника․
• Внести запись в течение пяти рабочих дней (если сотрудник отработал более 5 дней)․
• При работе с ЭТК использовать официальную систему и обеспечить согласие работника․
• Соблюдать правила оформления при особых формах трудовых отношений (совместительство, перевод, испытательный срок)․

Точное и своевременное ведение трудовой книжки защищает интересы как работника, так и работодателя, упрощает расчёт страховых и пенсионных выплат и исключает возможные административные санкции․

Дата публикации:  г․ 14:43