Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В 2026 году в России продолжается переход к электронным трудовым книжкам, однако бумажные трудовые книжки все еще используются. В этой статье мы подробно рассмотрим порядок оформления на работу, ведение и заполнение трудовых книжек, а также особенности работы с электронными и бумажными версиями.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, который ведется работодателем и содержит сведения о трудовой деятельности работника. Она является основным документом, подтверждающим стаж работы и право на различные социальные льготы.

Бумажная или электронная трудовая книжка?

В настоящее время в России действуют два вида трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка: Имеет физический носитель и заполняется вручную работодателем.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Ведется в электронном виде и хранится в Пенсионном фонде Российской Федерации (ПФР).

Важно: С 1 января 2026 года завершается переходный период, и все сведения о трудовой деятельности работников должны формироваться работодателем в электронном виде и передаваться в ПФР. Однако, в некоторых случаях, бумажная трудовая книжка все еще может быть оформлена.

Порядок оформления на работу

При приеме на работу необходимо выполнить следующие действия:

Сбор необходимых документов:

• Паспорт работника.
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
• Документы об образовании (при необходимости).
• Медицинская справка (при необходимости).
• Другие документы, предусмотренные законодательством.

Оформление трудового договора: Трудовой договор – это основа трудовых отношений между работником и работодателем. В нем указываются условия работы, права и обязанности сторон.
Заполнение личной карточки работника (форма Т-2): Личная карточка содержит сведения о работнике, его образовании, стаже работы и других важных данных.
Запись о приеме на работу в трудовую книжку: Работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу.
Оформление других документов: В зависимости от специфики работы, могут потребоваться другие документы, такие как приказ о приеме на работу, должностная инструкция и т.д.

Запись о приеме на работу в трудовую книжку

Запись о приеме на работу вносится работодателем в трудовую книжку работника. В записи указываются:

• Дата приема на работу.
• Наименование организации.
• Должность работника.
• Вид работы (например, основная, временная, по совместительству).

Образец записи о приеме на работу в трудовую книжку:

Приказ № ____ от «___» ________ 20___ г.
Принять на работу в должности ____________________________________
____________________________________________________________________

Ведение и заполнение трудовой книжки

• Бумажная трудовая книжка: Ведется работодателем в соответствии с требованиями ТК РФ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек. Записи вносятся вручную, без исправлений и помарок.
• Электронная трудовая книжка: Ведется работодателем в электронном виде через систему ПФР. Записи вносятся в электронном виде и подписываются электронной подписью работодателя.

Важно: Работодатель обязан вести трудовую книжку работника в течение всего срока его работы. Исправления в трудовую книжку вносятся только с указанием причины и даты исправления.

Особенности заполнения трудовой книжки при различных обстоятельствах

• Приеме на работу новичка без стажа: В случае приема на работу новичка без стажа, в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу без указания предыдущих мест работы.
• Приеме на работу по срочному трудовому договору: В трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием срока действия трудового договора.
• Приеме на работу при переводе на другую постоянную работу к другому работодателю: В трудовую книжку вносится запись о переводе работника на другую постоянную работу к другому работодателю.
• Приеме на работу на выборную должность: В трудовую книжку вносится запись о приеме на выборную должность.

Переход на электронную трудовую книжку

С 1 января 2026 года завершается переходный период, и все сведения о трудовой деятельности работников должны формироваться работодателем в электронном виде и передаваться в ПФР. Это означает, что бумажные трудовые книжки будут использоваться только в исключительных случаях.

Как получить трудовую книжку впервые?

При оформлении на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем. Работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу. В некоторых случаях, работнику может быть выдана электронная трудовая книжка.

Где получить консультацию?

Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки, вы можете обратиться за консультацией к специалистам по кадровому делопроизводству или в государственные органы, ответственные за трудовые отношения.

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс Российской Федерации: [https://www.consultant.ru/document/trk_russ_2023_2/](https://www.consultant;ru/document/trk_russ_2023_2/)
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек: [https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5300/](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5300/)
• Приказ Минтруда России от N 320н: [https://consultant.ru/document/cons_doc_LAW_364058/](https://consultant.ru/document/cons_doc_LAW_364058/)

Трудовая книжка – важный документ, который необходимо правильно оформлять и вести. В 2026 году в России продолжается переход к электронным трудовым книжкам, поэтому важно быть в курсе всех изменений в законодательстве. Соблюдение требований ТК РФ и Порядка ведения и хранения трудовых книжек поможет избежать проблем и защитить свои права.