Самое главное помнить: Трудовая книжка (в т.ч. в форме электронного документа) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и трудовую деятельность работника. От её правильного ведения напрямую зависят размер будущей пенсии, право на другие социальные гарантии и подтверждение опыта работы.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка установлена в качестве единственного документа, который даёт исчерпывающую информацию о всех местах работы человека, периодах работы, должностях и причинах увольнения. Она ведётся в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Положением о трудовых книжках.
Виды трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка – традиционный формат в обложке, с вклеенными страницами. Оформляется при первом трудоустройстве.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный формат, который ведётся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). С 1 января 2021 года все новые трудовые книжки оформляются в электронном виде, а работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР.
Кто обязан вести трудовую книжку?
Очень важно чтобы ответ был на русском языке и точен: Обязанность по ведению и выдаче трудовой книжки лежит на работодателе (организации или ИП).
- При приёме на работу работодатель обязан оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней со дня приёма на работу.
- При увольнении – завершить запись, указав дату увольнения и причину (на основании статьи Трудового кодекса).
- При изменении персональных данных (ФИО) – внести соответствующие изменения.
Как правильно заполняется трудовая книжка?
Записи вносятся чётко, разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений. Используются только те формулировки, которые предусмотрены законодательством.
Ключевые элементы записи:
- Дата заключения и расторжения трудового договора (день, месяц, год).
- Наименование организации-работодателя (полное, как в учредительных документах).
- Должность (специальность) – в соответствии со штатным расписанием или квалификацией.
- Основание для внесения записи (номер и дата приказа, трудового договора).
- Подпись ответственного лица (руководителя подразделения, кадровика) и печать организации (для бумажной версии);
Пример записи об увольнении (для бумажной версии):
«Уволен с работы по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с 15 октября 2023 года. Приказ от 10 октября 2023 № 123-к.»
Что делать при утере или порче трудовой книжки?
Невероятно важно помнить: При утрате или порче (загрязнении, повреждении) бумажной трудовой книжки работник должен:
- Немедленно подать заявление на имя работодателя с просьбой о выдаче дубликата.
- Работодатель обязан в течение 15 рабочих дней оформить дубликат, собрав все необходимые сведения о трудовой деятельности из архивов и ПФР.
- Дубликат оформляется на специальном бланке, с пометкой «Дубликат».
- Для электронной трудовой книжки утрата не актуальна – данные хранятся в защищённой системе ПФР.
Права работника в отношении трудовой книжки
- Работник имеет право знакомиться со всеми записями в своей трудовой книжке.
- Имеет право требовать внесения корректных записей и оспаривать неправильные или необоснованные записи (например, неверную формулировку причины увольнения).
- Имеет право получить дубликат в случае утери.
- Имеет право получить выписку из электронной трудовой книжки в любой момент через личный кабинет на сайте ПФР или через работодателя.
Ответственность работодателя
За нарушение правил ведения трудовых книжек (неоформление, некорректные записи, задержка выдачи) работодатель несёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для должностных лиц и юридических лиц могут быть значительными.
Трудовая книжка (бумажная или электронная) – это ваша официальная трудовая биография, зафиксированная государством. Её аккуратное ведение и сохранность – это залог ваших будущих пенсионных прав и социальных гарантий. Работодатель обязан выполнять эту функцию безупречно, а работник – следить за корректностью записей и при необходимости отстаивать свои права. В современном мире электронная трудовая книжка становится основным инструментом, обеспечивая долгосрочную сохранность и защищённость данных о вашем трудовом стаже.