Дата актуализации: г.
Правовая основа
Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Ключевые статьи:
- Статья 66 ТК РФ – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
- Статья 66‑1 ТК РФ – порядок выдачи и предоставления сведений о трудовой деятельности.
- Статья 84‑1 ТК РФ – сроки и порядок выдачи книжки при прекращении трудового договора.
С 1 января 2021 г. в России допускается электронная трудовая книжка (ЭТК). Выбор формы (бумажная или электронная) делается работником в письменной форме.
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку
- Первая работа. Первый работодатель обязан оформить и выдать трудовую книжку (или выписку из ЭТК) в течение 5 дней со дня начала работы.
- Перевод из одной организации в другую. При переходе на новое место работы книжка передаётся от старого работодателя новому.
- Увольнение, расторжение, окончание контракта. Трудовую книжку необходимо выдать в последний рабочий день (Статья 84‑1 ТК РФ).
- Отказ от бумажного варианта. Если работник выбирает электронную форму, ему выдают подтверждающий документ (выписку) на руки.
Пошаговый алгоритм выдачи трудовой книжки
3.1 При приёме на работу (первая работа)
- Работодатель заполняет раздел «Приём на работу» в книжке: дата, название организации, должность, тариф.
- Работник подписывает запись и получает книжку в течение 5 календарных дней с начала работы.
- Если работник выбирает электронный вариант, он подаёт письменное заявление, а работодатель выдает выписку из ЭТК.
3.2 При переводе
- Старый работодатель вносит запись об переводе (дата, новое место работы).
- Новая организация в течение 5 дней вносит запись о приёме и выдаёт книжку (или выписку).
3.3 При увольнении
- В последний рабочий день в книжку вносят запись об увольнении (дата, причина, основание).
- Работник подписывает запись.
- Работодатель выдаёт книжку в тот же день. Если работник не может лично получить документ, книжку можно отправить по почте (только после получения согласия работника).
- Если книжка не выдана в срок, работодатель несёт материальную и административную ответственность (штрафы, компенсация за задержку).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК хранится в Федеральной государственной информационной системе «Трудовая книжка». Основные особенности:
- Оформление происходит полностью онлайн через портал trudbook.gov.ru.
- Работник получает доступ к своей книжке через личный кабинет (логин + пароль).
- При выборе ЭТК работодатель обязан выдать печатную выписку (если у работника ранее не было бумажной книжки).
- ЭТК можно использовать при трудоустройстве в любой организации, в т.ч. в государственных учреждениях.
Что делать, если трудовую книжку не выдали
5.1 Шаги для работника
- Обратиться к работодателю с письменным запросом (рекомендовано отправить заказным письмом).
- Если ответ не получен в течение 10 дней, написать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в прокуратуру.
- При необходимости подать иск в суд о взыскании штрафа и компенсации за задержку.
5.2 Ответственность работодателя
- Штраф за несвоевременную выдачу трудовой книжки – до 30 000 руб. (для юридических лиц) и до 15 000 руб. (для индивидуальных предпринимателей).
- В случае отказа от выдачи – материальная компенсация за невозможность оформления новых трудовых отношений.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кому обязан вести трудовую книжку?
Все работодатели, за исключением физических лиц‑не ИП, которые не обязаны вести книжку, если их работники работают менее пяти дней и работа не является основной.
Можно ли вернуть трудовую книжку после увольнения?
Да. Работник может вернуть книжку в течение трёх дней после получения, если она была выдана в электронном виде (выписка) – в таком случае оригинал хранится у работодателя до востребования.
Что делать, если работодатель отказывается от передачи ЭТК?
Требовать письменный отказ и сразу обратиться в ГИТ. По закону работник имеет право на любой из двух вариантов – бумажную книжку или электронную.
Можно ли работать без трудовой книжки?
Теоретически – да, если работник отказывается от её ведения и оформлен в электронном виде. Однако большинство организаций требуют наличие книжки для подтверждения стажа.
Для работников:
- Сразу после начала работы проверьте, что запись в книжке сделана и подпишите её.
- Сохраняйте копию выписки из ЭТК (если выбрали электронный вариант).
- В случае задержки – действуйте быстро: письменный запрос → жалоба в ГИТ → суд.
Для работодателей:
- Обязательно фиксируйте все изменения в трудовой книжке в течение 5 дней.
- При увольнении выдавайте книжку в тот же день или согласуйте отправку по почте.
- Ведите реестр выдачи/получения книжек, чтобы избежать претензий.
- Следите за актуальностью электронных сервисов и своевременно информируйте сотрудников о переходе на ЭТК.
Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий ваш профессиональный стаж и права. Правильное её оформление и своевременная выдача защищают интересы как работника, так и работодателя.