Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина․ Ведение и оформление записей в ней регулируются Трудовым кодексом РФ (ст․ 66) и Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовых книжках»․ Ниже подробно рассмотрены все типы записей, которые необходимо вносить в трудовую книжку, а также порядок их оформления․
Общие требования к оформлению записей
- Записи делаются чернилами синего или чёрного цвета (или печатным способом)․
- Каждая запись начинается с новой строки․
- В поле «Дата» указывается день, месяц и год (например, )․
- В поле «Основание» указывается номер и дата приказа, распоряжения или иного документа, на основании которого производится запись․
- В поле «Содержание записи» кратко, но полно отражается суть события (приём на работу, перевод, повышение, награждение, увольнение и т․д․)․
- Подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печать организации ставятся внизу записи․
Основные виды записей в трудовой книжке
Запись о приёме на работу
Делается при первом трудоустройстве гражданина в организацию или при повторном приёме после увольнения․
- Дата – день принятия на работу․
- Основание – номер и дата приказа о приёме․
- Содержание – «Принят на работу в должность наименование должности по штатному расписанию»․
Запись о переводе на другую работу (внутренний перевод)
Осуществляется при изменении должности, структурного подразделения или условий труда без разрыва трудового договора․
- Дата – день вступления перевода в силу․
- Основание – приказ о переводе․
- Содержание – «Переведён с должности старая должность на должность новая должность в подразделение наименование подразделения»․
Запись о повышении по службе (повышение квалификации, присвоение разряда)
Оформляется, когда сотрудник получает более высокую квалификационную категорию, разряд или звание․
- Дата – день вступления изменения в силу․
- Основание – приказ о повышении/присвоении разряда․
- Содержание – «Присвоен квалификационный разряд номер разряда по профессии наименование профессии» или «Повышен до должности новая должность»․
Запись о поощрении (награждение, благодарность, премия)
Вносится, если работник получил официальное поощрение за трудовые достижения․
- Дата – день издания приказа о поощрении․
- Основание – номер и дата приказа о поощрении․
- Содержание – «Поощрён объявлением благодарности (или премией) за краткое описание достижения»․
Запись о применении дисциплинарного взыскания
Оформляется только в случае, если взыскание не снято и не погашено․
- Дата – день издания приказа о применении взыскания․
- Основание – номер и дата приказа․
- Содержание – «Применено дисциплинарное взыскание в виде выговора/строгого выговора/увольнения за прогул»․
Запись о переводе на другую работу по инициативе работника (увольнение по собственному желанию)
Делается при расторжении трудового договора по инициативе сотрудника․
- Дата – последний день работы․
- Основание – заявление работника и приказ об увольнении․
- Содержание – «Уволен по собственному желанию»․
Запись об увольнении по инициативе работодателя
Включает сокращение штата, нарушение трудовой дисциплины, ликвидацию организации и другие основания․
- Дата – день увольнения․
- Основание – приказ об увольнении (с указанием статьи ТК РФ)․
- Содержание – пример: «Уволен в связи с сокращением штата (ст․ 81 ТК РФ)» или «Уволен за прогул (ст․ 81 ТК РФ, п․ 6)»․
Запись о восстановлении на работе
Делается, если работник восстановлен по решению суда или трудовой инспекции․
- Дата – день восстановления․
- Основание – решение суда/инспекции и приказ о восстановлении․
- Содержание – «Восстановлен на работе в должности наименование должности»․
Запись о изменении реквизитов организации
Если меняется наименование, ИНН, ОГРН или юридический адрес работодателя, в трудовой книжке делается соответствующая пометка․
- Дата – день внесения изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП․
- Основание – выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП․
- Содержание – «Изменено наименование организации с старое наименование на новое наименование»․
Особенности ведения трудовой книжки при совместительстве
При внешнем совместительстве записи делаются в основной трудовой книжке только по основному месту работы․ По месту совместительства ведётся отдельная трудовая книжка (или справка о работе)․
Что нельзя вносить в трудовую книжку
- Личные данные, не связанные с трудовой деятельностью (семейное положение, образование, хобби)․
- Оценки работы, субъективные замечания․
- Сведения о больничных листах, отпусках (если они не связаны с изменением трудового договора)․
- Любые записи, не подтверждённые приказом или иным внутренним документом организации․
Практический пример оформления записи
Основание: Приказ № 125 от «О приёме на работу» Содержание: Принят на работу в должность инженера‑конструктора 1‑го разряда по штатному расписанию․ Подпись: ___________________ М․П․
Правильное ведение трудовой книжки – важная обязанность работодателя и право работника․ Соблюдение установленных норм обеспечивает юридическую защиту обеих сторон, упрощает подтверждение стажа и трудовой истории при приёме на новую работу, назначении пенсии и получении социальных выплат․ Рекомендуеться регулярно проводить внутренний аудит трудовых книжек, обучать кадровых специалистов и использовать шаблоны, утверждённые внутренними локальными актами организации․