Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все важные события в трудовой жизни сотрудника.
Ниже вы найдете подробный разбор того, когда и как вносится запись о приёме, увольнении, переходе на электронные сведения и других событиях.

Общие положения

• Трудовой кодекс РФ (статья 66) обязывает работодателя вести трудовые книжки для всех сотрудников, которые проработали у него более пяти дней, если работа является основной.
• Записи в трудовой книжке должны быть сделаны в течение пяти рабочих дней после издания приказа о приёме.
• При увольнении запись делается в день увольнения.
• Для перехода на электронные сведения запись делается после получения заявления сотрудника.
• Трудовая книжка хранится у работодателя в течение 30 лет с момента увольнения.

Когда вносится запись о приёме на работу?

1. После издания приказа о приёме сотрудника.
2. Запись обычно делается в пятый рабочий день после начала работы.
3. В записи фиксируются:
   • ФИО сотрудника;
   • должность и должностные обязанности;
   • вид работы (полная занятость, неполная, временная и т.д.);
   • начальная заработная плата;
   • дата начала работы.
4. Запись заверяется подписью работодателя и сотрудника.

Пример записи о приёме:

«Приём на работу: Иванов Иван Иванович, должность – бухгалтер, вид работы – основная, зарплата – 50 000 ₽, дата начала работы – .»

Когда вносится запись об увольнении?

1. Запись делается в день увольнения.
2. В записи фиксируются:
   • ФИО сотрудника;
   • должность;
   • дата увольнения;
   • причина увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по инициативе работника и т.д.).
3. Запись заверяется подписью работодателя и сотрудника.

Пример записи об увольнении:

«Увольнение: Иванов Иван Иванович, должность – бухгалтер, дата увольнения – , причина – по соглашению сторон.»

Когда вносится запись о переходе на электронные сведения?

1. Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронные сведения.
2. После получения заявления работодатель делает запись в бумажной трудовой книжке о переходе.
3. Запись подтверждает, что с указанной даты сведения о сотруднике хранятся в электронном виде.
4. Запись заверяется подписью работодателя.

Пример записи о переходе на электронные сведения:

«Переход на электронные сведения: Иванов Иван Иванович, дата перехода – .»

Сроки и порядок оформления записей

• Запись о приёме: в течение пяти рабочих дней после издания приказа.
• Запись об увольнении: в день увольнения.
• Запись о переходе на электронные сведения: после получения заявления.
• Записи в трудовой книжке должны быть сделаны в первый рабочий день после наступления соответствующего события, если это возможно.

Кто отвечает за ведение трудовой книжки?

Для правильного оформления записей работодателю рекомендуется:

• Назначить ответственного за работу с трудовыми книжками отдельным приказом.
• Обеспечить наличие у ответственного всех необходимых документов (приказы, заявления, справки).
• Провести обучение персонала, ответственного за кадровую документацию.

Особенности для индивидуальных предпринимателей

• ИП часто ведут трудовые книжки лично, оформляя запись о приёме самостоятельно.
• Запись заверяется подписью ИП.
• Важно соблюдать сроки: запись о приёме в течение пяти рабочих дней, запись об увольнении в день увольнения.

Проблемы и рекомендации

1. Неправильные сроки – работодатели иногда делают запись о приёме позже, чем 5 дней. Это может привести к штрафам.
2. Отсутствие подписи – запись без подписи считается недействительной.
3. Рекомендуется использовать электронную систему (например, «Главбух»), чтобы автоматизировать процесс и избежать ошибок.
4. Проверяйте, чтобы в записи были указаны все обязательные сведения: ФИО, должность, вид работы, зарплата, даты начала и окончания работы.
5. Храните копии всех записей в электронном виде для удобства доступа и проверки.

Записи в трудовой книжке – это обязательный элемент кадрового делопроизводства. Соблюдение сроков и правильное оформление позволяют избежать юридических рисков и обеспечивают прозрачность трудовых отношений.