Трудовая книжка – основной документ работника, в котором фиксируются все изменения в его трудовой истории: приёмы, переводы, увольнения, стаж и пр. При передаче и возврате этой книжки обе стороны (работодатель и работник) обязаны оформить расписку. Без надлежащей расписки могут возникнуть споры о праве собственности, недостачах и даже штрафы до 50 000 рублей.

Правовая база

Оформление расписки регулируется следующими нормативными актами:

• Инструкция о трудовых книжках (п. 79, ч. 2‑4);
• Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84);
• Форма Т‑61 «Записка‑расчёт при прекращении трудового договора»;
• Приказы и образцы, размещённые на официальных ресурсах (SPOK.BY, КонсультантПлюс, «Время бухгалтера»).

Все эти документы требуют, чтобы факт передачи книжки фиксировался подписью работника и, при необходимости, подписью представителя работодателя.

Когда требуется расписка?

1. Приём трудовой книжки от работника – в случае, если работник передаёт книжку в кадровую службу (например, при переводе, реорганизации, переходе на электронную трудовую книжку).
2. Выдача книжки работнику – при приёме на работу, после восстановления книжки, а также при увольнении.
3. Возврат книжки после её временного изъятия – при проверках, командировках, обучении и т.п.
4. Получение книжки от наследников – в случае смерти работника.

Основные реквизиты расписки

В зависимости от ситуации в расписку включают следующие графы (по образцу из SPOK.BY и КонсультантПлюс):

В некоторых организациях граф может быть больше – например, отдельные поля для указания «даты возврата расписки» или «способа передачи (вручную, почтой)».

Пошаговый порядок оформления расписки

Приём трудовой книжки от работника

1. Проверьте состояние книжки (отсутствие страниц, повреждения). При наличии дефектов отметьте их в графе «Состояние книжки».
2. Заполните реквизиты (дата, ФИО, паспортные данные, название организации).
3. Укажите основание – например, «передача книжки в связи с реорганизацией организации (слияние)».
4. Работник ставит подпись в графе «Подпись работника» и получает копию расписки (если требуется).
5. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись и печать.
6. Копию расписки помещают в личное дело работника.

Выдача трудовой книжки работнику (при приёме на работу, увольнении, возврате)

1. Убедитесь, что в книжке отражены все необходимые записи (приём, переводы, увольнение).
2. Заполните расписку, указав основание – «выдача книжки при приёме на работу», «выдача книжки при увольнении», «возврат книжки после временного изъятия».
3. Работник проверяет книжку, ставит подпись в графе «Подпись работника» и получает оригинал книжки.
4. Кадровик подписывает расписку, ставит печать и сохраняет оригинал расписки в личном деле.

Возврат книжки от наследников (смерть работника)

1. Получите документы, подтверждающие право наследника (свидетельство о смерти, свидетельство о праве наследования).
2. Оформите расписку, указав «получение трудовой книжки от наследника Ф.И.О. (родственная связь)».
3. Наследник подписывает расписку, подтверждая факт передачи книжки.
4. Кадровик подписывает, ставит печать и вносит запись в журнал учёта наследственных прав.

Образцы расписок (скачать)

Ниже представлены ссылки на готовые шаблоны в популярных форматах (DOC, PDF). Все шаблоны соответствуют требованиям Т‑61 и рекомендациям КонсультантПлюс.

• Расписка о приёме трудовой книжки от работника (DOCX)
• Расписка о выдаче трудовой книжки (PDF)
• Расписка от наследника (DOCX)
• Форма Т‑61 «Записка‑расчёт» (PDF)

Все шаблоны можно открыть в Microsoft Word, LibreOffice, а также в онлайн‑редакторах Google Docs.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить печать организации?

Печать обязательна, если иное не предусмотрено внутренними регламентами предприятия. При отсутствии печати расписка считается действительной, если подписи обеих сторон присутствуют и документ хранится в личном деле.

Что делать, если работник отказывается подписать расписку?

Согласно ТК РФ, работодатель обязан зафиксировать факт отказа в акте, подписанном обеими сторонами, где указывается причина отказа. При повторном отказе – рекомендуется привлечь свидетелей (например, представителя профсоюза) и оформить протокол.

Можно ли передать трудовую книжку по почте?

Да, но только при условии, что получатель (работник) подпишет расписку о получении. При отправке рекомендуется использовать заказное письмо с описью вложения.

Как хранить расписки?

Оригиналы расписок хранятся в личных делах работников в отделе кадров. Электронные копии (скан) могут быть размещены в системе электронного документооборота, но оригинал остаётся в бумажном виде.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие даты. Без даты расписка считается недействительной.
• Неполные паспортные данные. Требуется указать серию, номер, дату выдачи и орган, выдавший документ.
• Неуказание основания передачи. Это приводит к недоразумениям при проверках инспекции труда.
• Отсутствие подписи работника. Если работник отказывается, оформляйте отдельный протокол отказа.
• Неоформленные повреждения книжки. Любые дефекты должны быть зафиксированы в расписке, иначе работодатель может быть привлечён к ответственности за утрату.

Расписка о получении трудовой книжки – простой, но крайне важный документ, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Правильное оформление, своевременное подписание и надёжное хранение позволяют избежать конфликтов, штрафов и проблем при проверках государственных органов.

Помните: каждый случай передачи или возврата книжки требует отдельной расписки, а образцы, приведённые выше, можно адаптировать под конкретные нужды вашей организации.

Дата последнего обновления статьи: