Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․
Первое её оформление – важный этап, который фиксирует начало трудовых отношений и гарантирует
право на получение социальных льгот․ В этой статье разберём, кто именно обязан выдать трудовую книжку
первый раз, как проходит процедура, какие документы нужны и какие нюансы стоит учесть․
Кто обязан выдать трудовую книжку?
Согласно Федеральному закону «О трудовой книжке» и Трудовому кодексу РФ, трудовую книжку
выдаёт работодатель в момент оформления сотрудника на работу․ Это правило применимо ко всем
видам занятости:
- Трудовые договоры с физическими лицами (постоянные, временные, срочные)․
- Трудовые договоры с юридическими лицами (платные и безвозмездные)․
- Трудовые договоры с государственными и муниципальными органами․
- Трудовые договоры с индивидуальными предпринимателями (если они работают в качестве
сотрудников)․
Исключения: если работник уже имеет трудовую книжку, выдать новую не требуется – просто
добавляется запись о новом месте работы․
Какой порядок оформления?
Процесс оформления трудовой книжки можно разбить на несколько этапов:
- Подготовка документов:
- Трудовой договор (или приказ о приёме на работу)․
- Копия паспорта и ИНН сотрудника․
- Свидетельство о рождении (если работник моложе 18 лет)․
- Сертификат о прохождении обязательного обучения (если применимо)․
- Заполнение формы «Трудовая книжка»:
- Вводятся данные о сотруднике, должности, месте работы, дате начала работы․
- Указывается код организации (ОКПО/ОКВЭД)․
- Подписываются работодатель и работник․
- Проверка и подпись:
- Работодатель проверяет корректность заполнения․
- Сотрудник подписывает запись о приёме․
- Сотрудник получает оригинал трудовой книжки․
- Сканирование и хранение:
- Скан копии трудовой книжки сохраняется в системе кадрового учёта․
- Физический экземпляр хранится в офисе работодателя․
Ключевые моменты, которые нельзя пропустить
- Трудовая книжка должна быть выдана в течение 10 календарных дней с момента приёма․
- Если работник имеет несколько трудовых книжек, необходимо проверить, нет ли дубликатов․
- При приёме на работу в государственной организации работодатель обязан оформить
«Трудовую книжку» в соответствии с внутренними регламентами․
Что делать, если трудовая книжка уже есть?
Если работник уже имеет трудовую книжку, при приёме на новое место работы:
- Проверяется наличие свободного места для записи․
- Заполняется новая запись с указанием даты начала работы, должности и работодателя․
- Сотрудник подписывает запись․
- Работодатель сохраняет копию в системе․
Как восстановить потерянную трудовую книжку?
Если трудовая книжка потеряна, необходимо:
- Подача заявления в отдел кадров работодателя․
- Получение справки о трудовой деятельности (с 1 января 2014 года)․
- Подача заявления в органы социальной защиты (Фонд социального страхования)․
- Получение «заменительной» трудовой книжки․
Практические советы
- Проверяйте, чтобы в трудовой книжке были указаны все сведения о работодателе (название, адрес, ОКПО)․
- Сохраняйте копии всех записей в электронном виде․
- Не забывайте обновлять данные при смене должности или места работы․
- Если работник работает в нескольких компаниях, убедитесь, что каждая из них выдала отдельную запись․
- При работе в государственных учреждениях обязательно уточните внутренние регламенты по оформлению трудовых книжек․
Первое выдавание трудовой книжки – обязанность работодателя, которая фиксирует начало трудовых отношений и обеспечивает работнику доступ к социальным гарантиям․ Соблюдение правильного порядка оформления, своевременное заполнение и хранение документов позволяют избежать проблем в дальнейшем и гарантировать законность трудовых отношений․