Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника. От правильности внесения записей в неё зависит не только корректность расчётов по пенсиям и социальным выплатам, но и юридическая защита прав как работника, так и работодателя. В статье рассмотрим, какие записи допускаются, кто имеет право их вносить, какие правила оформления обязательны, а какие действия категорически запрещены.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ – статья 66 (Трудовая книжка) и статья 72‑1 (Перевод, перевод на другую работу, совместительство).
• Положение о порядке ведения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России).
• Приказы работодателя, регламентирующие порядок оформления записей (приём, перевод, увольнение и т.п.).
• Нормативные акты о переходе на электронные трудовые книжки (приказ Минтруда РФ от  № КТ‑1/2022).

Какие записи допускаются в трудовой книжке

Согласно статье 66 ТК РФ и Положению о порядке ведения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Запись о приёме на работу (основное место работы).
   Пример: « – ООО «Ромашка», должность – инженер‑технолог, тарифный разряд – 5, код ОКВЭД – 10.11».
2. Запись о переводе на другую постоянную работу (внутренний перевод, перевод в другое подразделение, смена должности).
   Пример: « – ООО «Ромашка», отдел – производство, должность – старший инженер‑технолог».
3. Запись о совместительстве (если совместитель становится основным местом работы, запись вносится в соответствии с пунктом 9 Положения).
   Пример: « – ИП Иванов И.И., должность – консультант (совместитель)».
4. Запись о повышении квалификации, получении новой квалификации (документируется приказом о повышении квалификации).
   Пример: « – повышение квалификации, новая квалификация – инженер‑технолог высшей категории».
5. Запись о награждении, благодарности, премии (в т.ч. за особые достижения).
   Пример: « – благодарность от руководства за участие в проекте «Эко‑проект»».
6. Запись об увольнении (дата увольнения, причина, ссылка на приказ).
   Пример: « – увольнение по собственному желанию, приказ № 45 от ».
7. Запись о восстановлении (в случае восстановления на прежней работе).
   Пример: « – восстановление в должности инженера‑технолог, приказ № 78 от ».
8. Запись о приёме на работу в электронную трудовую книжку (по просьбе работника, если у него уже есть электронная книжка).
   Пример: « – запись в электронную трудовую книжку, подтверждена подписью работодателя в системе «Электронная трудовая книжка»».

Кто уполномочен вносить записи

Записи в трудовую книжку может делать только лицо, уполномоченное работодателем:

• руководитель организации или его заместитель;
• начальник отдела кадров, специалист по кадровому делопроизводству;
• уполномоченный представитель (по доверенности) – в случае отсутствия кадровой службы;
• для индивидуального предпринимателя – сам ИП (при условии, что он является работодателем).

Сам работник не имеет права самостоятельно ставить подпись в своей трудовой книжке при приёме или увольнении; Исключение – ситуация, когда работник является одновременно и работодателем (ИП).

Порядок оформления записей

Для каждой записи необходимо соблюсти следующие обязательные требования:

1. Основание записи – приказ, распоряжение или заявление работника (в случае восстановления, перевода и т.п.).
2. Подпись и печать – подпись уполномоченного лица и печать организации (если она предусмотрена). При отсутствии печати допускается подпись без печати, но с указанием должности подписанта.
3. Шрифт и чернила – запись делается черными чернилами, прописными буквами, без исправлений.
4. Дата – указывается полная дата (день, месяц, год) в формате «ДД.MM.ГГГГ». При переходе на электронную форму – дата фиксируется автоматически.
5. Отсутствие зачеркиваний – любые исправления (зачёркивание, замазывание) недопустимы. При ошибке оформляется новая запись с указанием причины исправления и ссылкой на приказ.
6. Сохранность оригинала – запись вносится в оригинал трудовой книжки, а копия (если требуется) делается только после завершения записи.

Пример оформления записи о приёме на работу

 – ООО «Ромашка», г. Москва,
должность – инженер‑технолог,
тарифный разряд – 5,
код ОКВЭД – 10.11,
приказ № 12 от ,
подпись – П. Петров (директор),
печать организации.

Пример оформления записи о награждении

 – благодарность от руководства
за участие в проекте «Эко‑проект»,
приказ № 45 от ,
подпись – И. Иванова (начальник отдела),
печать организации.

Запрещённые действия

Согласно пункту 30 Правил заполнения трудовой книжки, а также требованиям инспекции труда, недопустимы:

• зачёркивание, замазывание или стирание записей;
• внесение фиктивных или недостоверных сведений;
• запись о временных переводах, которые не являются постоянными (пункт 9 Положения запрещает фиксировать временные переводы);
• самовольное изменение фамилии, имени, отчества без соответствующего официального документа (зачёркивание старых данных и запись новых допускаются только одной чертой, с указанием причины).

Электронные трудовые книжки

С 2022 года в России действует возможность вести трудовую книжку в электронном виде. При этом сохраняются все требования к содержанию записей, но процесс оформления упрощён:

1. Запись вносится через специализированную информационную систему «Электронная трудовая книжка».
2. Основание (приказ, распоряжение) загружается в виде скан-копии.
3. Подпись уполномоченного лица ставится электронной подписью (КЭП).
4. Работник получает уведомление о внесении записи и может просмотреть её в личном кабинете.

Внесение записи в электронную трудовую книжку допускается по просьбе работника (например, при переходе с бумажной формы), но только при наличии соответствующего приказа работодателя.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, следует:

1. Составить приказ об исправлении (в котором указывается причина исправления, правильные данные и ссылка на ошибочную запись).
2. Внести новую запись с указанием «исправление» и указать в ней правильные сведения.
3. Подписать и поставить печать (если есть) как обычную запись.
4. Если ошибка существенная (например, неверный период работы), работнику может быть выдана новая трудовая книжка с перенесением всех корректных записей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли записать в трудовую книжку работу у нескольких работодателей одновременно?

Да, если у работника несколько основных мест работы (например, совместительство, которое оформлено как отдельный вид занятости). Каждая запись делается в отдельной строке, с указанием даты начала и окончания.

Нужно ли вносить запись о каждом временном командировочном задании?

Нет. Командировки фиксируются в служебных листах, а в трудовой книжке отражается только постоянное место работы и постоянные переводы.

Можно ли использовать черный маркер вместо черных чернил?

Записи допускаются только черными чернилами (ручкой). Маркеры, карандаши, цветные чернила считаются недопустимыми.

Что делать, если работодатель отказывается ставить печать?

Если у организации нет печати (например, в небольших ИП), запись может быть заверена подписью уполномоченного лица без печати, но с указанием должности. При этом работник имеет право потребовать документальное подтверждение (приказ, внутренний регламент).

Можно ли вносить запись о повышении квалификации без приказа?

Нет. Любая запись должна иметь официальное основание – приказ, распоряжение или иной документ, подписанный работодателем.

Трудовая книжка – важный юридический документ, и её правильное ведение защищает интересы обеих сторон трудовых отношений. Записи допускаются только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и Положением о ведении трудовых книжек: приём, перевод, совместительство, повышение квалификации, награждение, увольнение и восстановление. Вносить их может только уполномоченный представитель работодателя, а оформление должно соответствовать строгим требованиям к подписи, печати, шрифту и отсутствию исправлений. Нарушения (зачёркивание, фиктивные сведения) влекут за собой административную ответственность и могут стать основанием для судебных споров.

Соблюдая указанные правила, вы гарантируете корректность трудового стажа, упрощаете процесс получения пенсии и сохраняете правовую чистоту кадровой документации.