Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника и его стаже․ С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершён переходный период, после которого большинство работодателей обязаны вести сведения в электронном виде․ Тем не менее, в ряде случаев (отказ работника от ЭТК, особые категории работников) сохраняется необходимость вести бумажную трудовую книжку․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 «Трудовая книжка»․
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от 28 декабря 2020 г․ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части введения электронных трудовых книжек»․
- Приказ Минтруда РФ № 320н от г․ «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (приложения 1 и 2)․
- Постановление Минтруда РФ № 69 от г․ «Об утверждении формы трудовой книжки»․
Кто отвечает за ведение трудовой книжки в ООО?
В соответствии с пунктом 35 Порядка ведения трудовых книжек, за ведение трудовой книжки отвечает лицо, назначенное работодателем (обычно руководитель отдела кадров или бухгалтер)․ Это лицо обязано:
- Осуществлять запись всех кадровых событий (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда и т․д․)․
- Заверять записи печатью организации и своей подписью․
- Контролировать своевременное внесение записей в электронную систему (СФР) и, при необходимости, в бумажный бланк․
- Хранить бумажные трудовые книжки (если они используются) в соответствии с требованиями к срокам хранения․
Виды трудовых книжек и выбор работника
С 2020 года каждый работник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения хранятся в базе Пенсионного фонда РФ и доступны через личный кабинет․
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, при этом запись в ЭТК ведётся одновременно, если работник не подал заявление об отказе от ЭТК․
Если работник не подал заявление о выборе способа, по умолчанию сведения вносятся в электронный реестр, а бумажный вариант может быть выдан лишь как дубликат․
Порядок ведения бумажной трудовой книжки в ООО
Приём на работу
Запись в бумажную трудовую книжку делается в течение не позднее недели со дня фактического приёма на работу․ Оформление включает:
- Дата и номер приказа о приёме․
- ФИО работника, дата рождения, пол, гражданство․
- Наименование организации, её ИНН, ОКПО, адрес․
- Должность, условия труда (полный/неполный рабочий день, график, тарифная ставка)․
- Подпись ответственного лица и печать организации․
Перевод, изменение условий труда, повышение квалификации
Каждое изменение фиксируется отдельной записью․ В графе «Основание» указывается приказ (номер, дата) и краткое описание изменения․
Увольнение
Запись об увольнении делается в течение трёх рабочих дней после даты увольнения․ Указываются:
- Дата увольнения․
- Основание (приказ, статья ТК РФ)․
- Сведения о выплате компенсаций (если были)․
- Подпись работодателя и печать․
Выдача и возврат книжки
При выдаче книжки работнику оформляется запись «Выдана на руки» с указанием даты и подписи работника․ При возврате (например, при увольнении) делается запись «Возвращена работодателю»․
Порядок ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)
Регистрация в системе
Работодатель (ООО) регистрирует организацию в СФР (Система Фондов России) через портал Госуслуги или специализированные программы (1С: Зарплата и кадры, Контур․Экстерн и др․)․ После регистрации появляется возможность вносить сведения о каждом сотруднике․
Ввод данных
Для каждого работника создаётся электронный профиль, в который вносятся те же данные, что и в бумажную книжку, но в цифровом виде․ Записи делаются через:
- Личный кабинет работодателя в СФР․
- Интегрированные модули в 1С, SAP, «Е‑Офис 24» и др․
Все записи автоматически заверяются электронной подписью (ЭП) ответственного лица и считаются юридически значимыми․
Сроки внесения записей
Согласно пункту 35 Порядка, записи в ЭТК должны быть внесены не позднее 3 рабочих дней после соответствующего кадрового события (приём, перевод, увольнение)․
Выдача выписки
Работник в любой момент может запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуги или через приложение «Пенсионный фонд РФ»․ Работодатель обязан предоставить выписку в течение 5 рабочих дней после запроса․
Как ООО организует процесс ведения трудовых книжек
- Назначение ответственного лица․ Внутренний приказ, где указывается ФИО, должность и полномочия сотрудника, отвечающего за ведение ТК․
- Разработка регламента․ Внутренний документ, описывающий порядок оформления, сроки, формы (бумажные/электронные), порядок проверки записей․
- Обучение кадрового персонала․ Регулярные семинары, вебинары от Минтруда, поставщиков программ (1С, Контур)․
- Внедрение программного обеспечения․ Выбор системы (1С: Зарплата и кадры, СЭД, Е‑Офис 24) и настройка интеграции с СФР․
- Контроль качества․ Ежемесячный аудит записей, проверка наличия подписей и печатей, сверка с выпиской из ЭТК․
- Хранение бумажных книжек․ Организация архивного помещения, соблюдение сроков хранения (не менее 75 лет после прекращения трудовой деятельности)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Может ли работник отказаться от ЭТК после её оформления?
Да․ Работник подаёт письменное заявление об отказе, после чего ООО обязано вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку․ Возврат к исключительно бумажному варианту возможен только при наличии такого заявления․
Что делать, если в ЭТК допущена ошибка?
Ошибка исправляется в течение 3 дней с момента обнаружения․ Требуется подать заявление работника, внести исправление в системе и подписать запись ЭП ответственного лица․ В бумажной книжке делается запись «Исправление» с указанием причины и подписью․
Нужно ли выдавать бумажную книжку, если работник работает удалённо?
Если работник выбрал ЭТК, бумажная книжка не выдаётся․ При необходимости (например, для визовых целей) работник может запросить дубликат, который оформляется по тем же правилам, что и обычная книжка․
Как оформить трудовую книжку у иностранного гражданина без бумажного варианта?
Для иностранных граждан, не имеющих бумажной трудовой книжки, оформляется запись в ЭТК․ При этом в графе «Гражданство» указывается соответствующее гражданство, а в разделе «Основание» – приказ о приёме․
Кто несёт ответственность за потерю бумажной трудовой книжки?
С момента выдачи книжки работнику ответственность за её сохранность переходит к работнику․ Работодатель обязан оформить запись о потере и выдать дубликат в течение 5 дней․
Практический пример заполнения записи
Приём на работу (бумажный вариант)
Графа 1․ Дата приёма: Графа 2․ Наименование организации: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678 Графа 3; ФИО работника: Иванов Иван Иванович, дата рождения Графа 4․ Должность: инженер‑технолог Графа 5․ Условия труда: полный рабочий день, 40 ч/нед, тариф 45 000 ₽ Графа 6․ Основание: приказ № 45/2025 от Графа 7․ Подпись ответственного лица: ___________________ (Петров П․ П․) Графа 8․ Печать организации Графа 9․ Выдана на руки: подпись работника ___________________ (Иванов И․ И․)
Запись в ЭТК (через 1С)
{
"employeeId": "12345",
"eventDate": "2025-08-12",
"eventType": "hire",
"position": "инженер‑технолог",
"employmentRegime": "полный рабочий день",
"salary": 45000,
"orderNumber": "45/2025",
"orderDate": "2025-08-10",
"responsible": {
"name": "Петров Петр Петрович",
"position": "начальник отдела кадров",
"digitalSignature": "ABCD1234EFGH5678"
}
}
- Назначьте ответственного за ТК и оформите его полномочия официальным приказом․
- Внедрите автоматизированную систему (1С, Контур, СЭД) для синхронного ввода данных в ЭТК․
- Обеспечьте обучение персонала – регламент, типовые формы, сроки․
- Контролируйте сроки – не позднее 3 дней после события вносите запись в ЭТК, не позднее недели – в бумажную книжку․
- Храните бумажные книжки в архиве с соблюдением требований к сроку хранения (75 лет)․
- Отслеживайте заявления работников о выборе способа ведения ТК и своевременно оформляйте двойные записи, если требуется․
Соблюдение указанных правил позволит ООО избежать штрафов, обеспечить достоверность сведений о трудовом стаже сотрудников и упростить взаимодействие с Пенсионным фондом и другими государственными органами․
Дата публикации: г․ 00:48