Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её ведение и хранение регламентируются нормативными актами, в частности Приказом Минтруда России от № 320н («Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»). Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, актуальная на 2026 год, с учётом завершения переходного периода к электронным трудовым книжкам (ЭТК).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1 (право на получение сведений о трудовой деятельности).
• Приказ Минтруда России № 320н от – утверждает форму трудовой книжки, порядок её ведения, хранения, выдачи дубликата и сведений при увольнении.
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» – регулирует вопросы электронного документооборота (в части ЭТК).
• Постановление Правительства РФ от № 1845 – завершает переходный период к обязательному использованию ЭТК с .

Документ Приказ 320н вступил в силу и действует до  г.

Форма трудовой книжки

С применяется новая унифицированная форма, состоящая из:

1. Обложка (с указанием ФИО, даты рождения, серии и номера книжки).
2. Вкладыш «Сведения о работе» (таблица с колонками: дата приёма, наименование организации, должность, вид деятельности, основание приёма/увольнения, подпись и печать работодателя).
3. Вкладыш «Сведения о наградах и поощрениях» (при наличии).
4. Вкладыш «Сведения о профессиональном обучении» (курсы, повышение квалификации).

С вводится электронный аналог – Электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в единой государственной информационной системе «Трудовая деятельность».

Порядок ведения трудовой книжки

При приёме на работу

• В течение пяти рабочих дней с дня заключения трудового договора работодатель делает запись о приёме:
• Дата приёма (день, месяц, год).
• Полное наименование организации (с указанием ИНН, ОГРН).
• Должность, профессия, специальность.
• Вид деятельности (по ОКВЭД).
• Основание приёма (трудовой договор № …, дата).
• Подпись уполномоченного лица и печать организации.

При переводе, совмещении или изменении условий труда

• Запись делается в том же порядке, что и при приёме, но в графе «Основание» указывается приказ о переводе/изменении условий.
• Если изменяется только должность или оклад – достаточно внести изменения в существующую запись (с пометкой «Изменено»).

При увольнении

• В день увольнения (или в последний рабочий день) делается запись об увольнении:
• Дата увольнения.
• Основание (приказ № …, дата; статья ТК РФ, по которой расторгнут договор).
• Формулировка «уволен по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя» и т.д.
• Подпись и печать.
• Одновременно выдаётся работнику трудовая книжка с отметкой о выдаче (в случае выдачи дубликата – см. ниже).

Записи о наградах, поощрениях и профессиональном обучении

• Вносятся в соответствующие вкладыши на основании приказов, грамот, сертификатов.
• Каждая запись содержит: дату, название награды/курса, issuing organization, подпись и печать.

Хранение трудовых книжек

• Трудовые книжки хранятся в отделе кадров (или уполномоченном лице) в условиях, обеспечивающих их сохранность (сухое, защищённое от прямого солнечного света место, температура не выше 25 °C, относительная влажность 40‑60 %).
• Книжки размещаются в металлических шкафах или сейфах с ограниченным доступом.
• Ведётся журнал учёта движения трудовых книжек (приём, выдача, передача на хранение, уничтожение).
• Срок хранения – 50 лет с момента последней записи (в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случаях:

• Потери, порчи или уничтожения оригинала.
• По требованию работника (ст. 66.1 ТК РФ).

Порядок выдачи:

1. Работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата.
2. Кадровая служба проверяет наличие записей в личном деле и делает запрос в архив (если оригинал утрачен).
3. На основании подтверждающих документов (приказы, трудовой договор, справки из ПФР) заполняется новый бланк трудовой книжки по форме, утверждённой Приказом 320н.
4. В дубликате делается отметка «Дубликат» в правом верхнем углу обложки и указывается дата выдачи.
5. Оригинал, если он найден позже, сдаётся на хранение; дубликат остаётся у работника.

С дубликат может быть выдан в электронном виде (выписка из ЭТК) при условии наличия подтверждённой электронной подписи работника.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) – особенности ведения с 2026 г.

С начала 2026 года обязательным становится ведение трудовых книжек в электронной форме. Основные положения:

• Все записи, ранее сделанные в бумажном виде, подлежат переносу в ЭТК в течение переходного периода (до ). После этой даты бумажные книжки используются только для выдачи справок по запросу.
• Работодатель обеспечивает доступ сотрудников к их ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или корпоративную систему, интегрированную с ЕГИСЗ.
• Запись в ЭТК делается в реальном времени после издания приказа о приёме, переводе, увольнении, награждении или прохождении обучения.
• Подпись работодателя в ЭТК осуществляется квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Хранение ЭТК обеспечивается оператором государственной информационной системы (Федеральная служба по труду и занятости); Срок хранения – не менее 75 лет.
• При выдаче справки о трудовой деятельности работник может получить выписку из ЭТК в формате PDF с электронной подписью.

Нарушение порядка ведения ЭТК влечёт те же санкции, что и нарушение правил ведения бумажных трудовых книжек (см. раздел 7).

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение установленного порядка может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц; от 30 000 до 50 000 руб для организаций).
• Дисквалификацию должностного лица на срок от 6 месяцев до 1 года при повторных нарушениях.
• Гражданско‑правовую ответственность – возмещение ущерба работнику (например, при невозможности подтвердить стаж для назначения пенсии).
• В случае умышленного уничтожения или подделки записей – уголовная ответственность по ст. 327 УК РФ (подделка официальных документов).

Поэтому важно соблюдать все пункты инструкции, вести своевременную документацию и обеспечивать сохранность как бумажных, так и электронных трудовых книжек.

Практический чек‑лист для кадровой службы

1. Проверить наличие бланков трудовой книжки новой формы (Приказ 320н).
2. Обеспечить условия хранения (сейф, журнал учёта).
3. При приёме сотрудника – внести запись в течение 5 рабочих дней.
4. При переводе, изменении условий, увольнении – сделать соответствующую запись в тот же день.
5. Вносить записи о наградах, поощрениях, обучении на основании подтверждающих документов.
6. Ежеквартально проводить инвентаризацию трудовых книжек и сверку с личными делами сотрудников.
7. С – обеспечить переход на ЭТК: обучить кадровых сотрудников работе с ЕГИСЗ, настроить интеграцию с внутренними системами, проверить перенос всех исторических записей.
8. При запросе работника о выдаче дубликата или справки – действовать согласно пункту 5.
9. Фиксировать все действия в журнале учёта и хранить подтверждающие документы (приказы, заявления) не менее 5 лет.

Правильное ведение трудовых книжек – важная составляющая кадрового документооборота, влияющая на пенсионное обеспечение, социальные гарантии и защиту прав работников. Следуя положениям Приказа 320н, Трудового кодекса РФ и нормативов по электронному документообороту, организации обеспечивают законность и прозрачность учёта трудовой деятельности. С переходом на электронные трудовые книжки с 2026 года процесс становится более оперативным, снижает риски потери данных и упрощает взаимодействие с государственными фондами.

Соблюдение представленной инструкции поможет избежать штрафов, защитит интересы как работодателя, так и работника, и обеспечит надёжное хранение информации о трудовой стаже на многие годы вперёд.