Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ что привело к существенным изменениям в правилах их ведения и хранения. Ниже приведена подробная инструкция‚ основанная на актуальных нормативных актах‚ включая Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н и Приложение № 2 к нему.

Общие положения

• Трудовая книжка является обязательным документом для всех работников‚ занятых по найму.
• Её ведение регулируется Федеральным законом «О занятости населения в Российской Федерации» и Приказом Минтруда России № 320н.
• С 1 января 2026 года переходный период по внедрению ЭТК завершён‚ однако бумажные трудовые книжки остаются в обороте до полного перехода на электронный формат.

Кому требуется трудовая книжка?

1. Работники всех категорий: государственных служащих‚ частных предприятий‚ общественных организаций.
2. Исключения: работники‚ занятые по договору гражданско-правового характера‚ и некоторые категории‚ освобождённые от обязательного ведения трудовой книжки (см. пункт 1.2).

Исключения из обязательного ведения

• Работники‚ занятые по договору гражданско-правового характера (гражданско-правовые договоры‚ договоры оказания услуг).
• Работники‚ которые по закону освобождены от ведения трудовой книжки (например‚ работники‚ занятые в определённых сферах‚ указанных в законодательстве).

Порядок оформления и заполнения трудовой книжки

Формы и требования к документу

• Форма трудовой книжки: Приложение № 2 к Приказу Минтруда России № 320н.
• Книга должна быть изготовлена из прочного материала‚ иметь надёжный переплет и защищённый от повреждений корпус.
• Внутренние страницы должны быть без дефектов‚ иметь надёжную печать и быть защищёнными от стирания.

Порядок заполнения страниц

1. Страница 1 (обложка): содержит сведения о работодателе‚ печать‚ подпись руководителя.
2. Страницы 2–5 (начальная часть): сведения о работнике: ФИО‚ дата рождения‚ место работы‚ дата приема на работу‚ должность‚ оклад.
3. Страницы 6–10 (последняя часть): сведения о трудовом стаже‚ начислениях‚ отчислениях‚ увольнениях‚ переводах.
4. Каждая запись должна быть подписана и печатана руководителем‚ а также иметь отметку о проверке работником.

Сроки и порядок внесения изменений

• Внесение изменений в трудовую книжку осуществляется в течение 10 календарных дней с момента изменения обстоятельств (смена должности‚ изменение оклада‚ перевод в другую организацию).
• При увольнении работник получает копию трудовой книжки с отметкой о завершении трудового стажа.

Хранение трудовых книжек

Обязанности работодателя

• Трудовые книжки должны храниться в надёжном месте‚ защищённом от влаги‚ огня и краж.
• В случае перехода на электронный формат‚ бумажные копии сохраняются как резервные копии до полного перехода.
• Работодатель обязан обеспечить доступ к трудовым книжкам только уполномоченным лицам.

Права работника

• Работник имеет право на получение копии своей трудовой книжки в любой момент.
• При необходимости‚ работник может потребовать исправления ошибок в трудовой книжке.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Общие сведения

• ЭТК – это электронный документ‚ хранящийся в системе Федеральной службы по труду и занятости (Росгосслужба).
• Переход на ЭТК осуществляется по принципу «перехода без потери данных» – все сведения из бумажной трудовой книжки перенесены в электронный формат.

Порядок перехода

1. Работодатель инициирует переход‚ отправляя запрос в Росгосслужбу.
2. Система проверяет данные‚ создаёт электронную трудовую книжку и присваивает уникальный идентификатор.
3. Работник получает доступ к ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги».
4. Бумажная трудовая книжка сохраняется в архиве работодателя до полного перехода.

Права и обязанности сторон при работе с ЭТК

• Работодатель обязан своевременно обновлять данные в системе.
• Работник обязан проверять корректность данных и сообщать о любых ошибках.
• При увольнении работник получает электронный сертификат о завершении трудового стажа.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

• Нарушения могут повлечь административную ответственность в виде штрафов‚ а также дисциплинарные меры (отстранение‚ увольнение).
• Работодатель несёт ответственность за хранение и своевременное обновление трудовых книжек.
• Работник обязан своевременно проверять и подтверждать корректность записей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Что делать‚ если в трудовой книжке обнаружена ошибка?
• Ответ: Работник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением. После проверки ошибок‚ работодатель вносит исправление и печатает подпись.
• Вопрос: Как получить копию трудовой книжки?
• Ответ: Работник может запросить копию в отделе кадров работодателя. При переходе на ЭТК‚ копия доступна в личном кабинете на портале «Госуслуги».
• Вопрос: Что происходит с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?
• Ответ: Бумажная копия сохраняется в архиве работодателя как резерв до полного перехода. После завершения перехода‚ она может быть уничтожена по согласованию с работником.

Порядок ведения трудовых книжек в России претерпел значительные изменения с введением электронных трудовых книжек. При этом бумажные документы остаются актуальными до полного перехода. Соблюдение инструкций‚ изложенных в Приказе Минтруда России № 320н и Приложении № 2‚ обеспечивает законность и прозрачность работы с трудовыми документами‚ защищая права и интересы как работодателей‚ так и работников.