Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Правильное ведение, хранение и выдача этого документа строго регламентированы законодательством. С 1 сентября 2021 года действует новый порядок, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н, который заменил старые правила (в т.ч. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные ранее). В этой статье подробно разберем все аспекты работы с трудовыми книжками в современных условиях.
Нормативная база: что важно знать
Основными документами, регулирующими данный вопрос, являются:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 85 и др.).
- Приказ Минтруда России от № 320н, утверждает форму трудовой книжки и Порядок ведения и хранения трудовых книжек (действует с ).
- Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от № 656 и ранее действовавшая Инструкция (утратили силу в части, не соответствующей новому порядку).
Важно: Новый порядок (п. 42) сохранил многие проверенные положения старой редакции (например, о необходимости внесения записей в день увольнения), но внес существенные изменения, особенно касающиеся электронных трудовых книжек и заверения записей.
Форма трудовой книжки
С 1 сентября 2021 года используется единая форма, утвержденная Приложением № 1 к Приказу № 320н. Ключевые особенности:
- Бланк изготавливается на бумаге защищенной, с водяными знаками.
- Включает титульный лист, страницы для записей о работе и об увольнении, а также страницу для сведений о трудовом стаже.
- Обязательные реквизиты: серия, номер, дата выдачи, подпись работника и должностного лица работодателя, печать организации.
Порядок ведения трудовых книжек
При приеме на работу
Работник обязан предъявить трудовую книжку (бумажную или электронную) в день приема на работу. Если у работника ее нет, он подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД).
Запись о приеме на работу вносится в тот же день и содержит:
- Дату приема.
- Наименование организации и ее ОГРН.
- Должность, специальность, профессию (с указанием квалификации, если есть).
- Подпись работника и руководителя (или уполномоченного лица), расшифровку подписи, дату внесения записи.
- Печать организации.
В период работы
Вносятся записи об изменениях:
- Переводы на другую работу (с указанием новой должности, даты, подписи).
- Изменении условий трудового договора.
- Награждениях, поощрениях.
- Об увольнении (см. ниже).
Важно: Все записи делаются на основании соответствующих приказов (распоряжений) работодателя. Исправления, подчистки и незаверенные дополнения недопустимы.
При увольнении
Запись об увольнении вносится в день увольнения (п. 42 нового Порядка). В ней указываются:
- Дата увольнения.
- Основание увольнения (статья Трудового кодекса РФ, например, п. 1, 2, 3 ч. 1 ст. 77, п. 1 ч. 1 ст. 81 и т.д.).
- Подписи работника и руководителя (или уполномоченного лица), расшифровки, дата.
- Печать организации.
Изменение с 2021 года: Работодатель вправе заверять запись об увольнении не только печатью, но и электронной подписью (если ведется электронная трудовая книжка). Для бумажного варианта печать остается обязательной.
Хранение трудовых книжек
Работодатель обязан обеспечить безопасное хранение:
- Бумажных трудовых книжек — в сейфе или ином защищенном от несанкционированного доступа месте.
- Электронных трудовых книжек, в информационной системе, обеспечивающей их сохранность, конфиденциальность и защиту от несанкционированного доступа.
Хранение осуществляется до истечения 75-летнего срока, установленного для документов по личному составу. После этого книги передаются в государственный или муниципальный архив.
Выдача трудовых книжек работникам
Выдача производится только по письменному заявлению работника (или его законного представителя).
- При увольнении — в день увольнения (при наличии заявления).
- При переводе в другую организацию — по заявлению, но не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
- При утере или порче — выдается дубликат (оформляется отдельно, с отметкой «Дубликат»).
Обязательно: При выдаче оформляеться расписка (в двух экземплярах), где указываются номер книжки, дата выдачи, подписи работника и лица, выдавшего книжку. Один экземпляр прикрепляется к личному делу.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года работник имеет право выбрать:
- Бумажную трудовую книжку.
- Электронную трудовую книжку (запись в Единой государственной информационной системе социального обеспечения — ЕГИССО).
Ключевые моменты по ЭТК:
- Если работник выбрал ЭТК, работодатель обязан передать сведения о его трудовой деятельности в ЕГИССО в течение 5 рабочих дней после приема на работу или увольнения.
- При увольнении запись вносится в ЕГИССО, а работник может получить распечатанный на бумаге вариант с отметкой «Выдано для предъявления работодателю».
- Сведения о стаже и трудовой деятельности в ЭТК имеют такую же юридическую силу, как и записи в бумажной книжке.
По данным Минтруда, более 2,5 млн работников уже оформили себе электронные трудовые книжки.
Ответственность за нарушения
За нарушения правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек работодатель и его должностные лица несут административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы от 5 000 до 50 000 руб. для юрлиц, от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц).
Также возможны гражданско-правовые последствия: работник может требовать восстановления своих прав, взыскания компенсации за задержку выдачи и т.д.
Частые вопросы и типичные ошибки
Что делать, если запись внесена с ошибкой?
Ошибку нельзя исправлять санитарной бумагой или зачеркивать. Нужно:
- Сделать новую запись с правильными данными.
- В новой записи сослаться на предыдущую erroneous запись (например: «Запись от [дата] № [номер] недействительна. Вносится правильная запись:»).
- Обе записи подписать и скрепить печатью.
Можно ли вносить записи после увольнения?
Нет. Все записи, в т.ч. об увольнении, вносятся строго в день, указанный в приказе (распоряжении). Последующие исправления или дополнения без законных оснований недопустимы.
Как заполнить СЗВ-ТД, если работник выбрал электронную книжку?
В этом случае работодатель не выдает бумажный бланк СЗВ-ТД. Сведения о трудовой деятельности передаются напрямую в ЕГИССО. Работник может получить выписку из ЕГИССО через портал Госуслуг или в МФТ.
Ведение и хранение трудовых книжек — это не формальность, а важнейшая часть кадрового документооборота, от которой зависит защита прав и работника, и работодателя. С переходом на новый порядок и развитием электронных сервисов (ЕГИССО) процедуры стали более четкими, но и потребовали от кадровиков внимания к деталям. Главное правило: все записи — своевременно, точно, на основании документов, с обязательным заверением (печатью или ЭЦП).
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться к актуальным редакциям нормативных правовых актов и получать консультацию у юриста.
Источники информации: Трудовой кодекс РФ, Приказ Минтруда России от № 320н, материалы с официальных порталов Минтруда и Роструда (актуальные на ).