Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Её правильное ведение является обязательным для всех работодателей в Российской Федерации и напрямую влияет на расчёт пенсии, получение льгот и подтверждение опыта․ Несоблюдение правил влечёт административную ответственность․

В статье подробно разбирается актуальный на 2026 год порядок, основанный на двух ключевых документах:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями, в т․ч․ от № 132)․
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован )․

Кто обязан вести трудовые книжки?

Обязанность оформления, ведения и хранения трудовых книжек лежит на работодателе (организации, ИП, физическому лицу, испольствующему труд наёмных работников)․

Для этих целей работодатель должен:

• Иметь в наличии запасы бланков трудовых книжек установленного образца․
• Назначить ответственного сотрудника (как правило, из отдела кадров) приказом по организации․ Этот сотрудник ведёт учёт бланков, заполняет книжки и хранит их․
• Обеспечить учёт и сохранность всех выданных и невыданных книжек․

Порядок заполнения трудовой книжки: пошаговая инструкция

Оформление при приёме на работу впервые

Срок: не позднее 7 (семи) рабочих дней со дня приёма на работу (дата приказа или договора)․

Процесс:

1. Ответственный кадровик заполняет ьный лист:
   • ФИО, дата рождения, место рождения (согласно паспорту)․
   • Сведения об образовании (название учебного заведения, год окончания, специальность, документ об образовании)․
   • Сведения о предыдущей работе (если были) — по желанию работника․
2. На первой странице раздела «Сведения о работе» делается первая запись о приёме на текущую работу․ Обязательные реквизиты записи:
   • Дата заключения трудового договора․
   • Наименование организации-работодателя (с указанием структурного подразделения, если есть)․
   • Основание приёма (номер и дата приказа, договора)․
   • Должность (с указанием специальности, профессии в соответствии со штатным расписанием)․
   • Подпись ответственного лица и его должность․
   • Подпись работника (обязательно!)․
   • М․п․ (печать организации)․
3. Книжка выдаётся работнику под расписку в специальном журнале учёта выдачи․

Внесение записей в раздел «Сведения о работе»

Все изменения в трудовой деятельности фиксируются непосредственно в книжке․ Записи вносятся на основании кадровых документов (приказов, увольнений, переводов)․

Что записывать:

• Приём на работу (первая запись);
• Переводы на другую постоянную работу в той же или другой организации (с указанием нового работодателя, если это перевод между юрлицами одной группы)․
• Увольнение (дата и основание, ссылка на статью ТК РФ или иной нормативный акт)․
• Назначение на должность (если это не было указано в записи о приёме)․
• Изменение условий трудового договора (соглашение сторон, приказ)․
• Обучение (если оно ведёт к получению нового образования и связано с работой)․

Важно: Записи делаются разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых, например, «ст․» для статьи)․ Исправления не допускаются․ Ошибки можно зачёркнуть одной жирной линией, исправить и оформить новой записью с указанием даты исправления и подписями․

Внесение записей в раздел «Награждения и поощрения»

Сюда вносятся сведения о:

• Государственных и ведомственных наградах (ордена, медали, знаки отличия);
• Благодарностях, почётных грамотах․
• Премиях, если они являются формой поощрения (по решению работодателя)․

Запись содержит: дату награждения, наименование награды, номер документа (приказа), подписи․

Особые случаи и процедуры

Оформление при приёме на работу не впервые

Если у работника уже есть трудовая книжка, новый работодатель не оформляет новую книжку․ Он вносит запись о приёме на работу в имеющуюся книжку (в последнюю свободную страницу раздела «Сведения о работе»)․

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся при:

• Утере, порче или уничтожении оригинальной книжки․
• Ошибках в оформлении, не позволяющих её использовать․

Порядок:

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата․
2. Работодатель (текущий или последний) в течение 15 календарных дней обязан выдать дубликат․
3. Дубликат оформляется на новом бланке с отметкой «ДУБЛИКАТ» на обложке и ьном листе․
4. В него вносятся все записи из оригинальной книжки (копируются с указанием «Внесено из трудовой книжки №․․․ от ․․․»)․
5. Запись о выдаче дубликата делается в оригинальной книжке (если она найдена) или в акте об утрате․

Вкладыши в трудовую книжку

При отсутствии свободных страниц для записи об увольнении или переводе используется вкладыш — отдельный лист установленного образца․ Он вклеивается в книжку и имеет ту же юридическую силу․ На вкладыше делается соответствующая запись, он подшивается и заверяется печатью и подписями․

Хранение и учёт трудовых книжек

• Невыданные книжки (новые бланки, книжки уволенных, невостребованные) хранятся в сейфе или ином защищённом помещении у ответственного лица․
• Выданные книжки — это собственность работника, но работодатель должен вести журнал учёта выдачи (по каждой книжке: номер, ФИО работника, дата выдачи и приёма, подписи)․
• При увольнении работник должен вернуть книжку в день увольнения․ Если он не явился, работодатель направляет ему книжку по почте заказным письмом (это фиксируется)․
• Трудовые книжки (и дубликаты) хранятся у работодателя 75 лет после увольнения работника․

Ответственность за нарушение правил

Нарушение порядка ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц, штраф от 5 000 до 50 000 руб․ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет․
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб․

Кроме того, работник может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав․

Порядок ведения трудовых книжек чётко регламентирован․ Ключевые принципы:

1. Своевременность: первая запись — в течение 7 дней, все последующие, в день события․
2. Полнота и точность: все сведения, все реквизиты, без исправлений․
3. Соблюдение формы: только бланки установленного образца, только чернилами (синие или чёрные), только разборчиво․
4. Учёт и хранение: ответственный сотрудник, журнал выдачи, защита от утери․

Соблюдение этих правил защищает как права работника (подтверждение стажа), так и работодателя (избежание штрафов)․ При наличии любых спорных ситуаций следует обращаться к актуальным редакциям Постановления №225 и Приказа №320н, а также консультироваться с юристом․

Статья составлена на основе анализа нормативных правовых актов и справочно-правовых систем по состоянию на 23 мая 2026 года․ Перед применением рекомендуется проверить актуальность законодательства․