Трудовая книжка, это один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Она содержит информацию о всех местах работы, занимаемых должностях, наградах и поощрениях. Вопрос о том, кто должен делать трудовую книжку, регулируется трудовым законодательством Российской Федерации.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, ведение трудовых книжек возложено на:

• Работодателей (юридические лица и индивидуальные предприниматели), за исключением:
• физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями;
• организаций, где трудовая деятельность осуществляется на основании гражданско-правовых договоров.
• Сотрудников кадровых служб или лиц, ответственных за ведение трудовых книжек.

Когда и как оформляется трудовая книжка впервые?

Для новых работников (после 2021 года)

С 2021 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). При первом трудоустройстве оформляется только электронная версия. Работник может:

• остаться на бумажном формате (если ранее работал до 2021 года);
• перейти на электронный формат, написав соответствующее заявление.

Для работников, трудоустроенных до 2021 года

Такие работники могут:

1. продолжать пользоваться бумажной трудовой книжкой;
2. перейти на электронный формат, подав заявление работодателю.

Обратный переход (из электронной в бумажную) не возможен.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Общие правила заполнения

Записи в трудовой книжке должны быть:

• четкими, без помарок;
• вписаны ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
• пронумерованы;
• подписаны ответственным лицом и заверены печатью (если она есть).

Структура записи о приеме на работу

В разделе «Сведения о работе» указываются:

1. Графа 1: порядковый номер записи;
2. Графа 2: дата приема на работу;
3. Графа 3: полное наименование должности (работы), специальности, профессии и (или) квалификации;
4. Графа 4: реквизиты документа, на основании которого работник принят на работу (приказ, распоряжение и т.д.).

Пример записи:

Запись об увольнении

При увольнении в трудовой книжке указываются:

• Графа 3: основание увольнения (например, «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ»);
• Графа 4: реквизиты приказа об увольнении;
• подпись ответственного лица и печать (если есть).

Кто отвечает за ведение и хранение трудовых книжек?

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на:

• Работодателя (руководителя организации);
• Сотрудника кадровой службы или иного лица, назначенного приказом;
• Бухгалтерию (в части учета и выдачи трудовых книжек).

Для этого необходимо:

1. издать приказ о назначении ответственного лица;
2. включить обязанности по ведению трудовых книжек в должностную инструкцию;
3. обеспечить надлежащее хранение документов (в сейфе или специальном шкафу).

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

В случае утери или порчи трудовой книжки работник может:

• обратиться к последнему работодателю с просьбой восстановить записи;
• в случае отсутствия возможности восстановления — обратиться в суд с иском о восстановлении трудового стажа;
• оформить дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата необходимо:

1. написать заявление работодателю;
2. предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (копии приказов, справки с предыдущих мест работы);
3. работодатель на основании имеющихся данных оформляет дубликат.

Электронная трудовая книжка: особенности

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Основные моменты:

• данные хранятся в СФР (Социалфонд России);
• работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
• работник может запросить бумажную выписку из ЭТК;
• переход на ЭТК осуществляется по заявлению работника.

Штрафы за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечет за собой административную ответственность:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ).

1. Обязанность по ведению трудовых книжек лежит на работодателе (юридические лица и ИП), за исключением физических лиц, не являющихся ИП.
2. При первом трудоустройстве с 2021 года оформляется электронная трудовая книжка.
3. Работники, трудоустроенные до 2021 года, могут выбрать формат (бумажный или электронный).
4. Записи в трудовой книжке должны быть четкими, заверенными подписью и печатью.
5. Ответственность за ведение трудовых книжек должна быть закреплена приказом и в должностных инструкциях;
6. В случае утери или порчи трудовой книжки оформляется дубликат.
7. Нарушение правил ведения трудовых книжек грозит административными штрафами.

Дата публикации: 22 мая 2026 года