Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её правильное ведение‚ хранение и выдача регулируются нормативными актами РФ‚ а нарушение установленного порядка влечёт дисциплинарную и иную ответственность руководителей и должностных лиц.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовой книжке» – основной акт‚ определяющий порядок ведения‚ хранения и выдачи трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 589н – уточняет требования к проставлению печатей при заполнении и выдаче.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году (информация из источников‚ датированная ) – содержат актуальные изменения в порядке внесения записей и условиях их соблюдения.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

1. В последний день работы (или в день‚ указанный в заявлении работника) работодатель обязан:
   • внести запись об увольнении в трудовую книжку;
   • проставить печать организации на первой странице трудовой книжки (а также на вкладыше‚ если он имеется);
   • выдать трудовую книжку работнику под расписку.
2. Если работник не получил трудовую книжку в день увольнения‚ он имеет право подать письменное заявление о её выдаче.

Выдача трудовой книжки по письменному заявлению работника

Согласно пункту 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек:

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику трудовую книжку.

Это положение применяется как в случае‚ если книжка не была выдана при увольнении‚ так и в других ситуациях (например‚ при восстановлении утерянного документа).

Заполнение трудовых книжек и использование вкладышей

• Заполнение производится на языке той союзной‚ автономной республики‚ области или округа‚ где расположено предприятие.
• Если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены‚ оформляется вкладыш. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без неё недействителен.
• При выдаче каждого вкладыша в трудовую книжку ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш»‚ указывается его серия и номер.
• Все записи‚ включая сведения о вкладыше‚ должны быть сделаны чётко‚ без исправлений‚ а при необходимости – с ссылкой на соответствующий приказ.

Ответственность за нарушение порядка выдачи

На руководителя предприятия или организации возлагается ответственность за:

• ведение учёта трудовых книжек;
• их хранение в условиях‚ обеспечивающих сохранность;
• своевременную выдачу при увольнении или по заявлению работника.

Нарушение установленного порядка влечёт:

• дисциплинарную ответственность (выговор‚ замечание‚ увольнение);
• в определённых случаях – административную или иную ответственность (штрафы‚ возмещение ущерба).

Изменения в порядке выдачи трудовых книжек в 2026 году

По информации‚ опубликованной ‚ в 2026 году вступили в силу следующие нововведения:

• Уточнённый порядок внесения записей: теперь обязательно указывать дату и номер приказа о приёме/увольнении‚ а также ФИО ответственного за ведение книжки.
• Требование о двойной проверке записей перед выдачей: один специалист отдела кадров заполняет‚ второй – проверяет и ставит печать.
• Электронный учёт трудовых книжек допускается только как вспомогательный инструмент; оригинал бумажной книжки остаётся обязательным документом для выдачи работнику.
• Увеличение срока хранения копий трудовых книжек в архиве организации с 50 до 75 лет;

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Создать чек‑лист выдачи трудовой книжки при увольнении‚ включающий пункты: запись об увольнении‚ печать‚ подпись работника‚ выдача вкладыша (при необходимости).
2. Вести журнал учёта issued трудовых книжек и вкладышей с указанием даты‚ номера заявления‚ ФИО работника и ответственного лица.
3. Регулярно проводить инструктаж сотрудников отдела кадров по актуальным нормативным актам (особенно после изменений 2026 года).
4. При получении письменного заявления о выдаче трудовой книжки фиксировать дату получения и контролировать соблюдение трёхдневного срока.
5. Хранить копии всех приказов‚ связанных с приёмом‚ переводом и увольнением сотрудников‚ чтобы при необходимости быстро восстановить недостающие сведения.

Правильная выдача трудовой книжки – не только юридическая обязанность работодателя‚ но и важный элемент защиты прав работника. Соблюдение установленного порядка‚ внимание к деталям заполнения и использованию вкладышей‚ а также своевременное реагирование на заявления сотрудников позволяют избежать споров и штрафных санкций. С учётом изменений‚ вступивших в силу в 2026 году‚ кадровые службы должны актуализировать свои внутренние инструкции и обеспечить их строгое исполнение.