Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности работника, подтверждающий его стаж и опыт. Правильное её ведение — обязанность работодателя и важное право работника. Нормативную базу в настоящее время (2026 год) определяет Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 320н, который утвердил новую форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте № 63748).
Он заменил собой ранее действовавшую Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда от № 69 (в редакции от ).
Основные понятия и документы
Для понимания процесса необходимо различать несколько ключевых документов:
- Трудовая книжка — основной документ установленной формы.
- Вкладыш в трудовую книжку — документ для внесения сведений о работе у работодателей, у которых работник не имел права на получение трудовой книжки (например, при работе у физического лица).
- Приложение к трудовой книжке — документ для внесения сведений об обучении и повышении квалификации.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, внутренний документ работодателя для учета бланков.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Обязанность по обеспечению работников трудовыми книжками и их ведению лежит на работодателе (организации или ИП). Конкретные функции выполняет отдел кадров (специалист по кадрам) или иное уполномоченное лицо.
Работник обязан:
- Предоставить работодателю при приеме на работу свою трудовую книжку (или вкладыш).
- Следить за правильностью внесения записей.
- Предъявлять трудовую книжку при переходе к новому работодателю.
Порядок заполнения: основные правила (согласно Приказу № 320н)
Общие требования к записям
- Все записи вносятся разборчиво, чернилами синего или черного цвета (шариковая ручка).
- Запрещено использовать карандаш, корректирующие жидкости, стирать, зачеркивать, делать пометки вне специальных полей.
- Даты указываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Сокращения не допускаются.
- Названия организаций, должностей, структурных подразделений пишутся в соответствии с их официальным наименованием на момент события.
- При изменении наименования организации в записи вносится новое название с указанием даты и номера приказа (постановления) о переименовании.
Запись о приеме на работу
Основанием является приказ (распоряжение) о приеме на работу. Запись содержит:
- Дату приема на работу.
- Наименование организации (с указанием организационно-правовой формы, например, ООО, АО).
- Наименование структурного подразделения (если есть).
- Должность (с учетом категории, разряда, тарифной ставки, если они есть в штатном расписании).
- Основание: номер и дата приказа о приеме.
Пример записи:
Принят(а) на работу в отдел продаж менеджером с . Приказ № 45-к от .
Запись об увольнении
Основанием является приказ (распоряжение) об увольнении. Обязательно указывается:
- Дата увольнения (дата последнего рабочего дня).
- Наименование организации.
- Должность.
- Основание увольнения: точная формулировка статьи (пункта) Трудового кодекса РФ и номер приказа об увольнении.
Пример записи:
Уволен(а) с должностью менеджера по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с . Приказ № 120-к от .
Записи об изменении трудового договора
Вносятся при:
- Переводе на другую работу (по инициативе работодателя, работника или по соглашению сторон).
- Изменении условий трудового договора (график, режим работы и т.д.).
Указывается дата изменения, новое наименование должности/условия и основание (номер и дата приказа, а также номер и дата дополнительного соглашения к трудовому договору).
Записи об обучении и повышении квалификации
Эти сведения вносятся не в саму трудовую книжку, а в Приложение к трудовой книжке (если оно оформляется). Запись содержит:
- Дату начала и окончания обучения.
- Наименование образовательной программы.
- Наименование учебного заведения.
- Основание: номер и дата приказа об отправке на обучение.
- Количество часов (если важно).
Особые случаи и исправления
Исправления и пометки
Любые исправления, подчистки, дописки в уже внесенных записях строго запрещены.
- Если в записи допущена ошибка, она не зачеркивается и не исправляется.
- Ошибочная запись обнуляется (перечеркивается всей строкой, но так, чтобы можно было прочитать исходный текст) и делается новая запись с правильными данными.
- Под исправленной записью ставится подпись лица, внесшего исправление, и указывается дата исправления.
- Если ошибка допущена в дате, основании или тексте, делается новая, правильная запись.
Внесение записей при смене работодателя
При увольнении работник получает свою трудовую книжку (или вкладыш) с приложением. Новый работодатель обязан:
- Принять документ и сделать на его основании запись о приеме на работу.
- Не вносить никаких записей в разделы, заполненные предыдущим работодателем.
- Если в книжке есть свободные страницы, они остаются пустыми.
Хранение и учет
Хранение бланков и книг
- Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся у работодателя в запертом помещении.
- Ответственность за их сохранность несет руководитель организации и специалист по кадрам.
Книга учета движения трудовых книжек
Работодатель ведет Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Приказом Минтруда № 69). В ней фиксируются:
- Получение бланков от поставщика (с указанием номеров).
- Выдача трудовых книжек работникам (с указанием ФИО, номера книги, даты выдачи).
- Возврат книжек при увольнении.
- Списание испорченных бланков (по акту).
Требования к книге учета: она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и печатью организации.
Ответственность за нарушения
Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет административную ответственность для должностных лиц и юридических лиц по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Невыдача трудовой книжки — штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.
- Неправильное оформление, внесение заведомо ложных сведений — аналогичные штрафы.
- Утрата трудовой книжки — обязанность работодателя обеспечить работника новой книжкой за свой счет.
Что изменилось с 2021 года? (Сравнение с Инструкцией 2003 года)
| Аспект | Старая Инструкция (Постановление № 69 от ) | Новый Порядок (Приказ № 320н от ) |
|---|---|---|
| Нормативный акт | Постановление Минтруда № 69 | Приказ Минтруда № 320н |
| Форма документа | Трудовая книжка и вкладыш старого образца | Трудовая книжка и вкладыш нового образца (с ) |
| Записи об увольнении | Допускалась формулировка «уволен(а) по собственному желанию» | Обязательно указание пункта части 1 статьи 77 ТК РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ») |
| Даты | Могли указываться и цифрами, и прописью | Только арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ) |
| Приложения | Не регламентировалось детально | Четко определен порядок оформления Приложения к трудовой книжке для сведений об обучении |
Важно для 2026 года: Все записи, вносимые с , должны соответствовать Приказу № 320н. Трудовые книжки, выданные до этой даты, продолжают действовать, и новые записи в них также вносятся по новым правилам (с указанием пунктов ТК РФ и т.д.).
Соблюдение Приказа Минтруда № 320н — это не просто бюрократия, а забота о правовой определенности и защите интересов как работника, так и работодателя. Правильно заполненная трудовая книжка:
- Подтверждает стаж для назначения пенсии.
- Является доказательством трудового стажа и опыта.
- Защищает от споров при увольнении.
- Избавляет от административных штрафов.
Рекомендуем всем кадровым специалистам и руководителям иметь под рукой актуальный текст Приказа № 320н и регулярно проверять корректность ведения трудовых книжек в своей организации.
Источники: Официальные тексты Приказа Минтруда России от № 320н, Постановления Минтруда от № 69 (в ред. от ), Трудового кодекса РФ. Статья составлена на основе актуальных нормативных актов по состоянию на 23 мая 2026 года.