Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий стаж работы, квалификацию и достижения сотрудника. Одним из важных разделов является «Сведения о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги». При увольнении все записи, внесённые работодателем в этот раздел, обязаны быть заверены подписью и печатью организации. В противном случае могут возникнуть проблемы с пенсионными льготами, подтверждением стажа и даже с получением будущих государственных наград.
Правовое регулирование
Согласно пункту 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от , ред. от ) в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях, а при прекращении трудового договора все такие записи обязаны быть заверены работодателем.
- Пункт 25 Положения о порядке внесения сведений о награждении уточняет, какие именно награды подлежат фиксированию.
- Пункт 2.3 Положения о сроках внесения записей гласит, что при увольнении запись заверяется в день увольнения.
- Зачёркивание неточных или неправильных записей в разделе «Награждения» не допускается.
Какие награждения вносятся в трудовую книжку
В раздел «Сведения о награждениях» вносятся следующие сведения:
- Государственные награды (орден, медаль, знаки отличия).
- Награды, присвоенные по инициативе работодателя (премии, благодарности, грамоты).
- Награды, полученные в рамках профессиональных конкурсов, олимпиад, выставок.
- Иные поощрения, предусмотренные коллективным договором или локальными нормативными актами.
Каждая запись должна содержать:
- Наименование награды;
- Дата её вручения;
- Орган, присвоивший награду (если это не работодатель).
Когда и как заверять записи о награждениях
Заверять записи необходимо в момент увольнения (в день прекращения трудового договора). Процедура выглядит следующим образом:
- Работодатель проверяет, что все награды, полученные сотрудником за время работы, внесены в трудовую книжку.
- Сотрудник подписывает запись о награждении (если запись делалась ранее, подпись может быть уже в книжке).
- Работодатель ставит свою подпись и печать рядом с каждой записью о награждении в разделе «Сведения о награждениях».
- В случае, если в книжке не хватает места, используется вкладыш – отдельный лист, который также подписывается и печатается.
Важно: записи о приёме на работу, переводах, повышении квалификации заверяются только в разделе «Сведения о работе» и не требуют отдельной печати. Однако все записи о награждениях, сделанные в течение трудового периода, должны быть заверены при увольнении.
Порядок оформления при увольнении
| Этап | Действия работодателя | Действия сотрудника |
|---|---|---|
| Подготовка | Проверка наличия всех записей о награждениях; подготовка вкладыша, если места нет. | Предоставление копий документов, подтверждающих награды (при необходимости). |
| Внесение записей | Заполнение сведений о награждении (наименование, дата, орган). | Подписание каждой записи (если запись делалась ранее – подпись уже есть). |
| Заверение | Подпись и печать работодателя рядом с каждой записью о награждении. | Подтверждение правильности записей (подпись в конце раздела). |
| Выдача трудовой книжки | Передача сотруднику заверенной трудовой книжки. | Проверка книжки и подпись в акте приема‑передачи. |
Последствия незаверенных записей
- Снижение пенсионных льгот. Награды могут учитываться при расчёте страховых коэффициентов.
- Отказ в получении государственных наград в будущем (недостаток подтверждающих документов).
- Трудности при подтверждении стажа при последующем трудоустройстве.
- Возможные штрафы для работодателя за нарушение требований Положения о трудовых книжках.
Как исправлять ошибки в разделе «Награждения»
Если ошибка обнаружена до увольнения, её можно исправить следующим образом:
- Составить акт исправления, в котором указываются неверные данные и их корректные варианты.
- Работодатель ставит подпись и печать в акте, а также вносит исправления в трудовую книжку (при этом зачёркивание записей запрещено – запись заменяется новым листом‑вкладышем).
- Сотрудник подписывает акт исправления.
Если ошибка обнаружена уже после увольнения, необходимо:
- Обратиться в отдел кадров прежнего работодателя с запросом о внесении исправлений.
- При отсутствии реакции – подать заявление в Трудовую инспекцию или в суд.
Практические рекомендации
- Сотруднику стоит вести собственный перечень всех полученных наград и периодически сверять его с трудовой книжкой.
- Работодателю рекомендуется вести журнал награждений, чтобы не упустить запись в трудовую книжку.
- При увольнении проверяйте наличие места в книжке; если его нет – заранее заказывайте вкладыши.
- Не откладывайте подписание записей до последнего дня – лучше сделать это за несколько дней до увольнения.
- Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих награды (приказы, грамоты, сертификаты).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Нужно ли заверять запись о награде, если она была внесена в трудовую книжку в течение работы?
Да. По правилам все записи о награждениях, внесённые в трудовую книжку, должны быть заверены подписью и печатью работодателя в день увольнения, независимо от того, когда они были внесены.
Вопрос: Можно ли зачеркивать ошибочную запись о награде?
Нет. Закон запрещает зачеркивание записей в разделе «Награждения». Ошибку необходимо исправлять с помощью вкладыша и подписанного акта исправления.
Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке нет места для записи о награде?
Использовать вкладыш – отдельный лист, который приклеивается к книжке. Вкладку также подписывают и печатают.
Вопрос: Какое значение имеет заверенная запись о награде для пенсии?
Награды учитываются при расчёте страховых коэффициентов и могут увеличить размер будущей пенсии. Неподтверждённые записи могут привести к потере этих льгот.
Вопрос: Может ли работодатель отказать в заверении записи?
Отказ без законных оснований считается нарушением Трудового кодекса. В таком случае сотрудник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию.