Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его должности, перемещения и увольнения. Любая ошибка в ней может повлиять на начисление пенсии, оформление льгот, трудоустройство в будущем. Поэтому работодатель обязан вносить исправления в трудовую книжку в строгом соответствии с законодательством. В 2026 году правила регулируются Приказом Минтруда России от № 320н, который утвердил новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Когда работодатель обязан вносить исправления?

Исправления вносятся в следующих случаях:

• Ошибки в ФИО работника (опечатки, неверное написание);
• Неверная дата рождения, паспортные данные;
• Неправильная дата приема на работу, увольнения или перевода;
• Ошибки в наименовании должности или подразделения;
• Некорректное указание основания увольнения (например, вместо «по собственному желанию», «за нарушение трудовой дисциплины»);
• Смена официального наименования организации (например, переименование ООО в АО);
• Пропущенные записи о работе (например, не внесён перевод или повышение).

Важно! В трудовую книжку нельзя вносить:

• Замечания, выговоры, предупреждения;
• Информацию о временных переводах (если не оформлялся приказ о переводе);
• Сведения о награждениях в разделе «Сведения о работе»;
• Любые записи, не подтверждённые официальными приказами или документами.

Кто отвечает за исправления?

Согласно п. 32 Приказа № 320н, исправления вносит работодатель, который допустил ошибку. Однако возможны и иные ситуации:

1. Работодатель существует — исправление делает он сам на основании внутренних документов (приказ, справка, объяснительная).
2. Работодатель реорганизован (слияние, присоединение, разделение) — исправление вносит его правопреемник.
3. Работодатель ликвидирован — исправление производится текущим работодателем на основании официального документа от ликвидированной организации (архивная выписка, справка из архива, копия приказа).
4. Работник сменил место работы — если ошибка была допущена на предыдущем месте, новый работодатель не вправе вносить исправления самостоятельно. Работник должен обратиться к бывшему работодателю. Если тот не может (ликвидирован), новый работодатель вносит исправление на основании заверенной копии документа от предыдущего работодателя или архива.

Как правильно внести исправление: пошаговая инструкция

Порядок внесения исправлений зависит от того, где допущена ошибка — на ьном листе или в разделах с записями о работе.

Случай 1: Ошибка на ьном листе (ФИО, дата рождения)

Согласно Приказу № 320н, исправления на ьном листе не допускаются. Вместо этого:

1. Работодатель издаёт приказ о выдаче дубликата трудовой книжки (на основании паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о перемене имени и т.п.).
2. В приказе указываются: причина выдачи дубликата, реквизиты ошибочного документа, новые корректные данные.
3. Работнику выдаётся дубликат трудовой книжки с правильными данными на ьном листе.
4. Ошибочная книжка изымается и передаётся в архив организации с пометкой «Дубликат выдан».

Пример: В трудовой книжке указано «Иванов Иван Иванович», а в паспорте — «Иванов Иван Иванович». Опечатка в отчестве — «Иванович» вместо «Иванович». Решение: выдача дубликата.

Случай 2: Ошибка в разделе «Сведения о работе»

Исправление производится следующим образом:

1. На ошибочной записи ставится запись: «Запись недействительна» (в скобках, с указанием даты внесения исправления).
2. Запись не зачёркивается и не исправляется чернилами — она остаётся читаемой для архивных целей.
3. Ниже, в следующей строке, вносится новая, корректная запись с указанием:
   • даты исправления;
   • основания (номер и дата приказа, справки, архивной выписки);
   • корректных данных (должность, дата, основание увольнения и т.д.).
4. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, директора) и печатью организации (если есть).

Пример исправления:

Было:
— принят на должность бухгалтера по приказу № 12 от

Исправление:
«Запись недействительна» — г.
— принят на должность старшего бухгалтера по приказу № 12 от — исправлено по приказу № 25 от

Важно: Все исправления должны быть подтверждены документально — приказом, справкой, архивной выпиской. Без документа исправление не имеет юридической силы.

Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке (ЭТК)?

С 2021 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки. Порядок исправлений в ЭТК отличается:

• Работодатель вносит исправления через форму ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности).
• Для исправления ранее переданных данных подаётся корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
• Все некорректные сведения переписываются заново с пометкой в графе 11, «Х».
• Если запись была пропущена — формируется отдельный отчёт за месяц, когда событие произошло, с указанием только пропущенных данных.
• Исправления в ЭТК автоматически синхронизируются с Пенсионным фондом РФ.

Примечание: Работник может проверить свои данные в личном кабинете на сайте ПФР или портале Госуслуги. При обнаружении ошибки — обращается к работодателю с просьбой внести корректировки.

Что делать, если работодатель отказывается исправлять ошибку?

Если работодатель уклоняется от внесения исправлений:

1. Работник направляет письменное заявление с просьбой внести исправления (с копией).
2. Если в течение 5 рабочих дней ответа нет, подаёт жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд).
3. В случае нарушения сроков выдачи трудовой книжки или отказа в исправлении — работник имеет право требовать компенсацию за вынужденный прогул (средний заработок за всё время задержки — ст. 234 ТК РФ).

Документы, необходимые для исправления

Для внесения исправлений работодатель должен иметь:

• Паспорт работника (для сверки ФИО и даты рождения);
• Свидетельство о перемене имени (если менялась фамилия);
• Приказ о приёме/увольнении/переводе (оригинал или заверенная копия);
• Справка из архива (если работодатель ликвидирован);
• Письмо от предыдущего работодателя с подтверждением ошибки (если работник сменил место работы).

Все документы прилагаются к приказу об исправлении и храняться в личном деле работника.

Последствия неисполнения обязанности по исправлению

Невнесение исправлений в трудовую книжку — это нарушение трудового законодательства. Последствия для работодателя:

• Штрафы от Роструда — от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Исковые требования работника о возмещении ущерба (например, отказ в пенсии из-за неверного стажа);
• Репутационный ущерб — потеря доверия сотрудников и клиентов;
• Проблемы при аудите, проверке ПФР и ФСС.

Чтобы избежать ошибок и их последствий, работодателю следует помнить:

1. Никогда не зачёркивайте и не исправляйте записи вручную — только через официальную запись «Запись недействительна» + новая корректная запись.
2. ьный лист не исправляется — только через дубликат.
3. Все исправления должны быть документально подтверждены, без приказа, справки или архивной выписки — незаконно.
4. Электронные трудовые книжки исправляются через форму ЕФС-1 с пометкой «Х».
5. Своевременность — исправления должны быть внесены в течение 5 рабочих дней с момента обнаружения ошибки.
6. Ответственность лежит на работодателе, который допустил ошибку — даже если работник уже уволился.

Правильное ведение трудовой книжки — это не только формальность, но и гарантия социальной защиты работника. Ответственный подход работодателя к этому вопросу — залог доверия, законности и стабильности в кадровой политике.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Основано на Приказе Минтруда России № 320н от , Трудовом кодексе РФ, методических рекомендациях ПФР и Роструда.