Дата актуализации: 23 мая 2026 г․
Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Записи в неё вносятся строго по определённым основаниям‚ установленным законодательством и нормативными актами․ Ниже рассмотрены все случаи‚ когда запись обязательна‚ а также порядок её оформления в 2026 году․
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66‚ ст․ 66․1‚ ст․ 84․1) – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек․
- Приказ Минтруда России № XXX от «О правилах ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году» – уточняет формы записей‚ требуемые реквизиты и сроки их внесения․
- Федеральный закон «О электронном документообороте» (ред․ от ) – регулирует возможность ведения электронной трудовой книжки и условия перехода с бумажного формата․
Основания для внесения записи
Запись в трудовую книжку вносится на основании документа‚ подтверждающего факт трудового отношения или его изменения․ К таким документам относятся:
- Приказ (распоряжение) работодателя о приёме‚ переводе‚ повышении квалификации‚ присвоении разряда‚ категории‚ награждении‚ увольнении и др․
- Трудовой договор (или его дополнение) – при приёме на работу‚ если приказ отсутствует (например‚ при приёме по гражданско‑правовому договору‚ который позже оформляется как трудовой)․
- Соглашение о переводе на другую работу (внутри организации или между организациями)․
- Акт о приёме‑передаче дел – при увольнении в связи с переводом в другое предприятие или организацией․
- Военный билет или повестка из военкомата – основание для записи о призыве на военную службу или увольнении в связи с этим․
- Справка о назначении пособия по беременности и родам‚ уходу за ребёнком – при увольнении по этим основаниям (например‚ уход за ребёнком до 14 лет)․
- Решение суда – при восстановлении на работе‚ изменении трудового функционала по судебному решению․
- Документ о присвоении почётного звания‚ награды – если награждение связано с трудовыми достижениями и требует отметки в трудовой книжке․
- Приказ подписан руководителем и заверен печатью организации (если печать используется)․
- В приказе указаны: дата‚ номер‚ ФИО сотрудника‚ должность‚ структурное подразделение‚ суть изменения (приём‚ перевод‚ увольнение и т․д․)․
- При увольнении – указание основания (ст․ 81 ТК РФ) и‚ если требуется‚ дополнительных сведений (например‚ уход за ребёнком‚ призыв в армию)․
- Колонка 1 – порядковый номер записи․
- Колонка 2 – дата внесения записи (день‚ месяц‚ год)․
- Колонка 3 – сведения о приёме‚ переводе‚ повышении‚ увольнении и т․д․ (должность‚ подразделение‚ основание – номер и дата приказа)․
- Колонка 4 – подпись лица‚ ответственного за ведение трудовой книжки (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печать организации․
- Запись о приёме на работу – в день поступления на работу (или в течение трёх рабочих дней‚ если невозможно внести сразу)․
- Запись о переводе‚ повышении‚ награждении – в день издания соответствующего приказа․
- Запись об увольнении – в день увольнения; если документ‑основание получен позже (например‚ справка о смерти)‚ запись вносится в день получения такого документа‚ но с указанием фактической даты увольнения․
- В бумажной трудовой книжке делается закрывающая запись с указанием: «Трудовая деятельность ведётся в электронном виде․ Дальнейшие записи не вносятся»․
- Все последующие изменения (приём‚ перевод‚ увольнение) фиксируются исключительно в электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе работодателя․
- Номер и дата приказа о приёме на основную работу․
- Номер и дата приказа о приёме на работу по совместительству․
- Должность‚ подразделение и режим работы (полный/неполный день)․
- Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Штраф для организации – от 30 000 до 50 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- В случае повторного нарушения – увеличение штрафа и возможное приостановление деятельности․
Порядок внесения записи
Подготовка основания
Перед внесением записи необходимо убедиться‚ что основание оформлено надлежащим образом:
Заполнение трудовой книжки
Запись делается в соответствии с образцом‚ утверждённым Приказом Минтруда:
Сроки внесения
Согласно ст․ 66 ТК РФ и Приказу Минтруда:
Особенности записи в 2026 году
Электронная трудовая книжка
С работодатели обязаны предоставлять сотрудникам возможность выбора между бумажной и электронной формой трудовой книжки․ Если сотрудник выбрал электронный формат:
Записи о совместительстве
При приёме на работу по внутреннему или внешнему совместительству в трудовой книжке указываются:
Записи о льготных основаниях увольнения
Если увольнение связано с обстоятельствами‚ дающими право на льготы (уход за ребёнком до 14 лет‚ призыв в военную службу‚ выход на пенсию по выслуге лет и т․п․)‚ в колонке 3 помимо основания указывается соответствующий документ (справка‚ повестка‚ решение пенсионного фонда) и отмечается‚ что сотрудник сохраняет право на соответствующие льготы․
Примеры записей
Пример 1 – Приём на работу
1 Принят на работу инженером‑конструктором отдела проектирования согласно приказу № 123 от ․ Ответственный: И․И․ Иванов Подпись: ___________ Печать: [печать организации]
Пример 2 – Увольнение по уходу за ребёнком
2 Уволен по собственному желанию в связи с уходом за ребёнком до 14 лет согласно приказу № 45 от и справки из соцзащиты № 789․ Ответственный: С․С․ Смирнова Подпись: ___________ Печать: [печать организации]
Пример 3 – Приказ о присвоении разряда
3 Присвоен 5‑й разряд инженера‑конструктора согласно приказу № 78 от ․ Ответственный: А․А․ Кузнецов Подпись: ___________ Печать: [печать организации]
Ответственность за нарушение порядка ведения
Нарушение правил внесения записей в трудовую книжку влечёт административную ответственность:
Запись в трудовую книжку вносится исключительно на основании документа‚ подтверждающего изменение трудового отношения сотрудника (приказ‚ договор‚ соглашение‚ справка‚ решение суда и т․п․)․ Соблюдение установленного порядка – обязательное условие для корректного ведения трудовой книжки и защиты прав как работника‚ так и работодателя․ В 2026 году особое внимание следует уделять переходу на электронный формат и правильному оформлению закрывающих записей в бумажной книжке при таком переходе․
Следуя изложенным рекомендациям и используя актуальные нормативные акты‚ вы сможете избежать ошибок при внесении записей и обеспечить полную легитимность трудовой документации․