Трудовая книжка — неотъемлемый документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника и его историю занятости. В 2026 году правила её выдачи и ведения остаются в рамках Трудового кодекса РФ‚ но появились уточнения по бумажной и электронной версии. Ниже вы найдёте подробный разбор того‚ когда и как работодатели выдают трудовую книжку‚ а также какие права и обязанности у сторон.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ отработанное время‚ причины увольнения и т.д. Она необходима для:

• доказательства стажа при получении пенсии;
• получения пособий по безработице;
• проверки квалификации при переходе на другую работу;
• обеспечения прав работника в случае трудовых споров.

Законодательная база

Основные нормы‚ регулирующие выдачу трудовой книжки‚ содержатся в статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Ключевые положения:

1. Работодатель (за исключением индивидуальных предпринимателей) обязан вести трудовые книжки для каждого работника‚ который проработал у него свыше пяти дней.
2. Трудовая книжка не ведётся‚ если в соответствии с ТК РФ и иным федеральным законом на работника не требуется вести такой документ.
3. Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя до момента увольнения работника.
4. При увольнении работник обязан получить трудовую книжку с внесённой записью о прекращении трудового договора.

Печатная трудовая книжка: как и когда выдаётся

До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать между бумажной и электронной формой трудовой книжки. Если работник выбирал бумажную‚ ему выдавали оригинал в течение 3 рабочих дней после подачи заявления. При увольнении печатную книжку выдавали в последний день работы.

Порядок выдачи печатной трудовой книжки

1. Работник подаёт заявление о выдаче трудовой книжки в свободной форме.
2. Работодатель проверяет наличие записи о работе более пяти дней.
3. Если запись есть‚ работодатель выдаёт оригинал в течение 3 рабочих дней.
4. При увольнении работник получает книжку с записью о прекращении трудового договора в последний день работы.

Кому выдаётся печатная книжка

• Работникам‚ которые не выбрали электронную версию.
• Работникам‚ которые ранее работали в организации и у них уже была бумажная книжка.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые возможности

С 1 января 2021 года введён режим электронного ведения трудовой книжки. Работники могут:

• Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронную.
• Продолжить вести бумажную и одновременно получать электронную копию.

Если работник выбирает только ЭТК‚ в бумажной книжке фиксируется запись об отказе‚ и дальнейшее изменение статуса невозможно.

Порядок оформления ЭТК

1. Работник подаёт письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Работодатель подтверждает запись об отказе от бумажной версии.
3. В электронном реестре вносится запись о работе.
4. Работник получает доступ к ЭТК через портал Госуслуг.

Получение новой трудовой книжки через Госуслуги

Если у новичка ранее не было трудовой книжки‚ он может оформить новую через портал Госуслуг. Пошаговая инструкция:

1. Трудоустройство в организации.
2. Подача сведений о работе в Федеральную службу по труду (СФР).
3. Получение электронного документа в течение 3 рабочих дней.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При прекращении трудового договора работодатель обязан:

• Внести запись о дате увольнения и причине прекращения трудового договора.
• Выдать работнику трудовую книжку в последний день работы.
• Если работник просит‚ предоставить дубликат в течение 3 рабочих дней после обращения.

Важно: оригинал трудовой книжки хранится у работодателя до момента увольнения. После увольнения работник получает оригинал‚ а работодатель хранит копию.

Права и обязанности сторон

Обязанности работодателя

• Вести трудовые книжки для всех работников‚ которые проработали более пяти дней.
• Выдавать трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после заявления.
• Вносить записи о начале и окончании работы‚ а также об изменениях в должности и заработной плате.
• Сохранять оригинал трудовой книжки до момента увольнения.

Права работника

• Получить трудовую книжку в последний день работы.
• Выбрать бумажную или электронную форму.
• Запросить дубликат в случае утраты или порчи.
• Получить новую трудовую книжку через Госуслуги‚ если ранее её не было.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? Да‚ работник может отказаться и перейти на электронную‚ но после этого изменить статус нельзя.
• Сколько времени занимает выдача трудовой книжки? В течение 3 рабочих дней после заявления‚ либо в последний день работы при увольнении.
• Что делать‚ если трудовая книжка потеряна? Работник может запросить дубликат‚ который будет выдан в течение 3 рабочих дней.
• Можно ли получить новую трудовую книжку‚ если ранее её не было? Да‚ через портал Госуслуг после трудоустройства.
• Кто хранит оригинал трудовой книжки? Работодатель хранит оригинал до момента увольнения работника.

В 2026 году правила выдачи трудовой книжки остаются простыми‚ но важно помнить о следующих моментах:

• Выдача оригинала в течение 3 рабочих дней после заявления.
• Выдача в последний день работы при увольнении.
• Печатная и электронная версии доступны одновременно‚ но отказ от бумажной фиксируется и не может быть изменён.
• Работодатель обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников‚ которые проработали более пяти дней.
• При утрате или порче работник может запросить дубликат в течение 3 рабочих дней.

Следуя этим правилам‚ вы сможете избежать конфликтов с работодателем и гарантировать‚ что ваш трудовой стаж будет правильно зафиксирован.