Важно! Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ В случае, если сотрудник не получил свою трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан уведомить его о необходимости её получения․

Когда необходимо направлять уведомление?

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки направляется работодателем в следующих случаях:

• Если работник не явился за трудовой книжкой в последний день работы;
• Если работник не предоставил письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте;
• Если работник отсутствовал на рабочем месте в день увольнения;
• Если работник не может лично явиться за трудовой книжкой по уважительным причинам (болезнь, командировка и др․)․

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие порядок работы с трудовыми книжками:

1. Статья 66 Трудового кодекса РФ – определяет статус трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности;
2. Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек;
3. Приказ Минтруда России от № 713н – устанавливает формы документов, связанных с электронными трудовыми книжками;
4. Федеральный закон от № 439-ФЗ – регулирует вопросы перехода на электронные трудовые книжки․

Как правильно оформить уведомление?

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки составляется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное и сокращённое);
• Данные работодателя (ФИО, должность);
• ФИО работника;
• Дата и номер приказа об увольнении;
• Дата, до которой необходимо явиться за трудовой книжкой;
• Место получения (адрес организации);
• Контактные телефоны для связи;
• Подпись работодателя или уполномоченного лица;
• Дата составления уведомления․

Образец уведомления

Способы направления уведомления

Уведомление может быть направлено работнику следующими способами:

• Лично в руки – под роспись;
• По почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
• Через представителя (если работник не может явиться лично);
• В электронном виде (если у работника есть доступ к личному кабинету на портале Госуслуг или корпоративной почте)․

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?

Если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок, работодатель должен:

1. Направить повторное уведомление;
2. Предложить работнику отправить трудовую книжку по почте (при наличии письменного согласия);
3. Сделать соответствующую отметку в Книге движения трудовых книжек;
4. Хранить трудовую книжку в течение двух лет с момента увольнения работника;
5. В случае необходимости – обратиться в суд для разрешения спорной ситуации․

Электронные трудовые книжки: новые возможности

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Основные особенности:

• Работники могут получить доступ к информации о своей трудовой деятельности через личный кабинет на портале Госуслуг;
• Работодатели обязаны предоставлять сведения в ПФР в электронном виде;
• При трудоустройстве работник может предоставить работодателю форму СТД-Р (утверждена Приказом Минтруда России от № 713н);
• Возможность получения выписки из электронной трудовой книжки в бумажном виде․

Важно! Номер электронной трудовой книжки не существует как отдельный реквизит․ Доступ к информации осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуг․

Ответственность работодателя

Неисполнение обязанности по уведомлению работника о необходимости получения трудовой книжки может повлечь за собой:

• Административную ответственность (штраф до 50 000 рублей);
• Возможные судебные разбирательства;
• Проблемы при проверках трудовой инспекции;
• Проблемы с предоставлением информации в ПФР․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника?

Нет, отправка трудовой книжки по почте возможна только при наличии письменного согласия работника․

Что делать, если работник не отвечает на уведомления?

Необходимо:

• Направить повторное уведомление;
• Сделать отметку в Книге движения трудовых книжек;
• Хранить трудовую книжку в течение двух лет;
• При необходимости – обратиться в суд․

Можно ли уничтожить трудовую книжку, если работник не явился за ней?

Да, если с момента увольнения прошло более двух лет и работник не обратился за трудовой книжкой․

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписку можно получить:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг;
• Через мобильное приложение Госуслуг;
• Обратившись в территориальный орган ПФР․

Уведомление работника о необходимости получения трудовой книжки – это важный документ, который защищает права как работника, так и работодателя․ Правильное оформление и направление уведомления поможет избежать спорных ситуаций и административной ответственности․

Помните:

• Уведомление должно быть направлено в установленные сроки;
• Все действия должны быть документально зафиксированы;
• Работодатель обязан хранить трудовую книжку до её получения работником;
• В случае спорных ситуаций необходимо обращаться в суд․