Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В современных реалиях законодательство Российской Федерации регулирует порядок выдачи и ведения трудовых книжек, учитывая переход на электронные форматы. Рассмотрим подробно все случаи, когда работодатель обязан предоставить трудовую книжку сотруднику.

Выдача трудовой книжки при приеме на работу впервые

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, с 2021 года работники, впервые трудоустраивающиеся, получают только электронную трудовую книжку. Однако, если сотрудник:

• устраивается на работу впервые после длительного перерыва;
• предоставляет бумажную трудовую книжку без отметки о переходе на электронный формат;

работодатель обязан принять и вести именно этот документ.

Выдача трудовой книжки по письменному заявлению работника

Работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением о предоставлении:

• оригинала трудовой книжки;
• копии трудовой книжки;
• заверенной копии выписки из трудовой книжки.

Выдача трудовой книжки при увольнении

В последний рабочий день сотрудника, в т.ч. в день его увольнения, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку с внесенной записью об увольнении.

Выдача трудовой книжки для оформления пенсии или социальных выплат

Работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки сотруднику для предоставления в:

• Пенсионный фонд Российской Федерации;
• Фонд социального страхования;
• другие государственные органы для оформления пенсии или социальных выплат.

Временная выдача трудовой книжки

В некоторых случаях работодатель может временно выдать трудовую книжку сотруднику. Например:

• для предоставления в Пенсионный фонд при назначении пенсии;
• для оформления кредита или займа;
• в других случаях, когда требуется оригинал документа.

В таких случаях необходимо:

1. зафиксировать факт выдачи в Книге учета движения трудовых книжек;
2. указать дату выдачи и дату возврата;
3. получить подпись работника в получении документа.

Выдача дубликата трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или содержит неверные записи, работодатель обязан выдать дубликат.

Для этого сотрудник должен предоставить:

• заявление о выдаче дубликата;
• документы, подтверждающие трудовой стаж (например, справки с предыдущих мест работы).

Особенности ведения и выдачи электронных трудовых книжек

С 2021 года все новые трудовые книжки ведутся в электронном формате. Однако, если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, выданная до 2021 года, и он не перешел на электронный формат, работодатель обязан:

• вести бумажную трудовую книжку;
• вносить все записи в соответствии с законодательством;
• выдавать документ при необходимости.

Ответственность работодателя за нарушение порядка выдачи трудовой книжки

Несоблюдение порядка выдачи и ведения трудовых книжек может повлечь за собой:

• административную ответственность (штрафы);
• гражданскую ответственность (возмещение ущерба);
• дисциплинарную ответственность.

В частности, за задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель может быть привлечен к ответственности по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж и влияет на пенсионные и социальные права работника. Работодатель обязан:

1. вести учет трудовых книжек;
2. выдавать документ при необходимости;
3. соблюдать сроки и порядок выдачи;
4. обеспечивать сохранность и правильность заполнения.

Сотрудник, в свою очередь, должен:

• своевременно обращаться за выдачей документа;
• проверять правильность внесенных записей;
• своевременно информировать работодателя о необходимости внесения изменений.