Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Процедура её выдачи строго регламентирована законодательством. В этой статье разберем все ключевые аспекты: кто, когда и как должен выдать этот документ, включая современный формат, электронную трудовую книжку (ЭТК);

Что такое «выдать» трудовую книжку в правовом смысле?

В контексте трудового права глагол «выдать» означает официальную передачу документа от работодателя работнику в установленном законом порядке. Это не просто физическая передача, а юридически значимое действие, фиксирующее начало трудовых отношений и подтверждающее право работника на достоверную запись о своей деятельности.

Кто обязан выдать трудовую книжку?

Обязанность лежит на работодателе (организации или ИП) при приеме гражданина на работу впервые. Если у работника уже есть трудовая книжка (бумажная), работодатель обязан принять её и начать в неё вносить записи.

Исключения и особые случаи:

• При приеме на работу впервые (гражданин, ранее не работавший), работодатель обязан выдать новую трудовую книжку (или открыть электронную);
• Если у работника уже есть трудовая книжка — работодатель принимает её и вносит первую запись о приёме на работу. Выдача в данном случае означает возврат документа после внесения записи.
• При увольнении — работодатель обязан выдать трудовую книжку (или предоставить доступ к ЭТК) в день увольнения с внесённой записью об увольнении.

На каком нормативном акте основана процедура выдачи?

Очень важно помнить: основной документ, который регламентирует все вопросы, связанные с трудовыми книжками, — это Постановление Правительства РФ от № 622 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».

Этот акт:

• Определяет порядок ведения (как бумажных, так и электронных).
• Устанавливает, кто и в какой срок должен выдать документ.
• Регулирует вопросы замены, исправлений, хранения.

Кроме того, общие положения закреплены в статьях 66–69 Трудового кодекса РФ;

Пошаговая процедура выдачи трудовой книжки при приёме на работу

Шаг 1: Подготовка со стороны работника

Если у вас уже есть трудовая книжка (бумажная), необходимо:

1. Предоставить её работодателю при заключении трудового договора.
2. Убедиться, что все предыдущие записи сделаны правильно, без исправлений и помарок.

Если это ваша первая работа, сообщите об этом работодателю.

Шаг 2: Действия работодателя

1. При наличии у работника бумажной книжки: Принять её, проверить, внести первую запись о приёме на работу (дата, наименование организации, запись «Принят на работу», подпись, расшифровка, печать).
2. При отсутствии у работника книжки (первое место работы): Изготовить (приобрести) новую бланковую трудовую книжку и заполнить её с первой записи.
3. При выборе электронного формата (ЭТК): В тот же день, когда подписан трудовой договор, работодатель обязан создать электронную трудовую книжку в СЗВ-ТД и направить её работнику через портал Госуслуг или иным установленным способом. Работник должен подтвердить её получение.

Шаг 3: Физическая передача (для бумажного варианта)

После внесения записи работодатель (или уполномоченное лицо) обязан выдать трудовую книжку работнику под роспись в специальном журнале учёта выдачи. Роспись работника подтверждает факт получения документа с корректной записью.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность

С 2021 года в России параллельно с бумажным вводиться обязательный электронный формат. С 2024 года все работодатели обязаны вести ЭТК.

Кто и как получает ЭТК?

• Работодатель создаёт ЭТК в системе СЗВ-ТД в день приёма на работу.
• Информация о создании ЭТК автоматически направляется в Пенсионный фонд.
• Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг (необходима подтверждённая учётная запись).
• Работодатель обязан проинформировать работника о создании ЭТК и способе её получения.

Можно ли отказаться от ЭТК и получить бумажную?

Да, можно. Работник имеет право письменно заявить о желании получать бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель обязан:

1. Оформить бумажный бланк.
2. Внести в него все записи, дублируя информацию из ЭТК.
3. Выдать бумажный документ под роспись.

При этом ведение ЭТК не прекращается, но основным документом для работника становится бумажный.

Что делать, если работодатель не выдает или задерживает выдачу?

Это прямое нарушение ТК РФ. Ваши действия:

1. Письменное заявление. Направьте работодателю письменное заявление с требованием выдать трудовую книжку (указать срок, обычно 3 дня).
2. Обращение в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Если нет реакции — подайте жалобу в ГИТ. Они проведут проверку и выдадут предписание работодателю.
3. Судебный порядок. Подайте иск в суд о понуждении к выдаче трудовой книжки и взыскании компенсации за задержку (ст. 236 ТК РФ).
4. Обращение в Пенсионный фонд. Для уточнения статуса своей ЭТК, если речь об электронном формате.

Частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли работать без трудовой книжки?

Нет. Приём на работу без оформления трудовой книжки (или ЭТК) — нарушение. Трудовой договор должен быть оформлен, а сведения о работе, внесены в документ, подтверждающий стаж.

Вопрос: Что делать, если в книжке ошибка?

Ошибку может исправить только работодатель, который её допустил. Исправление делается путем зачёркивания неверной записи (одной линией) и внесения правильной с обязательным указанием даты исправления, подписи и печати. Запрещено использовать correction fluid («шариковую» жидкость).

Вопрос: Кто оплачивает замену утерянной книжки?

Замена утерянной бумажной трудовой книжки производится по заявлению работника. Стоимость нового бланка и его оформление, за счёт работодателя (если утеря произошла не по вине работника). Если вина работника доказана (например, халатное хранение), расходы могут быть возложены на него.

Процедура выдачи трудовой книжки — это ключевой этап начала трудовых отношений. Работодатель обязан выполнить её чётко, оперативно и в соответствии с Постановлением Правительства № 622. Работник должен знать свои права: получить документ в день приёма на работу, требовать корректного ведения и не бояться отстаивать свои интересы через ГИТ или суд в случае нарушений. В эпоху цифровизации важно понимать разницу между бумажным и электронным форматом и иметь возможность выбора.

Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства (Постановление Правительства РФ № 622, ТК РФ) и судебной практики по спорам, связанным с трудовыми книжками. Дата актуальности информации: май 2026 года.