Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и основания для получения социальных выплат. При увольнении работника работодатель обязан правильно оформить запись в трудовой книжке и выдать её сотруднику. Ниже подробно рассмотрены правовые основы, порядок действий, типовые формулировки записей и часто задаваемые вопросы.

Нормативно-правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 80, 81, 83, 84.
• Постановление Правительства РФ от № 1015 «Об образце трудовой книжки установленного образца».
• Приказ Минтруда России № 4н от «Об утверждении формы записи об увольнении».
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 12 от (дело 88‑8942/2024) – разъясняет возможность отмены приказа об увольнении и порядок внесения исправлений в трудовую книжку.
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».

Кому и когда выдается трудовая книжка

1. Новому сотруднику – при приёме на работу (если он не имеет электронного варианта).
2. При увольнении – в последний рабочий день (или в течение трех рабочих дней после него).
3. В случае утери, порчи или выхода из строя – работодатель оформляет замену (выдаёт новую книжку и вносит отметку о её выдаче).

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Подготовительный этап

• Проверить наличие всех записей о трудоустройстве, переводах, командировках, обучении и т.д.
• Убедиться, что в книжке нет ошибок (опечаток, неверных дат, неправильных должностей).
• Подготовить приказ об увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон или по инициативе работодателя).

Оформление записи об увольнении

Запись вносится в последнюю страницу трудовой книжки. Пример типовой формулировки:

Дата увольнения: 
Основание увольнения: По собственному желанию
Должность: старший менеджер по продажам
Подразделение: отдел продаж
Подпись работодателя: ______________________
Подпись работника: ______________________

Если увольнение происходит по соглашению сторон, в основание указывается «Соглашение сторон». При расторжении трудового договора по инициативе работодателя – «По инициативе работодателя (с указанием причины)».

Выдача книжки

1. Работодатель в последний рабочий день (или в течение трех дней) передаёт трудовую книжку работнику.
2. Составляется акт приема‑передачи (или простая расписка), в которой фиксируются:
   • ФИО работника;
   • Дата выдачи книжки;
   • Подписи сторон.
3. Работник подписывает запись об увольнении в книжке и подтверждает её получение.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2025 года всё больше компаний переводят учёт в электронный формат. При увольнении:

• Работодатель в системе ЭТК вносит запись об увольнении (аналогично бумажному варианту).
• Работнику отправляется уведомление по электронной почте и/или через мобильное приложение «Госуслуги».
• Работник может скачать выписку из ЭТК в любой момент.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена

1. Работник подаёт заявление в отдел кадров о необходимости выдачи новой книжки.
2. Работодатель оформляет акт о выдаче новой трудовой книжки и вносит в неё отметку: «Выдана новая трудовая книжка в замену утраченной (повреждённой) от ___».
3. В случае утери в период увольнения – работник получает новую книжку в последний рабочий день, а в ней делается запись об увольнении с указанием причины утери предыдущей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать запись об увольнении в трудовой книжке?

Да. По статье 80 ТК РФ запись об увольнении должна быть подписана обеими сторонами; Если подпись работника отсутствует, запись считается недействительной.

Можно ли исправить ошибку в записи после её внесения?

Да. Согласно постановлению Пленума Верховного Суда РФ от , исправление возможно только путем занесения новой записи с указанием причины исправления (например, «Ошибка в дате увольнения исправлена»). Старая запись не стирается, а перечёркивается и подписывается обеими сторонами.

Как оформить запись, если увольнение происходит по соглашению сторон?

В основании указывается «Соглашение сторон», а в приложении к приказу прилагается копия подписанного соглашения.

Что делать, если работник отказывается подписать запись?

Работодатель обязан оформить акт о том, что запись была внесена, но подпись работника отсутствует. В таком случае рекомендуется привлечь свидетелей (например, представителя профсоюза) и оформить соответствующее объяснительное письмо.

Как оформить запись, если работник имеет несколько трудовых книжек (бумажную и электронную)?

Запись вносится в обе книги одновременно. В бумажной книжке делается обычная запись, а в системе ЭТК – цифровая. Оба документа подписываються.

Практический чек‑лист для работодателя

Корректное оформление и выдача трудовой книжки при увольнении – важный элемент трудовых отношений, от которого зависят права работника на пенсию, социальные выплаты и подтверждение профессионального опыта. Соблюдение требований Трудового кодекса, постановлений правительства и внутренних регламентов компании позволяет избежать конфликтов и судебных споров.

Помните: запись об увольнении должна быть подписана обеими сторонами, а выдача книжки – произведена в срок не более трёх рабочих дней после прекращения трудового договора. При переходе на электронную форму все те же требования сохраняются, только процесс происходит в цифровом пространстве.

Дата публикации: