Трудовой книжкой (ТК) является основной документом о трудовой деятельности работника. Её выдача или передача при увольнении регулируется статьёй 62 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику в день увольнения (или в день подачи заявления, если увольнение происходит в последний день работы).
Однако на практике часто возникает ситуация, когда сотрудник по какой-либо причине (отпуск, командировка, болезнь) не может присутствовать в день увольнения для получения документа. В этом случае работодатель направляет ему письменное извещение (уведомление) с требованием явиться за трудовой книжкой в установленный срок.
Ключевые правила и правовые основы
Важно понимать разницу между двумя документами:
- Вызов на работу (приказ о явке) — используется, если сотрудник ещё не уволен, но работодателю нужно его привлечь для выполнения задач. Не применяется для выдачи ТК.
- Письмо/уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой — направляется после увольнения (или в день увольнения, если сотрудник отсутствовал). Это не приказ, а информационное письмо, которое фиксирует факт извещения и устанавливает разумный срок для получения документа.
Правовая основа:
- Статья 62 ТК РФ: Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Если в этот день работник не работал, она должна быть выдана по его заявлению не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
- Статья 84.1 ТК РФ: При увольнении работнику вносится соответствующую запись в трудовую книжку. Запись должна быть сделана не позднее следующего дня после вступления в силу соответствующего документа об увольнении.
- Письмо Минтруда России от № 14-1/ООГ-9123 подтверждает, что если работник в день увольнения отсутствовал, работодатель вправе направить ему уведомление с предложением явиться за трудовой книжкой.
Важно! Если сотрудник не забирает трудовую книжку после уведомления, работодатель обязан:
- Направить ему заказное письмо с уведомлением о вручении (копия хранится у работодателя).
- Если и это не поможет, передать документ в архив и уведомить об этом сотрудника. При этом ответственность за невыдачу ТК лежит на работодателе, даже если вина в неполучении лежит на сотруднике. Поэтому фиксация всех уведомлений критически важна.
Структура и содержание письма
Письмо должно быть составлено на официальном бланке организации, подписано руководителем или уполномоченным лицом (например, начальником отдела кадров). Рекомендуемый состав:
- Шапка: наименование организации, ФИО и должность сотрудника, его адрес (по месту регистрации или по месту фактического проживания, если известно).
- «Уведомление» или «Письмо».
- Основная часть:
- Ссылка на приказ (распоряжение) об увольнении (его номер и дата).
- Констатация факта увольнения с указанием даты.
- Указание, что в день увольнения сотрудник отсутствовал и не получил трудовую книжку.
- Требование явиться в кадровый отдел (адрес, часы приема) для получения ТК.
- Четкий срок для явки (например, «в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения настоящего уведомления»).
- Предупреждение о последствиях неявки (передача ТК в архив, возможные сложности при трудоустройстве из-за отсутствия документа).
- Дата и подпись: дата составления письма, подпись руководителя, расшифровка (ФИО), печать организации.
Образец (шаблон) письма
ООО "Пример" ИНН 1234567890, ОГРН 0987654321 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1 Тел.: (495) -23-45-67 Сотруднику: Иванову Ивану Ивановичу адрес: 123456, г. Москва, ул. Домашняя, д. 10 УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый Иван Иванович! Настоящим сообщаем, что в соответствии с приказом ООО "Пример" от № 123-к вы уволены с работы (последний день работы — ) на основании пункта 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (собственное желание). В день увольнения вы отсутствовали и не получили свою трудовую книжку (серия и номер: XX № 123456). В связи с вышеизложенным, настоящим уведомляем вас о необходимости явиться в кадровый отдел ООО "Пример" по адресу: г; Москва, ул. Примерная, д. 1, каб. 205, в рабочие дни с 10:00 до 17:00 (обед с 13:00 до 14:00) в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения настоящего уведомления для получения своей трудовой книжки. В случае вашей неявки в указанный срок, ваша трудовая книжка будет передана в архив организации, а вы будете уведомлены об этом дополнительно. Отсутствие трудовой книжки может создать затруднения при вашем последующем трудоустройстве. При себе иметь паспорт. С уважением, _____________________ / Петрова А.С. / (подпись) Петрова Анна Сергеевна Начальник отдела кадров М.П.
Практические рекомендации
- Сроки: Устанавливайте разумный срок (3-5 рабочих дней). Не делайте его слишком коротким (1 день), так как сотрудник может быть в другом городе.
- Способ отправки: Надежнее всего, лично под роспись (с отметкой о вручении в журнале). Если сотрудник не явился, отправляйте заказным письмом с уведомлением о вручении (опись вложения не требуется). Копию письма и квитанцию храните в личном деле.
- Архив: Если сотрудник не откликнулся на уведомление, после истечения срока передайте трудовую книжку в архив. Составьте акт о передаче документов в архив (с указанием номера ТК, ФИО сотрудника, даты увольнения). Уведомите сотрудника об этом письмом (можно тем же заказным).
- Заявление сотрудника: Если сотрудник все же явится, он должен написать заявление о выдаче трудовой книжки. Выдачу оформляйте под его личную роспись в журнале выдачи документов или на его заявлении.
Что делать сотруднику, получившему такое письмо?
Получив уведомление, сотрудник должен:
- Явиться в указанный срок с паспортом.
- Проверить правильность всех записей в трудовой книжке (дата увольнения, основание, подпись и печать).
- Поставить свою роспись в журнале выдачи или на копии уведомления.
Если сотрудник не может явиться лично, он может направить доверенное лицо с нотариально заверенной доверенностью или запросить отправку трудовой книжки заказным письмом (но это рискованно, так как документ может потеряться).
Письмо о необходимости явиться за трудовой книжкой — это не формальность, а важный юридически значимый документ. Его правильное составление и отправка защищают как работодателя от претензий по невыдаче ТК, так и сотрудника — от проблем с подтверждением своего трудового стажа. Все действия должны быть документально оформлены и иметь подтверждение.
Не забывайте: Трудовая книжка — это документ, который сопровождает человека всю жизнь. Ответственное отношение к её выдаче — обязанность каждого работодателя.