Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Её оформление регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. В статье подробно рассмотрены все этапы выдачи, заполнения и особенности ведения бумажной и электронной формы.
Кто выдаёт трудовую книжку?
Трудовую книжку выдаёт работодатель (работодатель‑физическое лицо, организация, ИП). При первом устройстве на работу первая запись вносится именно им.
Приём на первую работу
- Работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее недели со дня приёма сотрудника.
- Если сотрудник уже имеет опыт работы, в книжку вносятся сведения о предыдущей занятости (по запросу работника).
- Для новых сотрудников оформление происходит в течение первого рабочего дня.
При изменении данных (исправление ошибок)
Если в книжке допущена ошибка, её необходимо исправить в соответствии с порядком, установленным законом:
- Подготовление вкладыша (дополнительного листа) с правильной записью.
- Подпись работодателя и печать организации.
- Внесение исправления в соответствующее поле (график 4 – дата и номер приказа);
Когда делается запись в книжке?
Записи вносятся в несколько случаев:
- Приём на работу – в график 1 (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
- Присвоение должности/разряда – в график 2 (должность, подразделение, категория).
- Изменение условий труда – в график 3 (оклад, условия работы).
- Увольнение – в график 5 (дата увольнения, основание).
Примеры оформления
При приёме на работу в книжке делается запись:
– Принят к работе в должности Менеджер по продажам, подразделение Отдел продаж.
Бумажная vs электронная трудовая книжка
С 2021 года в России действует переход на электронные формы, однако бумажные книжки всё ещё используют в ряде случаев.
Бумажная форма
- Ведётся в организациях, где не предусмотрены электронные системы.
- Требует физического хранения и подписания.
- При утрате или порче выдаётся дубликат.
Электронная форма (ЭТК)
- С любой работник может оформить ЭТК через Госуслуги.
- Внесенные данные автоматически подписываются электронной подписью.
- Выдача документа происходит в виде PDF‑файла с электронной печатью.
Сроки и порядок выдачи
По закону:
- При приёме на работу – не позже недели;
- При увольнении – не позже трёх рабочих дней со дня подачи заявления работника.
- При необходимости исправления ошибок – в течение трёх дней после выявления ошибки.
Что входит в сведения о работе (график 4)
В графу 4 заносятся:
- Дата и номер приказа (распоряжения) о приёме.
- Дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.
- Сведения о переходе в другое подразделение.
- Дата и номер приказа, на основании которого вносится исправление.
Как оформить трудовую книжку впервые?
Для первого оформления требуются:
- Копия паспорта работника.
- Справка о предыдущей работе (если есть).
- Заявление от работодателя о необходимости оформления.
- Подпись и печать организации.
После заполнения первой страницы в графе 1 фиксируются паспортные данные, в графе 2 – должность, в графе 3 – условия труда, в графе 4 – дата и номер приказа.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли сразу оформить электронную книжку? – Да, с 2020 года это возможно через портал Госуслуги.
- Что делать, если в книжке ошибка? – Нужно подготовить вкладыш, подписать его работодателем и внести исправление.
- Сколько времени хранится бумажная книжка? – До окончания срока действия трудового договора, после чего её можно уничтожить или передать в архив.
Трудовая книжка – обязательный документ, который фиксирует всю трудовую биографию сотрудника. Её оформление должно происходить в строго установленные сроки: не позже недели при приёме на работу и не позже трёх рабочих дней при увольнении. С 2021 года предпочтительно использовать электронную форму, однако бумажный вариант остаётся действующим в ряде случаев. Правильное заполнение и своевременное исправление ошибок позволяют избежать юридических проблем и гарантируют законность трудовых отношений.
Автор: КонсультантПлюс, 2026‑05‑23.