Трудовая книжка — официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника.
Ведение её в соответствии с законодательством и приказами Минтруда обеспечивает законность трудовых отношений, а также упрощает проверку при переходе на новое место работы. В этой статье мы разберём, какие бланки и вкладыши использовать, как правильно оформлять записи, как оформить дубликат и какие существуют примеры заполнения.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Форма, в которой фиксируются сведения о приёме, увольнении, изменении должности, заработной платы и т.д.
- Обязательна для всех работников, занятых в России.
- Служит доказательством трудового стажа и основанием для расчёта выходного пособия, пенсии и иных выплат.
Порядок заполнения трудовой книжки
Весь порядок оформления записей закреплён в Приказе Минтруда РФ № 320н от 19 05 2021 г. (обновлённый 2026‑г.). Важно помнить:
- Записи делаются в порядке хронологии: сначала приём, затем изменения, затем увольнение.
- Каждая запись должна содержать дату, название должности, название организации, размер заработной платы и подпись работодателя.
- При отсутствии места для новой записи в основном бланке, используется вкладыш.
- Вкладки и бланки нового образца (2026 г.) отличаются от старых: более крупный шрифт, изменённый формат таблицы.
Как заполнить ьный лист
ьный лист оформляется при выдаче первой книжки сотруднику. В нём фиксируются:
- ФИО, дата рождения, место рождения.
- Серия и номер книжки, дата выдачи.
- Наименование организации‑работодателя.
Если ошибку обнаружили на ьном листе, бланк необходимо уничтожить и оформить новый, так как исправления запрещены.
Бланки и вкладыши: какие использовать?
С 2026 г. в России применяются новые бланки, которые можно скачать в формате Word или PDF. Они включают:
- Главный бланк трудовой книжки (обновлённый образец).
- Вкладыш для дополнительных записей.
- Образец заполнения ьного листа.
- Образец заполнения ЕФС‑1 (приём на работу).
Если в основном бланке места не осталось, используйте вкладыш. Вкладки начинаются с последней свободной строки в основной книжке.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Дубликат требуется, если оригинал потерян, украден или повреждён. Процедура оформления:
- Составляется заявление сотрудника о потере.
- Работодатель заполняет форму «Дубликат трудовой книжки».
- Подтверждение от работодателя (подпись, печать).
- Сдача в отдел кадров для оформления.
Для дубликата можно использовать чистые бланки как старого, так и нового образца. Главное, соблюсти формат, указанный в приказе Минтруда.
Журнал учета движения трудовых книжек
Внутренний документ, в котором фиксируется перемещение каждой книжки между подразделениями и сотрудниками. Образец журнала можно скачать с официального сайта налоговой службы. В журнале указываются:
- Номер и дата выдачи/передачи.
- ФИО сотрудника.
- Наименование подразделения.
- Дата возврата.
Книга учета движения может быть как фирменной, так и самостоятельной, но должна содержать все обязательные сведения.
Примеры заполнения трудовой книжки (2025–2026 г.)
Ниже приведены типовые примеры записей, которые можно использовать в работе:
Приём на работу
Должность: Менеджер по продажам Организация: ООО «Ритейл-Эксперт» Заработная плата: 45 000 руб. Подпись: ___________________
Увольнение по собственному желанию
Причина увольнения: По собственному желанию Подпись: ___________________
Изменение должности
Новая должность: Старший менеджер по продажам Заработная плата: 55 000 руб. Подпись: ___________________
Практические советы по ведению трудовой книжки
- Проверяйте наличие места для новой записи до начала заполнения.
- Сохраняйте оригиналы всех документов (договоры, справки).
- Регулярно обновляйте журнал учета движения.
- При возникновении ошибок в записи, сразу оформляйте исправление в виде вкладыша.
- Храните трудовые книжки в защищённом месте (сейф, архив).
Ведение трудовой книжки — это не просто формальность, а важный элемент правовой защиты как работодателя, так и сотрудника. Соблюдение новых правил, использование актуальных бланков и правильное оформление записей помогут избежать конфликтов и штрафов. Не забывайте обновлять свои знания о законодательных изменениях и регулярно проверять наличие необходимых форм.
Если вы хотите скачать образцы бланков и вкладов, воспользуйтесь официальными ресурсами Минтруда или налоговой службы. Удачной работы!